業(yè)務檔案管理工作對社保基金安全的影響分析

黃炳輝

[摘 要]社保業(yè)務檔案作為社會保險業(yè)務中的重要組成，是參保人員享受保險待遇的憑證，也是保證社會穩(wěn)定發(fā)展的基礎。隨著近年社保業(yè)務的發(fā)展，社保覆蓋面、服務范圍逐漸擴大，同時社保基金面臨的風險也越來越多，阻礙社保業(yè)務發(fā)展。本文從業(yè)務檔案管理工作對社保基金安全的重要作用出發(fā)，總結業(yè)務檔案管理工作保障社保基金安全的措施。

[關鍵詞]社會保險；業(yè)務檔案；基金安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.072

[中圖分類號]G271；F812.45 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）16-0-02

近年來，我國社會保險機制越來越成熟，但是由于部分地區(qū)社保機構內(nèi)部控制制度不健全、管理模式落后等因素，不利于開展社會保險基金管理工作。因此，社會保險基金管理工作需完善內(nèi)控機制，使其更加趨向于常規(guī)化，推動社會保險業(yè)務檔案健康發(fā)展。下面，筆者結合工作經(jīng)驗，從以下幾點探討業(yè)務檔案管理工作對社保基金安全的影響。

1 業(yè)務檔案對社保基金安全的重要作用

在社會保險業(yè)務中，業(yè)務檔案管理和社保基金關系密切，是保證基金安全性的前提條件。一般情況下，社保基金在發(fā)放、轉移、征繳時參考相關規(guī)定會產(chǎn)生業(yè)務檔案，其記載著多年來參保人員的詳細信息，如參保記錄、參保費用、享受的待遇等。在實際工作中，工作人員將業(yè)務檔案管理、社保基金結合在一起，參照業(yè)務檔案對基金進行核對，比對檔案監(jiān)管基金，能有效預防漏發(fā)、冒領現(xiàn)象，便于充分發(fā)揮業(yè)務檔案的作用，保證社保基金安全。

2 業(yè)務檔案是保證基金內(nèi)控到位的途徑

業(yè)務檔案是內(nèi)部監(jiān)督、控制的一手資料，也是保證基金安全的基礎。加大社保檔案的管理力度，保證基金內(nèi)控到位，能修復社保漏洞，保證基金安全。從當前情況來看，業(yè)務檔案管理工作的作用主要表現(xiàn)在以下幾點。①業(yè)務檔案管理是保障基金安全的基礎。由于部分社保機構缺乏對業(yè)務檔案管理的重視，投入資金和精力較少，導致該管理工作缺乏一定的規(guī)范性、系統(tǒng)性，導致裝訂不規(guī)范、檔案丟失現(xiàn)象頻發(fā)，無法滿足管理人員、參保人員的信息查閱需求，不利于提高管理質(zhì)量和內(nèi)控效率。再加上社會保險業(yè)務量龐大，故而對業(yè)務檔案進行規(guī)范、科學的整理和管理非常重要。②科學、合理地使用業(yè)務檔案是保障基金安全的有效手段。業(yè)務檔案管理包括收集、分析、整理、歸納和查閱等流程，各機構及參保人員都通過間接或直接的方式參與其中，導致業(yè)務檔案管理錯誤頻發(fā)，因此為保證業(yè)務檔案的完整性、真實性，需加強內(nèi)部管控，進一步保障社保基金安全。③隨著人們養(yǎng)老保險意識的增強，歷史繳費作用逐漸顯現(xiàn)，斷保多年后再續(xù)保的人越來越多。由于歷史繳費記錄不完整，部分參保人員權益得不到保障，而且實踐中也產(chǎn)生諸多爭議，為有效解決這些爭議，必須依據(jù)完整、準確的個人信息，因此加強業(yè)務檔案管理工作尤為重要。如果業(yè)務檔案管理中缺乏安全、合理的管理流程和機制，就會使社保機構的工作陷入瓶頸，甚至還會影響社保改革的進程。所以，應基于實際加強業(yè)務檔案管理，這是保護參保人員權益的基礎，也是保障社保基金安全的重要舉措。

3 業(yè)務檔案管理工作保障社保基金安全的措施

3.1 增強社保基金安全意識，加強檔案管理的宣傳力度

國家檔案局、人力資源保障部門應制定業(yè)務檔案的管理要求，對相關的管理制度、執(zhí)行部門給出詳盡的規(guī)定。上級部門還要不斷增強社保基金安全意識，加強業(yè)務檔案管理，將其作為評定部門領導工作的指標之一，借助網(wǎng)絡、電視等手段宣傳業(yè)務檔案管理工作，保證社會公民充分了解業(yè)務檔案管理工作對社保基金安全性的作用。同時，社保機構還要加強部門領導，組織專業(yè)人員參與業(yè)務檔案管理，并為他們提供工作場所，盡可能地滿足工作要求，保證業(yè)務檔案管理工作順利進行；根據(jù)自身經(jīng)濟狀況適當提高業(yè)務檔案管理部門的資金預算，提高工作人員的福利待遇，從而提高業(yè)務檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 建立信息化環(huán)境，健全內(nèi)控機制

在業(yè)務檔案管理工作中，建設以人為本、人機結合的信息系統(tǒng)對加強內(nèi)部控制具有重要的作用，具有成本低、維護便利、效率高、可靠性強的特征，能使內(nèi)部控制管理更加精細、合理。社保機構應建立信息化的業(yè)務檔案管理環(huán)境，合理使用計算機的統(tǒng)計準確、運算速度快等優(yōu)勢，將社保系統(tǒng)和銀行、編制機構、繳費單位系統(tǒng)結合在一起，不斷拓展檔案信息的收集面。與此同時，社保機構還要集中處理檔案信息，及時將變動后的信息傳遞至系統(tǒng)終端，便于統(tǒng)一檢查、核對檔案信息，推動社保基金有序運行。

在保險業(yè)務檔案管理工作中，工作人員要對管理流程進行規(guī)范，保證檔案資料的完整性、真實性，從而不斷提高檔案管理的質(zhì)量和效率。社保機構要依托我國頒布的和檔案管理相關的政策，健全業(yè)務檔案管理工作制度，基于工作要求明確檔案信息的歸檔標準和要求，構建全面、科學的管理體系，能保證各項工作順利進行。對于種類不同的業(yè)務檔案管理，工作人員還要還要明確各環(huán)節(jié)流程，保證能夠進行集中化、標準化的管理，從而不斷提升管理水平。

3.3 加強業(yè)務檔案規(guī)范化建設，夯實內(nèi)控基礎

業(yè)務檔案和每位參保人員的利益有著直接關系，憑證效果顯著。通過規(guī)范化管理業(yè)務檔案，能夯實內(nèi)部控制基礎，保證社保基金安全。社保機構要建立社保檔案的管理機構，明確相關人員的工作職責；完善規(guī)章制度，編制行之有效的方案，明確業(yè)務檔案的管理期限，保證立卷有標準，歸檔有范圍，保密有條例，查閱有規(guī)定，使各環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，從而實現(xiàn)最終的科學管理目標。另外，社保機構還要健全內(nèi)控機制，制定科學、合理的牽制機制，對于重點的業(yè)務檔案稽查，要落實雙控、雙崗機制，規(guī)范受理、審批、復核、支付等業(yè)務流程，將業(yè)務檔案管理工作納入日常工作中，并和績效工資、年終考核掛鉤，作為年終評選的依據(jù)。

同時，社保機構還要投入足夠資金加強檔案管理基礎設施建設，分開進行資料存儲、辦公和查閱工作，為檔案資料設置專門的檔案柜，并對檔案信息存儲環(huán)境進行管理和控制，預防因不良天氣帶來的損害現(xiàn)象，并對檔案室實施系統(tǒng)、規(guī)范的管理，保證檔案室的安全性。此外，社保機構要加大對業(yè)務檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和利用，將信息系統(tǒng)和保險業(yè)務進行對接，統(tǒng)一檔案信息數(shù)據(jù)格式，以實現(xiàn)最終的業(yè)務檔案管理目標。社保業(yè)務檔案信息是對參保人員真實情況的反映，故而還要重視其保密性，定期組織管理人員參與專業(yè)教育和培訓，增強檔案管理安全意識，保證檔案管理有效、高效地進行。

3.4 加強基金安全教育，提高綜合素養(yǎng)

業(yè)務檔案管理是一項業(yè)務性和政策性都比較強的工作，特別是事業(yè)單位的社保檔案，在具備專業(yè)性的同時還具有政治性。作為檔案管理人員，除要掌握基礎性的基金安全知識外，還要具備一定的業(yè)務能力和法律意識。基于此，社保機構需加強對檔案管理人員的基金安全教育，借助各種手段提高他們的管理意識和自律性。首先，開展各種形式的警示教育活動。與檔案管理機構建立友好關系，邀請專業(yè)人員講述教材，增強他們的依法建檔、管檔意識、管理責任感。其次，組間一支高素質(zhì)、復合型的內(nèi)控團隊。基于社保機構的實際情況，有目的、有計劃地對內(nèi)部人員進行培養(yǎng)，為他們提供盡可能多的學習機會，通過內(nèi)部稽查、核對機制約束員工，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。最后，提高管理人員的職業(yè)修養(yǎng)。對全體管理人員進行思想素質(zhì)教育，并于教育結束后進行考核，只有考核合格者才能上崗工作，提升全體員工的職業(yè)修養(yǎng)。

3.5 定期評估業(yè)務檔案，保障社保基金安全

在時間推移、社保基金轉移的背景下，社保機構的業(yè)務檔案信息不斷更新和變化。相應的，社保基金風險也處于動態(tài)的變化中。這種情況下，社保機構應設置專門的審計人員，定期監(jiān)控和評估業(yè)務檔案。在對業(yè)務檔案進行評估時，社保機構要嚴格按照相關要求和標準，嚴格把控基金流向和流量，全面評估資產(chǎn)現(xiàn)狀，并基于業(yè)務流程制定與之相適應的流程進行監(jiān)督和防范。另外，社保機構還可邀請工作經(jīng)驗豐富的審計人員進行評估，便于及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務檔案存在的問題，預防發(fā)生暗箱操作現(xiàn)象。總之，定期評估業(yè)務檔案信息，能發(fā)現(xiàn)和預防基金漏報、錯報，使社保機構的內(nèi)部控制工作更加趨向于常態(tài)化，進一步保證社保基金的安全性。

除此之外，檔案管理部門還要采購實用性、先進性的辦公設備，安排專人記錄檔案信息數(shù)據(jù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，有效整合和利用業(yè)務檔案信息。同時，檔案管理部門要根據(jù)自身情況和工作狀況革新檔案管理軟件，做到自動管理、檢索和統(tǒng)計檔案資料，便于全面掌控業(yè)務檔案信息，為日后工作的開展提供保障。

4 結 語

在社保業(yè)務發(fā)展、覆蓋面擴大的背景下，社保基金安全問題越來越突出，會降低業(yè)務檔案管理效率，阻礙社會保險行業(yè)發(fā)展。因此，社保機構需加強業(yè)務保險管理，比如：吸取國外的先進經(jīng)驗，健全內(nèi)部控制機制，加大社保風險的防控力度，保證業(yè)務檔案管理工作的順利進行。另外，社保機構還要積極、主動地解決內(nèi)部控制建設中存在的問題，及時轉變管理理念，將社保基金安全作為目標，建設內(nèi)控機制作為基礎，規(guī)范業(yè)務檔案管理流程，并定期對其進行評估，以此保障社保基金安全，促進社會保險事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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