優化基建工程檔案歸檔工作的途徑

孫曉璇

摘 要：基建工程檔案直接體現了基建施工過程中的所有內容，與工程后期的使用、維修等工作有著密切相關聯系，其歸檔工作是衡量一個基建工程檔案管理水平的重要標志，是提高基建工程質量的重要方面。本文簡要闡述了基建工程檔案存在的問題，并對其成因進行分析，針對指出改善措施。

關鍵詞：基建工程；檔案；歸檔工作

1 基建工程檔案存在的不足

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實再現了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌。因此，如何加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程質量的一項非常重要的工作。近幾年基建工程項目建設也得到了發展，在基建工程檔案管理中，也出現了新形勢下的問題和不足。主要體現在以下方面[1]。

部分基建檔案歸檔的相關文字材料較為散亂，未裝訂成冊，封面上工程項目信息缺失，案卷內未標注頁碼。文字材料主要包括：工程項目立項申請報告和批復、環境質量報告和批復、有關行政主管部門（人防、環保、消防、文物等）批準書或協議、建設用地批準書、國有土地使用證、拆遷補償安置協議、施工文件、監理文件、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、測量記錄冊等。

一般來說，該類文件均要求按一定順序和規律裝訂成冊，完善封面的工程項目信息，并逐頁標注頁碼，增強基建檔案組卷的完整性與規范性；所有文件材料名稱和所在位置均與前面的目錄一一對應，確保檔案完整且不被篡改。

部分基建工程竣工圖的修改之處未作標注，或者標明了修改處，但是未標注修改時間，無修改人簽名；該簽字蓋章的地方有一部分沒有簽字蓋章，應當加蓋或簽署的印章存在缺失的情況。部分工程檔案在中途設計有變動的情況下，檔案中無設計變更通知單，或者雖有設計變更通知單，但僅為復印件而非原件；部分修繕、擴建等工程項目，未提交建筑施工前拍攝照片及施工后拍攝的對比照片，個別的有提交，但僅為彩打照片，而非正式沖洗照片[2]。

按照基建檔案歸檔規范，竣工圖中任何有修改的地方均需按規定標注修改時間，并須有修改人的親筆簽名；所有歸檔材料，包括竣工圖紙要求加蓋或簽署的印章務必齊全完整，例如竣工圖上應加蓋竣工圖章、出圖章、設計師章、建設單位及施工單位公章等，缺一不可；工程設計中途有變更時，必須附上設計變更通知單原件[3]。

關于檔案原件方面。施工單位移交的部分工程的圖紙和文字資料未交原件。為了確保檔案的憑證作用和法律效力，除少數有特別說明的情況外，移交至檔案館的所有基建工程檔案均需提交原件，尤其是新建各棟建筑的建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程規劃驗收合格證、建筑工程施工許可證、建筑工程消防驗收意見書、建設工程檔案驗收合格證、防雷裝置合格證、建設項目竣工環保驗收意見的函、建設項目竣工環境保護驗收申請表的批復等都必須提交原件存檔。

電子版檔案同步歸檔問題。部分工程項目最終版的竣工圖，只提交了紙質的圖紙，未能提交CAD電子圖；移交檔案時，僅有紙質清單，未提供電子目錄，部分文字資料的清單較為粗略，不夠詳細。依照歸檔要求，最終版竣工圖，需要紙質和電子版CAD圖雙套歸檔；同時需提交詳細的電子目錄。

2 基建檔案歸檔工作存在問題的成因

相關部門對基建檔案歸檔工作重要性的認識不夠，對基建工程檔案的復雜性和專業性以及工作難度估計不足，為該項工作指定的兼職檔案人員缺乏相當的專業知識和技術水平，從而導致對施工單位歸檔資料收集、整理工作的監督力度不夠，使得總體的歸檔質量未能盡如人意。

基建檔案的歸檔渠道不夠暢通。一方面是負責組織實施基建工程的職能部門與工程施工單位，未能在基建工程項目檔案的歸檔方面建立有效的溝通機制；另一方面，基建部門與檔案部門在基建檔案相關工作上的業務聯系也需要進一步加強。這便導致三方未能就基建檔案歸檔的某些細節問題及時互通信息，及時商討，共同解決。

對基建工程項目施工方的約束力不夠。施工單位作為基建檔案收集、整理、組卷歸檔的行為主體，如果缺乏對檔案重要性的高度認識及對歸檔工作的強烈的責任心，是無法盡職盡責地做好相關工作的。除了主觀的責任意識，制度的約束也是更有效的方式之一。基建檔案工作規范規定，需抽取工程經費總額的一定比例作為檔案保證金，如果施工方未能高質量完成該項工程的檔案歸檔工作，基建和財務部門不得與之結算工程尾款，須敦促其整改直至合格后方可結算。該條規定對施工方的約束力是顯而易見的，但事實上卻因種種原因未能有效執行，所以效果也是大打折扣。

3 改善基建檔案歸檔質量的措施

進一步理順、疏通基建檔案的歸檔渠道“明確崗位職責，強化責任意識，提高檔案管理水平。”維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”檔案館是基建檔案最終保存保管及后續提供利用、服務大眾的基地，在基建檔案形成的全過程中檔案部門實行前端介入、中期跟蹤檢查、后期接收歸檔的業務指導流程。鑒于此，組織實施基建工程的相關部門有必要與檔案部門建立順暢的溝通機制，確保檔案部門及時掌握各項基建工程實施情況，以便對每項工程形成的基建檔案材料整理歸檔工作進行全過程跟蹤、監督和指導。為此，基建部門應指定一名熟悉業務、責任心強的工程技術人員擔任兼職檔案員，負責對每項新建、擴建、改建及大、中型維修項目的檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作[4]。該名兼職檔案員負責與檔案部門對接，在單位組織實施的每一項基建工程啟動之初，有責任和義務將工程項目名稱、設計單位及設計人員、施工單位、施工單位資料員姓名及聯系方式等相關各項信息及時明確知會檔案部門，便于檔案部門相關人員準確掌握各項新建、擴建、改建、修繕等工程情況，確保信息渠道暢通，以便跟蹤監督工程項目檔案的歸檔工作及后續工作的順利開展。期間，工程中期驗收、竣工驗收等重要會議，須及時通知檔案部門人員參加。基建部門兼職檔案員和檔案部門相關人員需要保持密切的聯系，共同做好基建工程檔案的歸檔工作。

對基建檔案歸檔工作實行前端介入、全程監督，把控歸檔質量。本著對基建工程所形成的成套性檔案及時進行搶救性保護的原則，基建部門應增強檔案意識，對基建工程材料歸檔工作做好前端控制，從源頭上把好質量關，做到全程跟蹤督促，做到“三納入，四同步”，以防相關重要檔案材料的遺失或損毀，從而造成難以彌補的損失。基建部門負責基建工程檔案歸檔的人員需要從工程招標伊始，至工程最后全部結算，在這整個過程中對基建工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作進行全程跟蹤，實施檔案質量監控，尤其是在中期驗收、竣工驗收會議上，應對照歸檔要求，對施工方整理的成套性工程檔案進行檢查驗收，對收集不齊全或整理不符合要求和規范的地方應及時督促對方整改。必須做到前端介入，全程監督檢查，否則一旦工程結束再去追繳檔案，則難以保證整套檔案的齊全、完整和規范。基建部門與檔案部門應始終保持經常性的聯系溝通，對歸檔工作過程中遇到的任何問題及時交換意見和看法，共同協商解決。

嚴格落實對基建工程施工單位的約束機制。基建工程項目施工方直接負責基建工程檔案的收集和整理工作，基建部門需要對其嚴格執行相關規定，以保證歸檔質量。根據相關規定，“基建部門應從投標單位的基建總投資中扣留5%作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔由檔案部門、基建處驗收合格后才能發還”[4]。對于尚未將基建檔案齊全完整地移交至檔案館的工程項目，基建部門不得與施工單位辦理竣工結算手續。而對于已辦理結算而未能齊全完整移交檔案的工程，則須及時采取補救措施，務必抓緊聯系各施工單位資料員，責令其將基建檔案材料補交齊全，移交至檔案館，以保證各項基建項目中形成的原始真實記錄得到妥善保管、有效保存和利用。

改善基建部門的檔案存放條件、及時進行基建檔案數字化，以確保檔案安全。對于尚未移交至檔案館，暫存于基建部門的部分未走完審計程序、未最后結算的基建工程檔案，需要保證良好的保管條件。為確保檔案在移交進館前的完好無損，需督促基建部門將檔案保存于溫度為14°C—24°C、相對濕度為45%—60%、無蟲、無塵、無霉、無鼠的環境中，為檔案保管場所配置空調、抽濕機等必要的設備設施，并安排人員每天巡查，做好溫濕度登記，確保檔案安全無損。

鑒于房管局在給各建筑辦理房產證時均要求提交各類材料的原件，故而在每項新建工程啟動伊始，是否可考慮辦理一式兩份的建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程規劃驗收合格證、建筑工程施工許可證、測量記錄冊及附圖、工程竣工圖紙等文件原件？這是值得考慮和探討的。

4 結束語

基建工程檔案是在工程建設活動中直接形成的對國家和社會、企業有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料，其歸檔工作屬建設工程檔案資料管理內容，具有特殊的整理與歸檔要求，內容多、專業性強，改善基建工程檔案質量，能實現基建檔案工作自身價值，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務。

參考文獻

[1]施麗霞，范玉榮.影響醫院檔案歸檔率的因素及有效應對措施[J].中國管理信息化.2016（23） 176-177.

[2]劉偉珍.檔案歸檔管理和利用方式之研究[J].城建檔案.2017（08） 63-64.

[3]關明杰.基建工程檔案管理存在的問題及解決對策[J].赤子（上中旬）.2015（23） 227.

[4]方玉鳳.淺談如何加強基建工程檔案管理[J].四川建材.2013（04） 250-251+253.