科技檔案管理存在的常態問題分析

摘 要：隨著知識經濟時代步伐的加快，科技信息資源成為企業知識產權體系中必不可少的因素，也是企業在市場競爭中加強核心競爭力的必要保障。企業科技檔案涵射內容大而廣，不僅包括基建設計、技術研發，也包括產品生產、科研課題，是企業這些工作中產生的原始信息的集合體。它所包含的豐富知識，見證了企業在科技領域的技術水平以及科研能力，也能夠為企業提高市場生存能力提供決策依據，給企業帶了重大的經濟效益。雖然我國在科技檔案研究上有了很大進步，但由于缺乏方向性指南，與發達國家相比仍有較大差距。

關鍵詞：科技檔案；必要性；開發利用；有效路徑

新形勢下科技檔案的工作重點是科技檔案管理、利用和開發。但是科技檔案受到空間和時間的限制，其價值并沒有很好的得到挖掘。筆者管窺相關理論學說，結合企業科技檔案管理實際，進行理論研究，以期能夠主動探索出新的發展模式，使企業檔案工作迸發出新的動力和活力，砥礪奮進，筑夢前行。

1 科技檔案開發利用的必要性

1.1 科技檔案的技術價值

科技檔案類型紛繁復雜，不同的科技檔案中蘊藏著企業不同的科技信息，對企業所在的行業發展亦有著重大的意義。生產力與科學技術的緊密結合，會形成具有技術價值的信息資源，科技檔案作為這些信息資源的有機載體，對企業而言屬于知識形態的生產力。從宏觀層面來講，科技檔案不僅可以改進和提高生產的諸要素，而且能將技術價值這種知識形態的生產力轉化為物質形態的生產力，促進企業科技成果的誕生，從而不斷地推動生產力發展。從微觀層面來講，科技檔案的高效利用可以避免人力、物力的重復投入，降低企業產耗，節約生產成本。

1.2 科技檔案的知識傳承價值

科技檔案在歸檔以后，其現行功能并沒有發揮完畢，在文件生命活動周期內其仍然可以繼續發揮功能，典型如知識傳承功能。科技檔案中所蘊藏的科技信息在有效發掘后，能夠保證科技情報、知識、技術和信息的傳承與擴散[1]。例如，企業可以在原有科技檔案的信息基礎上進行技術研發，也可以在原有科技檔案信息基礎上進行生產結構分析。企業的科技信息是企業科技成果的歷史記錄，其是一項龐大的系統性工程，如果不加以管理保存，之后勢必要投入更多的人力、物力和財力進行信息再現。因此，只有對科技檔案進行有效保存，發揮其知識傳承價值，才是最可靠最真實的，其知識傳承功能是其他資料不可代替的。

2 科技檔案管理中存在的問題

科研步伐的加快以及信息革命時代的到來，企業對于科技信息的敏感程度愈來愈高，這一方面推動了科技檔案的變革和創新，同時也暴露出以往科技檔案工作中的弊病。與發達國家相比，我國企業科技檔案管理工作表現出不夠深入、技術落后和不成規模等特點。

2.1 檔案管理制度不健全

有規矩，方能成方圓。科技檔案管理制度缺乏實踐性、可行性。很多企業在制定檔案管理制度時要么直接搬用其他企業檔案管理內容，要么參照其他檔案管理領域的檔案管理做法。一方面，企業科技檔案管理責任落實機制不健全。即使企業投入了資金、人力和物力，但往往成效甚微。科技檔案管理工作缺乏具體的責任落實，致使科技檔案管理工作流于形式的情形居多，沒有引起有關工作人員的重視，一旦發生問題，工作人員之間相互推諉扯皮，另一方面，沒有構建“督查督辦，賞罰分明”的績效考核體系。沒有將科技檔案管理成效納入到績效考核指標當中，沒有將績效獎金與科技檔案管理水平掛鉤，致使部分檔案管理工作人員的責任意識、主動意識匱乏。

2.2 檔案利用意識不高

我國科技檔案事業起步晚，先天不足，在很長一段時間內企業有關部門只是單純的對科技檔案進行收集、歸檔后儲放，主動利用率不高。檔案管理工作人員的主觀能動性不強，時常處于被動的檢索和調取檔案的工作狀態，主動服務意識匱乏。對于科技檔案的實質以及內涵沒有理解到位，只是將其作為一種記錄工作，沒有將科技檔案與企業生產經營、決策支持與科研工作相聯系，人為削弱了科技檔案工作與其他工作之間的聯系。檔案管理人員觀念欠缺進步性、創新性，直接導致科技檔案工作與其他工作之間脫軌。傳統的科技檔案模式已經不能適應新形勢新時代的新變化，也不能使科技檔案信息服務于企業效益。

2.3 資金投入力度不大

資金是企業各項工作的生命線。一旦資金匱乏，各項工作都無法施展開來。在科技檔案管理中同樣如此，資金的匱乏嚴重阻礙了企業檔案部門對科技檔案的利用和創新。信息化社會中，科技檔案需要良好的工作環境和先進的軟硬件設備。缺乏先進的技術工作，就不能對科技檔案進行網絡化和數據化的開發。但是由于各種各樣的原因，或是企業自身資金限制，或是重視力度不大等，導致我國科技檔案的資金投入比整體水平低，不能滿足信息化背景下的需求。例如，由于資金投入比不高，致使對檔案管理工作人員的培訓力度不大，設備的更新及購置速度不能與時代發展速度相匹配。

3 提高科技檔案管理利用效率的有效路徑

3.1 加強企業制度保障

知識經濟時代背景下，要確保企業科技檔案管理工作能夠可持續健康發展，制度保障使關鍵。企業需要針對以往科技檔案管理中出現的弊病，結合已有經驗基礎和制度基礎，進一步完善自身的各項規章制度。首先要確定責任機構和責任人員，做到“誰管理，誰負責”，使各項分工得以明確，職責得以確定，從而提高責任人員的責任意識，使企業科技檔案管理局面呈現出嶄新的面貌。其次，要建立健全“督查督辦，賞罰分明”的績效考核體系[2]。按照相應的考核規則，將績效獎金與科技檔案管理水平掛鉤，增強檔案管理工作人員的服務意識、服務質量、主動性以及創新性，從而能夠更好地增強執行能力，促使檔案管理工作“提速、提質、提效”。最后，從制度上加強資金投入力度，規定每年定期投入科技檔案領域的資金比例，保障各項基礎軟硬件設施能夠與管理現狀相配套，優化科技檔案管理環境，夯實科技檔案管理工作的物質基礎。

3.2 提高檔案利用意識

首先，企業要做好科技檔案宣傳工作，使企業各個部門和各個員工認識到科技檔案重要性，理解科技檔案的內涵和實質，從而提升企業整體對科技檔案的重視程度。其次，科技檔案管理是以人為核心，以技術為有力抓手的檔案管理體系，人這個核心，一個是人的管理經驗，另一個是人的管理技術和管理方式[3]。因此，企業要加強培訓工作，讓檔案工作人員知道怎樣收集科技檔案信息資源，怎樣挖掘科技檔案中蘊藏的信息，使檔案利用水平能夠得到一定提升。最后，加強檔案管理部門與其他科技生產部門的溝通協調，加強部門之間的合作，防止“信息”孤島局面的出現，主動將企業內外部的科技信息聯系起來，利用起來。

4 結語

科技檔案是企業檔案事業的核心部分，是企業能否追求經濟利益最大化的關鍵所在。如何利用并挖掘科技檔案中的重要信息，為企業轉型升級提供有力支撐，是社會各界備受關注的命題。要實現科技檔案價值，使企業實現質的飛躍，需要更深層次、更廣維度地對科技檔案進行利用開發。同時，對科技檔案進行管理時，也要符合客觀規律，遵循效益優先、事前控制和需求導向的原則。只有在技術上和理論上不斷攻克管理短板，科技檔案管理工作才能愈發的完善和成熟。

參考文獻

[1]鐘利文.信息化時代科技檔案管理的創新研究[J].今日科技，2018（05）：55-56.

[2]溫寒，潘莉.科技檔案管理信息化應用中存在的問題和解決辦法[J].低碳世界，2018（03）：359-360.

[3]張斌，李子林，黃蕊.我國企業檔案宏觀管理體制的演變與發展[J].檔案學研究，2018（02）：50-56.

作者簡介

鄧玉潔（1984-），女，湖北武漢，本科，畢業于武漢科技學院；現有職稱：檔案員；研究方向：檔案管理；