關(guān)于檔案信息化建設(shè)的探討

劉幸幸

摘 要：檔案是人類社會(huì)各種實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。本文分析了檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)，必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；對(duì)策

檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是信息的主要來(lái)源。它是人類寶貴的財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案信息是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，基于現(xiàn)代管理理念，服務(wù)社會(huì)的宗旨，開(kāi)展實(shí)際工作，涉及多學(xué)科知識(shí)交叉模式，核心目標(biāo)是檔案業(yè)務(wù)的發(fā)展，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素質(zhì)，造福子孫后代。檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。使用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，并不斷適應(yīng)發(fā)展變化的檔案數(shù)字環(huán)境下活動(dòng)，提高檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度的滿足需求的社會(huì)檔案，檔案信息是工程建設(shè)的主要目的。

1 檔案信息化建設(shè)的意義

“檔案是數(shù)據(jù)本身的原始記錄”，是一種信息。但我們想要了解的信息不僅限于檔案信息的記錄，還包括信息社會(huì)的原始信息處理和其他形式的信息社會(huì)整合。

檔案信息化建設(shè)是根據(jù)國(guó)家檔案館統(tǒng)一規(guī)劃和組織、檔案管理部門在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用、檔案管理和信息資源管理等方面進(jìn)行的。實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的重要組成部分和發(fā)展方向，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化要求的一個(gè)業(yè)務(wù)單位，是實(shí)現(xiàn)高信息服務(wù)的必由之路。為了更好地管理檔案信息資源管理，檔案管理部門要面對(duì)現(xiàn)實(shí)，積極尋求有效可行的方法，促進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化管理。因此，有必要加快檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)早日完成。

2 檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

2.1 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備

支持軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是當(dāng)前檔案信息管理的必要條件，包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境和系統(tǒng)軟件三部分。應(yīng)用系統(tǒng)的選擇應(yīng)該首先考慮開(kāi)放和包容，同時(shí)考慮到應(yīng)用系統(tǒng)的可擴(kuò)展性。作為一個(gè)軟件存儲(chǔ)平臺(tái)，可以保證檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全，并可根據(jù)情況靈活地操作平臺(tái)的各個(gè)部分。其功能還應(yīng)包括檔案的數(shù)字化處理、電子文件的信息收集和檔案的數(shù)字化。該領(lǐng)域的關(guān)鍵技術(shù)是當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息領(lǐng)域的最佳發(fā)展前景的科學(xué)技術(shù)。加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備，提高檔案管理的技術(shù)含量，有效實(shí)現(xiàn)技術(shù)的先進(jìn)性。

2.2 建立高質(zhì)量檔案組

建立一支高文化素質(zhì)檔案人員。業(yè)務(wù)能力的檔案隊(duì)伍是當(dāng)前企業(yè)檔案群體構(gòu)建的首要任務(wù)。首先，要提高檔案管理小組的政治素養(yǎng)，根據(jù)國(guó)家和黨的政策和黨的規(guī)章制度，首先為人民服務(wù)。其次，要提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的文化素養(yǎng)。做好檔案管理工作，不僅需要管理人員掌握專業(yè)知識(shí)，還需要具備必要的科學(xué)文化知識(shí)和寫作基礎(chǔ)。最后，提高檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)充分掌握檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)和理論，根據(jù)檔案特點(diǎn)，完善、準(zhǔn)確地管理檔案信息，提供及時(shí)有效的服務(wù)。

2.3 全面提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使檔案建設(shè)的中心向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。如今，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，為檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)做出了巨大的貢獻(xiàn)。檔案部建立了自己的局域網(wǎng)，并增加了電腦、光盤、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用中發(fā)揮著重要作用。

①隨著電子文件的大量使用，如何安全有效地管理電子文件已成為一個(gè)不可回避的問(wèn)題。因此，選擇適合于電子文件形成單位特點(diǎn)的文件管理軟件，有計(jì)劃地進(jìn)行，以進(jìn)入、開(kāi)發(fā)和利用工作在檔案信息化建設(shè)中是不可避免的一項(xiàng)重要工作。

②文件管理軟件的對(duì)象是電子文件。通過(guò)選擇合適的文件管理軟件，可以有效地管理企業(yè)檔案。

③信息化建設(shè)的想法，需要科學(xué)的檔案管理軟件的支持，只是在傳統(tǒng)的方法來(lái)管理大量的電子文件，不正確的做法，文件管理軟件設(shè)置的綜合功能，智能的優(yōu)勢(shì)，方便，高效，提高質(zhì)量和效率是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定了檔案信息化建設(shè)的成功或失敗。

④從安全的角度來(lái)看，其自身安全設(shè)置的良好文件管理軟件，如訪問(wèn)權(quán)限、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文檔管理，使用了堅(jiān)實(shí)的屏障，能夠有效地保障檔案信息的安全。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)重視，組織得力

單位領(lǐng)導(dǎo)，特別是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案和檔案工作的意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到在我們局的文件管理的重要地位和作用，文件管理，文件工作提上議事日程，定期報(bào)告工作和檔案工作中解決實(shí)際問(wèn)題。定期研究和部署檔案工作，制定檔案的近期或長(zhǎng)期規(guī)劃和實(shí)施計(jì)劃，制定計(jì)劃、部署、檢查、實(shí)施；主動(dòng)關(guān)心文件工人工作、學(xué)習(xí)和生活，當(dāng)他們工作的成功或成功完成的工作任務(wù)，經(jīng)理應(yīng)及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和認(rèn)可，但也讓他們享受平等的晉升機(jī)會(huì)，這些措施能提高檔案工作的性能。

2.5 充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高文件管理的效率

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了極大的方便，使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，特殊的檔案管理平臺(tái)，不僅可以有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高企業(yè)檔案管理的效率，還可以節(jié)省大量的人力和物力。為保證檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提供了快速有效的檔案管理功能。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，文件管理的質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)的管理需要認(rèn)真對(duì)待檔案管理。

我們應(yīng)該以黨的十八大精神為指引，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和管理體系，推進(jìn)依法治理，加強(qiáng)檔案管理，深刻理解加強(qiáng)建設(shè)檔案，檔案信息化發(fā)展的科技檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，抓住每一分鐘的態(tài)度和執(zhí)行，為檔案信息工作的深入發(fā)展、注入力量的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，以我們的知識(shí)和智慧，努力促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃順奎.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2016（8）.