醫院檔案建設中精細化管理的應用分析

李恒慧

摘 要：隨著我國社會不斷進步，對醫院檔案建設工作的要求越來越高，加強檔案精細化管理具有十分重要的現實意義。檔案管理質量直接影響著醫院的形象與運行，是創新醫院管理工作的重要措施，能夠顯著提高醫院的管理質量與效率。本文詳細論述了精細化管理的要求，并探討了醫院檔案建設中存在的問題及精細化管理對策，以期能夠提升檔案管理工作的質量，同時為相關領域的研究提供參考。

關鍵詞：醫院檔案建設；精細化管理；存在問題；有效對策

檔案對醫院的正常運行有著至關重要的影響，是進行行政管理、藥品管理、科研教學及醫療服務的基礎與前提，管理人員需制定科學合理的檔案建設方案，為醫院的可持續發展奠定堅實基礎.與發達國家相比，我國在這方面的研究起步較晚，還存在較多問題急需解決，應積極探索實踐，建立完善系統的管理信息體系，滿足醫院對檔案的利用需求，從而提高醫院的管理水平，為其快速穩定發展提供有效助力。

1 醫院檔案精細化管理概述

1.1 醫院檔案管理的意義

簡單來說，醫院檔案管理就是醫院的日常記錄工作，是進行其他工作的依據，直接影響著醫院的管理水平與服務水平。傳統的醫院檔案管理媒介以紙張、光盤、錄音影像為主，容易丟失損壞，存在較多弊端與漏洞，管理效率有待提高。醫院具有一定特殊性，旨在服務社會，為人民提供更優質的醫療服務，受國家監督管理，記錄歸檔管理細節及醫療過程可避免醫療糾紛，提高醫院的社會效益。目前，我國大力推廣醫療改革，醫院檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰，傳統的檔案管理模式已經無法滿足醫院的發展需求，且隨著計算機技術與網絡技術等現代化信息技術的快速發展，提高檔案管理的智能化與信息化水平已經成為社會發展的必然趨勢。 精細化管理是現代企業生存經營中的重要理念，將其應用于醫院檔案管理同樣有效，可顯著提高管理質量與效率。精細化管理重視細節問題，通過合理劃分與科學統計等措施建立健全醫院檔案數據庫，從而為后續工作做好鋪墊，具有不容忽視的作用與意義。

1.2 精細化管理的基本要求

現階段，醫院檔案精細化管理受到了社會各界的廣泛關注，為了優化管理效率，需在實際工作中遵循如下要求。其一是真實準確。收集歸檔的資料信息是后續管理與醫療服務的重要依據，例如檔案中記載了患者的基本信息與就診過程，其準確性直接影響著患者的康復效果。同時，該檔案還是患者報銷的憑證。當發生醫療糾紛時，檔案可作為司法證據，相關人員從中提取有價值的信息，與雙方的切身利益密切相關。其二是系統全面。與其他行業的檔案相比，醫院檔案具有集成性特點，收集檔案時需考慮方方面面的因素，盡可能保證系統性與全面性，避免存在遺漏或失誤問題。其三是專業專屬。醫療檔案對醫學院教學及科研有指導作用，通過對各類疾病的研究分析，可從中找出有用信息，為患者帶來福音。因此，進行檔案管理時必須保證專業專屬。

2 現階段醫院檔案管理中存在的問題

2.1 專業化水平較低

醫院檔案管理對專業化程度要求較高，如此才能保證管理質量與效率，為醫院的正常運行保駕護航。現如今，醫院檔案管理工作的專業化水平不高，影響了醫院的健康發展。專業化水平較低這一問題主要體現在以下幾方面，其一是管理內容與范圍不明確，很多應該記錄在檔的資料被忽視，不利于后續工作有序開展。其二是歸檔分類不科學，沒有嚴格按照行業標準準確劃分檔案類型，例如沒有按照診療科室或職能部門進行分類。其三是檔案資料過于分散，缺乏系統性與全面性，增大了調取、查閱難度，降低了醫院檔案管理水平。

2.2 基礎環境相對薄弱

醫院檔案管理的基礎環境相對薄弱也是目前存在的嚴重問題，不利于醫院的良好發展。檔案管理工作前期需投入大量資金，但短期內看不到明顯收益，為了提高醫院的行業競爭力，醫院領導人將資金投入到其他基礎設備建設，雖然短時間內能大大提高醫院的經濟收益與競爭力，但卻不利于長久發展。這一背景下，醫院檔案管理工作很容易被忽視，無法添置先進的現代化設備，缺少明亮寬敞的工作環境，大大降低了員工的工作質量與效率，進而影響了檔案收集及整合的高效性與可靠性。

2.3 管理制度不完善

管理體制不完善導致該項工作實施難度大，無法提供有效的制度保障。首先，容易導致檔案丟失或重復歸檔的問題，而且管理效率低下，一旦出現問題將會嚴重影響醫院日常工作的順利進行。同時妨礙了醫療研究水平的提升，久而久之會降低醫院的核心競爭力。其次，增大了工作人員的工作負擔，無法快速準確地調取相關資料，降低了醫療人員的工作效率，影響了醫療服務體驗，容易誘發患者與醫院之間的糾紛問題。

3 醫院檔案建設中精細化管理的有效措施

3.1 明確精細化管理目標

目前，精細化管理已經成為醫院檔案管理工作的新目標，相關人員應以該目標為基礎，有針對性的制定發展方案，提高管理水平，為醫院的快速穩定發展打好基礎。首先，工作人員應詳細了解醫院的真實情況與總體發展目標，在此基礎上合理規劃檔案管理策略。值得注意的是，為了夯實基礎，穩步提高管理效率，還可以在大背景下制定短期目標。其次，明確權責，醫院檔案管理涉及較多部門，需加強各部門之間的溝通交流，將責任落實到各分管部門，做到及時發現問題及時解決。最后，可給予工作績效優異的部門適當獎勵，以此調動員工的工作積極性與熱情，從而確保該項工作迅速落實。

3.2 加強制度建設

建立健全醫院檔案管理制度是完善管理工作的重要手段，可從下幾方面入手加強制度建設。第一，科學融入精細化管理理念。精細化管理固然具有重要作用，但融入方法不科學也會影響管理效率，需將其與醫院的實際情況進行有機融合，從而進一步提高醫院的整體管理水平。第二，合理劃分管理步驟。精細化管理的重點與難點是注意細節問題，需對每個操作環節都進行合理劃分，盡量提高管理水平。第三，完善考核評價制度。根據考核結果評價工作人員的能力，激發員工的工作熱情，并及時淘汰不合格員工，以免影響醫院檔案管理效率。

3.3 做好檔案整理和歸檔

在檔案整理與歸檔過程中應用精細化理念具有重要意義，工作人員需注重檔案的完整性，不可忽略任何應收入檔案的資料，避免檔案丟失后增加后期工作負擔。針對不同類型的檔案，需采用不同手段進行分類處理，例如需將醫生處方和藥品購置清單劃分為不同類別。實行醫院檔案精細化管理大大提高了科學性、條理性和細致性，有助于優化醫院管理模式，促進醫院又好又快的發展。

3.4 提高管理人員的能力

為了提高管理水平，需打造一支高水平的專業人才隊伍。（1）加強專業培訓。醫院可定期為檔案管理人員安排專業培訓，聘請專家進行指導，幫助其了解精細化管理知識，提高自身的業務水平。安排工作人員外出參觀學習，借鑒其他醫院先進的管理經驗與模式，為自身發展奠定基礎。此外，在院內還可積極開展學術活動，營造輕松和諧的學習氛圍，督促檔案管理人員提高專業能力與綜合素質。（2）提高創新意識。創新意識可為醫院檔案管理工作注入新的力量，對醫院的穩定發展有著積極的促進作用。工作人員需學習現代化管理理念，熟練掌握檔案管理的專業知識與科學方法，并了解包括計算機技術在內的信息化技術，及時更新知識結構，促進醫院檔案管理水平的快速提升。

4 總結

近年來，我國醫藥行業的發展形勢越來越嚴峻，要想在激烈的市場競爭中占據有利地位就必須提高管理水平，實施檔案精細化管理，為醫院的健康發展提供數據支持，從而提高醫院的經濟競爭力與社會競爭力。針對現階段醫院檔案管理中存在的問題，可通過加強制度建設、加大信息化建設力度、提高管理人員能力等措施加以解決，不斷提高檔案管理的精細化與智能化程度，促進醫院的良好發展。

參考文獻

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