企業檔案管理的網絡信息化及開發利用分析

張宏

摘 要：隨著互聯網信息技術的發展，傳統企業檔案管理方法已經難以滿足企業發展現狀，我們應該充分利用信息技術大發展的今天，利用信息互聯網技術改變企業檔案管理方法，建設信息化企業檔案管理方式。企業檔案管理就是將企業所有實踐所有記錄信息進行分類整理，并對其進行妥善保存，并保證其真實性和完整性。本文簡要闡述了新形勢下企業檔案信息化的重要性，針對現時存在的問題提出相關應對措施，以期為今后企業檔案的管理提供參考。

關鍵詞：企業檔案管理；網絡信息化；開發利用

在當前網絡技術不斷發展并日益完善的情況下，網絡沖擊了各行各業，可以說如果一家企業不重視計算機網絡技術的運用，那么最后的結果一定是被時代所淘汰。所以在企業檔案管理中引入信息化的管理理念，不僅順應了時代的發展，而且能夠促進企業良好運作。

1 企業檔案信息化建設的重要性

1.1 企業檔案信息載體的轉變

企業在實現了計算機全程管理之后，很多的信息數據得到了全面的管理和監控。在企業的各項活動中，電子文件取代了紙質文件。通過計算機可以對產生的數據和產品的設計進行快速的瀏覽和利用，實現了企業檔案信息接收、存儲和利用一體化，達到了工作效率的最大化。

1.2 提高效率

檔案管理工作對企業的發展有著非常重要的意義，如果檔案整理的非常好，那么對后續發展戰略的制定都有很大的參考價值。長久以來的檔案管理都單純依靠人工去完成，這種方法不僅效率低下，而且準確率也是無法保障。大量的工作不能及時完成，遺漏的檔案也無人問津，檔案的歸類與保存也是混亂不堪的。這種情況下使用信息化的管理模式是再好不過的選擇了。工作人員運用計算機網絡可以準時完成巨大的工作量同時又能保證準確率，而且操作十分便捷，節省了大量的時間。在當今生活愈發趨于快節奏的情況下，節約了時間就意味著省去了許多不必要的開支。效率提高了，那么企業的運作就會更加流暢，企業的核心競爭力自然就顯現出來了。

1.3 有利于檔案的安全和保密

企業檔案作為一種重要的信息資源，對企業的生存和發展具有難以估量的價值，同時，企業檔案涉及到企業的商業秘密或國家機密，一旦泄露會給國家和企業造成嚴重損失。檔案管理信息化能夠提高檔案的保密性，相較于紙質文件而言安全性更高，可以通過加密、設置權限等方式減少檔案信息資料外泄的可能性。利用計算機管理企業檔案資料，可以嚴格限制調閱查看檔案資料的人員，通過加密的方式，可以避免檔案文件材料遭竊取或外泄，有效保證檔案的安全性和保密性。

1.4 體系更加完善

一家企業的發展必然有著它獨特的管理體系，體系對于企業的日常管理、財務運作、人員安排都至關重要，所以企業無論何種工作的進行，都需要一個完善的體系去支撐。企業的檔案管理長久以來依靠落后的人工管理模式，體系也是繁雜，沒有形成一個良性循環，實際操作中也是問題不斷。而將信息化這一理念引入檔案管理中就會很好地解決當前面臨的問題，如果一旦實現檔案管理的信息化，那么整個管理體系就會非常適應當前的整體趨勢。一家企業也會愈發呈現出勃勃生機的狀態，企業員工也更加勤勉工作。可見體系對企業的發展是何等的重要，而企業的檔案管理工作平常又是繁瑣復雜的，發展檔案管理的信息化是必然趨勢。

2 企業檔案管理之中出現問題

2.1 企業檔案信息化缺少規范的策劃與指導

由于在推進企業檔案管理信息化的進程中，缺乏高素質的信息技術管理人才，致使在該過程中，管理人員不能起到有效的引導作用，從而導致建設過程緩慢，且收效并不明顯。另外，由于在信息化檔案管理的建設過程中欠缺規范的策劃與指導，造成了許多人力、物力資源的浪費，整體上會對企業的發展造成影響。

2.2 檔案管理工作的標準欠缺或不規范

檔案管理工作的相關標準與規范是檔案信息化建設的重要保障，為檔案管理信息化建設提供宏觀指導，是必不可少的先決條件。但是不可否認的是，目前相關標準還不健全，甚至某些具體工作還沒有建立相關的標準。因此，檔案部門要加快檔案信息化標準規范的建立和完善，盡快建立健全檔案管理信息化工作制度和標準。

2.3 企業對檔案管理信息化建設重視不夠

部分企業領導只注重企業經濟的發展和基礎設施的建設，側重于眼前既得利益，而忽視檔案管理信息化建設。對檔案管理信息化建設缺乏規劃，企業檔案管理系統在各部門沒有形成統籌安排、共同協調的局面，也缺少近期或長遠規劃，沒有明確的目標。因而導致檔案管理人力資源不足、硬件配置落后、管理系統更新不及時等狀況。除此之外，思想意識上對檔案管理信息化認識不足也阻礙了檔案管理工作的創新與發展，以及檔案管理信息化建設的進程，使企業檔案管理的信息化進程緩慢，對企業整體形象的提升造成巨大影響。

3 企業檔案信息化建設的對策

3.1 完善企業檔案信息化管理平臺

在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯網技術對檔案收集和提取工作進行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優化剩下流程，大大提高了效率。在實踐過程之中，相關工作人員完全可以將產生檔案資料通過互聯網傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，并且還可以為公司減少對檔案室人力資源投資。

3.2 檔案管理制度

企業應根據國家有關檔案信息化建設的規范和標準，建立健全電子檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度。落實好各項保障措施，根據電子檔案的特點，執行相關技術標準，規范電子檔案的數據格式，實現電子檔案的全程管理。企業應保證電子檔案真實、完整和有效。對保管期限為永久和長期的電子檔案，應同時保存相應的紙質檔案，并確保相關電子檔案與紙質檔案的一致性。

3.3 重視人員的培養

無論科技怎樣進步，社會如何發展，這一切的操控者還是人本身。當今時代人才是最為重要的，不管你的要求是什么，只要你有才能就能得到別人的賞識，檔案管理人才也不例外。當前的檔案管理信息化面臨的最大困難就是人才短缺，培養并運用這部分人才是企業目前需要解決的問題。工作人員要分析相關的信息，做好檔案的分類，準確錄入信息等一大堆繁瑣的事情，沒有相關經驗與技能的人是無論如何也無法勝任的。檔案的信息化對工作人員提出了如此高的要求，企業一定要重視專業人才的培養與發掘，這樣才能提高整個企業的管理水平。

3.4 加強檔案信息化安全管理

檔案信息化安全管理包括檔案管理系統軟硬件自身的安全，如記錄檔案光盤的安全性、軟件系統的可靠性等；還包括檔案信息傳播的安全，即信息不為未被許可的人知曉、獲得。前一種問題主要需要通過技術手段來解決，在選擇、設計檔案管理系統時應充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標；后一種安全問題不僅要依靠技術手段，還要依靠完備的規章制度，防止不被許可的人接觸到相關檔案信息，避免檔案管理人員因失誤而導致機密檔案信息的泄漏。

4 結語

綜上所述， 檔案管理的網絡信息化對于企業來說是一項非常具有挑戰性的任務， 并且也是企業檔案管理今后的發展方向。 針對企業當前檔案管理中存在的主要問題，應該重點加強檔案管理中的信息化建設和專業化建設， 從而為企業發展提供核心動力，促進企業的良性發展。

參考文獻

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