基于信息化背景的科技檔案信息化管理研究

陳懋

[摘 要]進行信息化管理，是新時期對科技檔案資源管理提出的具體要求，也是社會發展的大趨勢。本文首先分析了信息化條件下科技檔案資源管理工作的特點和意義，進而分析了現階段信息化管理過程中存在的問題，最后給出了提高信息化管理水平的建議，希望能為廣大科技檔案管理工作人員提供幫助。

[關鍵詞]信息化；科技檔案；資源管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.073

[中圖分類號]G275.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

根據《科學技術檔案工作條例》的相關規定，科技檔案是指在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像和錄音帶等科技文件材料。隨著科技的發展進步，以保存資料為主的科技檔案管理工作也隨之發生了重大變化，正一步步向信息化科技檔案管理轉變。

1 科技檔案信息化管理的意義

科技檔案管理工作信息化管理是大勢所趨，也是科技檔案管理發展的必然方向。信息化條件下的科技檔案資源管理工作與傳統的檔案管理工作相比，最根本的改變是將網絡技術與信息化技術引入具體的工作中，實現了科技檔案的數字化，從而有利于更好地開展資源共享工作。信息化技術的發展徹底改變了人們的工作、生活習慣。通過信息化技術的運用，各行各業的工作效率都得到了大幅提高，將信息化管理應用在科技檔案管理工作中能夠大幅度提高檔案管理的工作效率。

1.1 有效提高了科技檔案資源管理工作效率

科技檔案管理工作的主要工作對象是文字、圖紙、影像等實物資料，需要一一對檔案資料進行整理、記錄、保存。傳統的檔案管理工作通過人工進行操作，工作效率相對較低，將信息化技術應用在科技檔案管理工作中可以有效提高檔案管理的工作效率，具體表現在以下兩個方面。第一，不需要大量的工作人員進行重復操作，相應的管理工作可以通過信息化平臺直接進行操作，方便快捷，從而節省了大量的時間與管理資金。第二，信息化管理平臺擁有一套規范化的操作技術，有效減少了人為操作，降低因人為操作失誤而引發的工作失誤。通過信息化管理平臺的應用可以有效提高檔案管理工作的準確性。

1.2 有利于高新技術的信息交流

現階段，相當一部分科研活動并不是依靠一兩個科技團隊便可以完成的，交流與合作已成為推動科技發展的強大力量。現階段的信息交流往往是跨地域、跨學科交流，傳統的交流方式如座談會等已經無法滿足現階段的信息交流活動。隨著網絡的普及與信息化技術的應用，信息化交流平臺在科技信息交流活動中的地位越來越重要。科技檔案管理工作負責對科研形成的圖紙、文字、影像等資料進行管理，在信息交流活動中占據著重要的地位。科技檔案工作參與到信息化平臺中去可以有效豐富平臺資源，繼而促進各單位間的信息交流活動。

1.3 有助于各信息管理單位形成一個有機整體

信息科技管理不僅是相關管理部門的工作，同時還與所有的科研機構、部門都有密切的關系。一直以來，交流溝通都是阻礙各部門開展有效合作的重要因素。信息化管理的應用可以有效解決該問題，讓各個部門形成一個整體，從而不斷提高各單位間的交流合作與協調統一。

2 科技檔案管理中存在的問題

2.1 信息化管理系統水平較低

近年來，我國的科研水平快速提高，但由于信息化技術起步較晚，一些關鍵技術研究尚不成熟，從而導致了檔案資料的信息化管理水平較低。現階段的科技檔案信息化管理已經取得了很多成就，但要完全實現科技檔案的信息化管理，充分發揮信息化管理的優勢，依舊有很多工作要做。

2.2 檔案資料信息化標準化管理不足

對檔案資料開展信息化管理，標準化是基礎，從本質上來說，信息化管理是進行信息數據處理。相關資料如果不進行標準化處理將很難實現統一管理，繼而會影響信息化管理效率。同時，信息化管理系統涉及大量的信息數據，且這些數據一般都具有較高的保密等級，屬于“重要資料”，必須加強相關人員的管理操作，以避免出現錯誤操作等問題。

2.3 工作人員的專業素養與信息化管理系統要求有差異

傳統的檔案管理工作與信息化檔案管理工作具有較大的差異，對于工作人員的素質要求也不盡相同。推動科技檔案的信息化管理必須建立一支現代化的管理隊伍，然而科技檔案管理工作的特殊性決定了不可能大批量引入相關專業人才，因此必須加強相關工作人員的培訓工作，使其能夠滿足信息化管理系統的要求。

3 加強科技檔案信息化管理的方法

3.1 加強基礎設施建設

科技檔案的信息化管理建立在相應的信息化設備基礎上，沒有相關的基礎設施，推動檔案管理工作信息化無疑是一句空話。因此，要建設完善的科技檔案信息化管理系統必須做好相關的基礎建設工作。第一，引進信息化系統與設備。相關單位可以根據自身的具體情況選擇合適的信息化系統與相關設備，在進行選擇時要對系統與設備的質量、功能、價格進行全面分析，并根據自身特點進行選擇。第二，為有需求的科研單位研發獨立的信息處理系統。隨著我國科技水平的快速提高，先進的科研成果紛紛出現，由此產生的科技資料也在不斷增加，從而對科技檔案管理工作提出了更高的要求。由于統一管理系統的針對性不強，能夠提供給單位使用的資源相對有限，且保密等級等方面都會存在一定問題，勢必會對科研單位的檔案管理工作造成影響。為有相關需求的科研機構研發獨立的檔案資源管理系統便成了解決這一問題的最好方法。

3.2 加強工作團隊建設

科技檔案的信息化管理與傳統的檔案資料管理模式并不相同。與傳統的檔案資料管理模式相比，信息化的檔案管理工作更注重對管理平臺的操作與維護，減少了對實物資料的管理與操作，從而要求檔案管理工作人員必須對信息化操作系統進行全面了解，建設一支擁有高素質的人才隊伍。對此，相關管理單位必須加大人才建設力度，不斷吸納具有高素質的新成員。由于科技檔案管理工作涉及大量擁有較高保密等級的高精尖技術資料，必須加強新成員的政治審查與管理工作。加強工作團隊建設主要對現有工作人員進行培訓，使其能完全適應信息化管理操作，具體的操作辦法有邀請專業人員開展培訓工作，選派優秀人員進修，學習相關知識等。

3.3 加強檔案管理的信息化標準建設

標準化是進行檔案管理信息化管理的基礎，也是保證科技檔案資源信息化管理順利進行的重要舉措。進行標準化建設主要包括檔案文件形成操作的標準化、相關管理工作的標準化。檔案文件形成操作的標準化是指在保存相關資料時進行標準化操作。信息化的科技檔案資源管理是借助信息管理平臺對相關資料進行管理，而科技檔案管理工作又涉及大量的報告、圖紙、影像等資料，能否對這些資料進行標準化錄入關系信息化管理系統以后的運行工作。科技檔案資源管理工作的標準化是指在整個檔案管理工作中進行標準化、規范化操作。科技檔案管理工作涉及的資料非常多，如果沒有規范化的操作標準極易造成信息混亂、資料出錯等問題。因此加強檔案管理工作的標準化建設，也是加強信息化建設的重要組成部分。

3.4 做好相關資料的數字化錄入與管理

檔案資料的數字化是信息化檔案管理區別傳統檔案管理的明顯特征。檔案資料數字化處理是在錄入檔案資料時對相關檔案資料進行數字化處理，從而形成相應的數字化檔案。工作人員要做好相關資料的數字化錄入與管理，將信息化技術引入具體的管理工作中，以實現對相關資料的格式、類型、內容進行數字化管理。同時，工作人員要借助高效的信息化網絡管理平臺，對相關的檔案資料進行分類保存，做好相關資料的名稱、類型、保密等級等信息的管理工作，并對平臺用戶的操作信息等進行詳細記錄，從而不斷提高管理工作的準確性。

4 結 語

科技檔案資源管理工作是確保科研工作順利進行的基礎，隨著時代的發展，信息化管理模式開始取代傳統的檔案管理模式。對此，工作人員必須不斷增強自身意識，積極開展基礎設施建設、工作團隊建設，制定相應的標準操作制度與管理制度，做好檔案資料的數字化錄入與管理工作，不斷提高檔案資源管理工作的信息化水平，使其更好地為我國科研事業服務。

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