加強房地產(chǎn)檔案管理工作的探討

彭峻宇

【摘 要】這些年來，我國房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅猛，房產(chǎn)檔案的存儲數(shù)量也在不斷增加，龐大的檔案庫和日的管理模式已不能適應當前檔案管理工作發(fā)展，所以作者提出了建立數(shù)字化檔案等對策。

【關鍵詞】房地產(chǎn)；檔案管理

【Abstract】Over the years， China's real estate industry has developed rapidly， and the number of real estate files has been increasing. The huge archives and daily management models have been unable to adapt to the current development of file management， so the authors proposed countermeasures such as establishing digital archives.

【Key words】Real estate；File management

房地產(chǎn)檔案管理是房地局等房屋管理部門對房地產(chǎn)的建設、使用、管理等工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。是一個城市的房地產(chǎn)管理部門的平時工作的總結(jié)和真實的寫照。房地產(chǎn)檔案的特點是專業(yè)性、動態(tài)性和廣泛性，是房地產(chǎn)管理部門在平時的工作中直接形成的，具有校對存檔利用價值的用圖表、文字、數(shù)據(jù)保存的檔案材料?，F(xiàn)在，這種檔案材料已經(jīng)成為城市規(guī)劃、小區(qū)建設、財產(chǎn)清查、查找房屋、解決糾紛、化解爭議的重要法律依據(jù)。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)管理部門形成的一種專業(yè)檔案。合理地利用房屋檔案才能更高的發(fā)揮他們的作用，不要重保護，而疏忽于利用，避免造成資源浪費。因此，如何正確認識這個問題，如何加強和規(guī)范檔案的管理制度，對房地產(chǎn)檔案的作用與發(fā)展具有很重要的意義。

1. 隨著社會的不斷發(fā)展和進步，房地產(chǎn)檔案的規(guī)范和管理制度也有所不同，因此，對檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)性的要求也各不相同。由于對房地產(chǎn)檔案的認識上的不同，造成了在房地產(chǎn)檔案管理的工作中，存在著很多問題。

（1）房地產(chǎn)檔案是各個時代的工作人員收集總結(jié)的，因此房地產(chǎn)檔案里的內(nèi)容和質(zhì)量各不相同。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，人們對于房地產(chǎn)檔案的認識也有了變化。由于各個時期的檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平各不相同，對于房地產(chǎn)檔案里錯誤的、有問題的、不完全的材料部能及時發(fā)現(xiàn)和校正，還有對于一些不規(guī)范的文字或圖片沒有把好關，一同放進房地產(chǎn)檔案中，妨礙了以后的查閱和利用，也有可能因此給利用資料的人造成很大的麻煩甚至是巨大的損失。

（2）關于房地產(chǎn)檔案的抗風險能力有待于加強。房地產(chǎn)檔案是一個城市非常寶貴的文件材料，因此加強房地產(chǎn)檔案的抗風險能力是有必要的。由于檔案管理員的認識和觀念的問題，使得房地產(chǎn)檔案的抗風險能力很低。雖然在房地產(chǎn)檔案的保存過程中加強了火災、水災、蟲災等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自然因素的不可抗力時，房地產(chǎn)檔案的抗風險能力差的事實就自然而然地會顯露出來。一旦災事來臨，將帶來巨大的損失。

（3）房地產(chǎn)檔案的形式單一。房地產(chǎn)檔案的內(nèi)容除了文字就是圖表，很少會有照片、錄音、重要數(shù)據(jù)的底版和其他影像資料。不能滿足人們更大的需求。而在房地產(chǎn)檔案中有相關特殊載體的，對于檔案的保存就更加重要了，因為這些特殊的載體易損壞，而且成本要比紙張高得多。因此，特殊的檔案載體要有特殊的人員管理，還要有特定的管理制度。但是在這方面有管理經(jīng)驗的人員甚少，所以我們要大量培養(yǎng)這樣的人才，以便于順應今后的房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化發(fā)展。

（4）對于房地產(chǎn)檔案中的不合格材料要及時糾正或刪除。《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定：“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機構(gòu)應當按照檔案管理的規(guī)定對歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔?！钡聦嵣?，由于檔案管理工作的最后一個環(huán)節(jié)就是資料的整理歸檔，當檔案里的材料進行歸檔的時候，所有的審批過程都已經(jīng)完畢，手續(xù)和證件的發(fā)放也已經(jīng)分發(fā)出去。即便檔案管理人員在歸檔時發(fā)現(xiàn)了有的檔案不合格或有材料有錯誤，不準確或不規(guī)范之處，退還給當初的登記人員或具體的收集人員要求其更正也是非常困難的。另外，房地產(chǎn)檔案中的各種資料和資料之間都是有聯(lián)系的，數(shù)據(jù)和信息都有著關聯(lián)性，是一環(huán)扣一環(huán)的，如果有某一個地方出現(xiàn)錯誤，緊接著與其相聯(lián)系的各個環(huán)節(jié)都會發(fā)生錯誤，要更正或想要查找其源頭是非常困難的，就算找到了再將這些材料退還到具體分管的管理員手中，由經(jīng)辦人員按規(guī)定程序作相應更改，其程序繁瑣，工作量大，具體操作起來也很困難。

2. 隨著房地產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，房產(chǎn)檔案的存儲數(shù)量也在不斷增加，房產(chǎn)檔案的利用率和存儲量也在大幅提高，以往的以人工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式隨之出現(xiàn)工作效率低、錯誤量大、信息共享困難、時間和空間利用效果差等問題。龐大的檔案庫和舊的管理模式已不能適應當前檔案管理工作發(fā)展的需要，所以為更好地管理房產(chǎn)檔案，應該建立完善的房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范。

（1）建立房產(chǎn)檔案數(shù)字化必須統(tǒng)籌規(guī)劃。房產(chǎn)檔案數(shù)字化給工作帶來的方便、快捷顯而易見，為了方便檢索，提高館藏的利用率。第一，檔案館應該投入人力、物力、財力，努力加強檔案數(shù)字化建設，房產(chǎn)局應將計算機技術(shù)運用到檔案管理之中，使其能基本完成產(chǎn)權(quán)登記、抵押查封登記、檔案查詢與繕證工作。

（2）可以通過與電腦公司合作，開發(fā)出一個包括房產(chǎn)檔案管理在內(nèi)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)。在運行中不斷進行修改完善，使其能夠容納包括產(chǎn)權(quán)檔案接受、抵押檔案接受、檔案整理、檔案入庫及統(tǒng)計報表等工作流程。

（3）為了適用這個管理信息系統(tǒng)，要對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，培訓內(nèi)容包括庫房紙質(zhì)檔案的整合和規(guī)范，制定完善和科學的檔案入庫、保管方法和制度，使管理規(guī)范化和條理化。

（4）從建立集成信息管理系統(tǒng)入手，實行聯(lián)網(wǎng)辦公。從登記、收件、審批、繕證、歸檔，建立一套符合房屋產(chǎn)權(quán)管理規(guī)律和房產(chǎn)發(fā)展現(xiàn)狀的計算機網(wǎng)絡業(yè)務管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)管理工作計算機網(wǎng)絡化、程序化和信息化。

（5）對進行GIS系統(tǒng)建設，而GIS的建設必須以房產(chǎn)檔案數(shù)字化為基礎。只有保證房產(chǎn)檔案數(shù)字化才能保障GIS系統(tǒng)建設的順利開展。檔案數(shù)據(jù)的導入保證了GIS系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，也為房產(chǎn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造了條件。

（6）把檔案分類別歸類。將需要進入數(shù)據(jù)導入的檔案量分為三大部分：第一部分：已有館藏產(chǎn)權(quán)檔案。第二部分：房產(chǎn)抵押、擔保、司法查封檔案。第三部分：當前日常業(yè)務所產(chǎn)生新的檔案。

3. 我們也可建立數(shù)字化檔案，以便更加方便、安全、快捷地管理檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是一項應用于數(shù)字化系統(tǒng)的管理工程，必須加強管理認識，有條理地規(guī)范規(guī)劃，創(chuàng)造有利條件，分步實施。我想我們應該注意以下幾個方面：

（1）加強基礎工作。檔案數(shù)字化是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的摸底調(diào)查，對存量房產(chǎn)檔案進行清理、檢查和鑒定，確保房產(chǎn)檔案資料的真實、完整。其次要確保檔案內(nèi)容的精要，通過對檔案鑒定來減輕檔案載重。其三要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定。數(shù)字化后還應對數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量進行檢查，保證準確無誤。

（2）建立統(tǒng)一標準。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標準，規(guī)范了我國電子文件管理。房地產(chǎn)管理部門應結(jié)合行業(yè)特點制定出一整套完善的規(guī)范規(guī)劃、行業(yè)職能規(guī)律、技術(shù)控制督標準和管理規(guī)章制度，形成含有管理、業(yè)務、技術(shù)三大方面的房地產(chǎn)數(shù)字標準規(guī)范管理體系，使數(shù)字化檔案建設從最初就在法制化的道路上運行。

（3）保存雙套檔案。房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，有許多難題需要逐步解決，如數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的技術(shù)問題，數(shù)字檔案的憑證性問題，數(shù)字化檔案信息訪問形式與安全控制問題，信息的長期存取問題、標準化問題、法律法規(guī)方面的問題等等。因此，在相當長的一段時間內(nèi)房產(chǎn)檔案保存應采取雙套制，即在保存電子檔案的同時也保存相對應的紙質(zhì)檔案，以確保檔案信息內(nèi)容的安全、完整、真實、可靠。

（4）注重人才的培養(yǎng)。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理是一項跨學科、專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作。從長遠來看，只懂得計算機技術(shù)和紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作。因此，建設一支以管理型人才為基礎，以復合型人才為重點的人才隊伍，是建立檔案數(shù)字化至關重要的關鍵，如檔案收集、處理與數(shù)據(jù)庫加工人才；信息技術(shù)與計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡設計與開發(fā)人才；檔案信息分析、研究與咨詢?nèi)瞬牛粩?shù)字檔案系統(tǒng)運營與服務的管理人才以及房地產(chǎn)管理人才等。數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理人才應具備有較全面的知識結(jié)構(gòu)以及敏銳的信息意識、良好的信息道德、較強的信息能力，以適應數(shù)字檔案建設和正常運行的需要。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的實施，為檔案部門科學管理檔案，對社會提供快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務有非常重要的促進作用。因此，房產(chǎn)檔案部門應該抓住機遇，積極探索和努力實踐，不斷地引進先進技術(shù)、整合機構(gòu)、規(guī)范管理制度，全面完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理進程。

4. 房地產(chǎn)檔案管理是每個時代管理人員的成果的積累，房地產(chǎn)檔案管在社會經(jīng)濟發(fā)展中起著至關重要的作用。但房地產(chǎn)檔案在管理上仍然存在一些問題，怎樣解決這些問題，是當前管理者應著手解決的問題。

隨著管理者對房地產(chǎn)檔案管的利用價值的提高，我們相應的規(guī)章管理制度也應該加強完善，隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也應該與時俱進。

[文章編號]1619-2737（2018）05-12-719