檔案信息化建設(shè)途徑探討

梁景強

【摘 要】本文闡述了信息化建設(shè)是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。重點從檔案概述、檔案信息化建設(shè)、檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢、檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域、檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量、對檔案信息化建設(shè)的思考、如何實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)等幾個方面做了詳細的闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案事業(yè)；信息化建設(shè)

【Abstract】This paper expounds that information construction is an important direction for the development of archives in the new century. Archives information is an important guarantee for economic development. In the era of knowledge economy with knowledge and information as the main features， we must speed up the modern management of archives and gradually realize the archives. Informatization construction. Focus on file overview， archive information construction， file management modernization， informationization is an inevitable trend， file management modernization can expand the service field of archives work， archive modernization management can increase information storage， think about file information construction， how to achieve Several aspects of archival information construction have been elaborated.

【Key words】Archives business；Information construction

信息化建設(shè)是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。國家檔案局印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)前，個別部門和單位存在認(rèn)識不高，組織不力，缺乏資金，特別是缺乏掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的人力資源，檔案信息建設(shè)存在很多問題。

1. 檔案及其信息化

1.1 檔案概述。

“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學(xué)是一門社會科學(xué)。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案是機關(guān)工作者查考的依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料，是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件，是宣傳教育的生動素材，對社會的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

1.2 檔案信息化建設(shè)。

（1）檔案資源信息化是指將檔案資源和檔案各項管理過程數(shù)字化，以各種通信技術(shù)、計算機技術(shù)以及相關(guān)信息技術(shù)為工作手段和技術(shù)支持，完成信息傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理、有序、有效的開發(fā)和利用，最終實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。開展檔案信息化建設(shè)首先需要明確的是其內(nèi)在理念，即確保保存“社會記憶”功能的實現(xiàn)。因此，在檔案信息化建設(shè)中要加大對數(shù)字化檔案研究的力度，解決數(shù)字化檔案的長期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則，“人類記憶”就會面臨丟失的危險。

（2）檔案管理現(xiàn)代化、信息化，其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護技術(shù)的現(xiàn)代化。同時，需要明確的是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進信息化建設(shè)。

2. 檔案信息化建設(shè)的必要性

（1）檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展，檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級，檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢。但是由于各個部門、各個地區(qū)的發(fā)展水平存在差異，所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

（2）檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發(fā)利用，開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時效和利用的廣泛程度。相比較而言，現(xiàn)代化管理手段儲存的各種信息，更便于利用和開發(fā)，也就能產(chǎn)生更廣泛的社會效益。

（3）檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲量。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，可以大大增加檔案信息的存儲量，存儲密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、圖表等信息，但電子文件卻可以在一份文檔里同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快。具有直觀性、選擇性、易操作性。

3. 對檔案信息化建設(shè)的思考

（1）作為專業(yè)的檔案管理部門，我局管理全市各類檔案，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中應(yīng)在目前歸集整理的基礎(chǔ)之上提前做好信息化建設(shè)的準(zhǔn)備工作。應(yīng)注重質(zhì)量、加強特色建設(shè)。檔案信息化不是表面的、形式的，信息化的程度不能看數(shù)字化檔案文獻有多少和上網(wǎng)檔案信息量，而更要關(guān)注經(jīng)信息化“包裝”的檔案信息是否找到了特定的用戶，是否實現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和充分實現(xiàn)。信息化不只在量，更在于質(zhì)。如果經(jīng)信息化“洗禮”的檔案文獻依然不能被社會利用，那么這種信息化意義不大。

（2）檔案資源信息化開發(fā)大約可分為兩個方面，創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫和檔案資源信息化二次開發(fā)。檔案資源數(shù)據(jù)庫可分為檔案檢索數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫。檢索數(shù)據(jù)庫既包括全部館藏檔案的案卷級，文件級檢索體系，也包括各種專題檢索工具體系，是為實現(xiàn)信息共享而指向檔案實體的引導(dǎo)型電子信息。檔案全文數(shù)據(jù)庫包括運用各種手段得到的檔案原件的電子文本，及辦公自動化產(chǎn)生的電子檔案，是數(shù)字化的檔案實體信息。檔案資源數(shù)據(jù)庫應(yīng)當(dāng)貯存館藏檔案的主要或所有內(nèi)容。創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫是檔案信息化的基礎(chǔ)，是檔案館信息建設(shè)的立足之本和核心內(nèi)容。創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫的技術(shù)難度較小，計算機軟件程序較易開發(fā)；但對館藏量較大的檔案館，設(shè)備和資金的投入較多，工作量較大，檔案信息化建設(shè)周期較長，因此創(chuàng)建檔案資源數(shù)據(jù)庫將是一個長期而艱巨的工作。檔案信息二次開發(fā)是指利用各種計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、通信技術(shù)等對檔案及相關(guān)信息進行再次開發(fā)。包括對檔案實體的“數(shù)字化編研”以及相關(guān)信息的專題開發(fā)，形式上可以是豐富多彩的。檔案信息二次開發(fā)是檔案資源信息再利用的升級，它所蘊含的信息量和信息價值將是無比巨大的，它是檔案資源信息化開發(fā)的高級內(nèi)容，它的難度比檔案資源數(shù)據(jù)庫的建立更大，信息開發(fā)的好壞直接取決于檔案專業(yè)人才和計算機開發(fā)人員的能力。

（3）在信息社會，面對眾多的信息“競爭對手”，檔案部門要想立于不敗之地，就須保持自己的本色，向社會提供真實可靠的信息，樹立一種提供真實信息的信譽，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引別人利用的魅力所在。但也要認(rèn)識到，將所藏檔案不加分類、區(qū)別地數(shù)字化，單純追求網(wǎng)上檔案信息存量并不可取，因為，由于眾多因素使我們的檔案中存在部分的“死檔案”，并不具有真正的價值，對此不必進行“信息化”加工，相反要做適時適當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

4. 如何實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要運用辯證思維，既不能盲目從新、脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中，應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)，應(yīng)主要做好幾方面的工作：

（1）加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識

加快檔案信息化的建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（2）加大投入、增配軟、硬件設(shè)施，開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件

要加快檔案信息化的建設(shè)。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，從而使檔案信息化建設(shè)加快發(fā)展。

（3）引進和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

從目前基層檔案工作人員學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利，要改變這種狀況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生，對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

總之，加快檔案信息化建設(shè)，要加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識。認(rèn)真研究，合理規(guī)劃，爭取支持，加大投入，配備人才；要抓住機遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)中的一個重要內(nèi)容，逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺，提高工作水平、工作效率，提升服務(wù)質(zhì)量；要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，逐漸增配軟、硬件設(shè)施，打好工作基礎(chǔ)，使檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。

[文章編號]1619-2737（2018）05-12-721