電子政務系統中的檔案問題的思考

紀秋

摘 要：本文針對電子政務系統的管理特點，提出了當前系統中檔案管理存在的問題，并提出了有針對性的解決對策。

關鍵詞：電子政務；檔案；問題；對策

隨著電子政務系統的不斷普及，對于電子檔案的管理也越來越普遍。然而當前的政務系統的檔案管理工作仍然存在一定的缺陷。隨著科技的不斷發展，電子政務系統已經越來越多地運用到日常的政務處理中。檔案管理作為電子政務系統中較為重要的一個模塊，對檔案的編輯、儲存、傳遞以及信息的綜合處理有著重要的作用。然而當前，電子政務系統的檔案管理仍然存在一定的問題，需要得到有效的解決

1 電子政務系統中的檔案問題

1.1 安全問題

電子政務系統中，對檔案進行管理會涉及到安全相關的問題。由于很多檔案中包含了大量的信息，有些甚至是保密的信息。然而隨著互聯網的不斷發展，電子政務系統的廣泛使用，使得電子檔案文件更容易通過網絡被傳播和使用。當前各類網絡病毒等情況較為嚴重，將會極大地威脅到檔案的安全問題。從人員的操作方面來看，一些電子政務系統的操作人員并不專業， 由于人工操作失誤以及分工不明確的問題，也在一定程度上提高了檔案管理的風險，給檔案的管理和存儲也提出了一定的要求。

1.2 管理權限及分工問題

在電子政務系統中，包含了多個不同的管理及操作員工，他們的管理權限以及分工對檔案的管理有著重要的作用。然而當前在電子政務系統中，對于操作員工的分工并不明確，同時對于權限并沒有十分合理的劃分。從而導致多個部門擁有相同的檔案管理權限，部門之間不存在相互的制約，并無法有效對檔案進行層級化、功能化的管理。一旦檔案的管理出現問題，則很難對相關責任人進行追究。

1.3 資金投入問題

電子政務系統的構建需要大量的資金投入，來進行系統的總體構建以及維護，同時還包括了管理維護人員的培訓等各個方面。然而當前，由于電子政務系統的出現時間還比較短，在系統的總體構建方面還不完善，因此對于資金的需求量還比較大。投入充足的資金是系統得以有效構建的基礎。同時，也是保持政務系統有效運營且服務于社會大眾的重要因素。當前，對于電子政務系統的資金投入不足，將會總體影響電子政務系統的運行效率。從檔案管理的角度而言，系統的不完善將會直接導致檔案管理的一系列問題。從日常的基本操作到檔案的儲存修改以及歸檔，無不需要一個完善的政務系統作為基礎。此外，由于電子政務系統還屬于比較新興的產品，習慣于紙質版檔案管理的員工必須要通過培訓快速掌握政務系統的檔案管理操作要點和流程，人員的培訓同樣需要大量的資金投入。從當前來看，資金投入的限制，從總體上制約了電子政務系統的發展。

2 電子政務系統的檔案管理對策

2.1 加強檔案管理制度的制定

電子政務系統中檔案管理需要有合理的管理制度來進行指導。只有通過合理的管理制度，才能夠在實地操作過程中，更有效地根據制度對檔案進行處理。合理的管理制度主要包括了對檔案管理不同操作人員的權限劃分和分工，以及檔案管理的不同階段中的規范要求等。從操作人員的分工來看，這應該對不同的操作人員進行權限的分配，從檔案的寫入、修改、審核、存儲、轉送、銷毀等各個方面來進行。檔案權限的管理與分工不應局限于檔案管理部門內部，而應綜合考慮到檔案管理的全過程以及各個相關的部門。只有對不同部門的進行綜合化的分工和權限的設定，才能夠全面地對檔案進行管理。

2.2 加強日常維護及人員培訓

管理人員的操作水平則影響了檔案管理的效率，加強日常維護能夠保證電子政務系統的有效運行。日常的維護應注重對重要電子檔案的加密，同時應該定期做好電子檔案的維護備份工作，從而保證在出現系統故障時，能夠有效及時地對檔案進行恢復與找回。同時要定期進行病毒的查殺和病毒庫的更新管理，防止系統漏洞導致的檔案文件的損壞和外漏。對于檔案的管理，應注重加強檔案的分類和歸檔，對檔案的重要程度以及密級進行區分與管理。同時，對于操作人員的管理方面，應加強對于他們的日常培訓工作。保證各類人員能夠明確自身的檔案管理工作要點，對檔案的全過程管理要求有所明確。同時也要提高他們的操作水平，保證在電子政務系統中的檔案管理工作的效率。最后需要加大資金的投入，進行電子政務系統的構建以及日常維護與更新，并不斷通過培訓提高管理人員的專業化水平，以及安全意識和法律知識，才能夠有效保證電子政務系統的檔案管理工作的進行。

2.3 電子檔案的全過程管理

電子檔案的管理要從全程的角度來進行，也即從檔案的產生到檔案的流轉交接，修改以及最終的銷毀等全壽命周期內的管理。管理制度中應明確不同階段內的檔案管理的要求。在產生階段，應對檔案的書寫格式，檔案寫入權限等進行規定；在檔案的流轉交接階段，應對不同的檔案轉入轉出部門進行管理規定，包括檔案交接的具體流程，檔案的格式和儲存等問題；在檔案的修改階段，應對具有修改權限的部門和人員進行規定，保證僅有權限的工作人員能夠行使檔案的修改行為；最后對于檔案的銷毀，也應該進行明確的銷毀要求規定，保證檔案銷毀工作的完成。

2.4 加強資金投入及法務管理

投入充足的資金是系統得以有效構建的基礎。同時，也是保持政務系統有效運營且服務于社會大眾的重要因素。電子政務系統的構建需要大量的資金投入，來進行系統的總體構建以及維護，同時還包括了管理維護人員的培訓等各個方面。此外還需要尤其注重對于法律意識和相關知識的完善。基于法律的基本要求，能夠對計算機法、網絡管理法、信息安全法等內容進行深入了解。從而對電子政務系統中的檔案管理工作做出的法律指導。在出現問題時，能夠做到有法可依，按照法律要求進行事務的處理。

3 結語

電子政務系統的檔案管理對于整個政務工作來說有著重要的意義。各管理部門應明確當前政務系統中檔案管理的特點以及存在的問題，并不斷通過加強檔案管理制度的制定，加強日常維護及人員培訓以及制定規范的電子檔案移交流程，提高檔案管理的水平，保證檔案管理工作的有效進行。

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