電力工程檔案數字化的途徑探究

張自立

【摘 要】電力工程檔案作為電力企業檔案的重要組成部分，在企業的生產經營工作中查閱頻繁，利用廣泛。實現電力工程檔案數字化將會大大提高檔案的利用效率，更好，更快捷的為企業的生產、科研、經營等核心業務工作服務。但電力工程檔案數字化不是簡單的將紙質檔案電子化，或將檔案材料的電子版存起來，如果只是這樣，既不能保證電子檔案材料的安全性，也無法做到真正的高效利用。

【關鍵詞】電力工程；檔案數字化；高效利用

【Abstract】As an important part of the archives of electric power companies， electric power engineering archives are frequently consulted and widely used in the production and operation of enterprises. Realizing the digitization of electric engineering archives will greatly improve the efficiency of the use of archives， and provide better， faster service for the company's core business such as production， scientific research and management. However， the digitalization of electrical engineering archives is not simply the electronicization of paper files， or the storage of electronic versions of archives. If this is the case， neither the security of electronic archives nor the efficient use of electronic archives can be guaranteed.

【Key words】Electrical Engineering；Archive Digitalization；Efficient Use

電力工程檔案數字化應當是一個系統的工程，其中牽涉許多環節，任何一個環節的疏忽和失敗都將嚴重影響數字化工程的質量和利用效果。一個成功的電力工程數字化項目應當特別注意以下幾個環節：

1. 打造嚴密適用的應用軟件系統平臺

電力工程項目檔案數量龐大且逐年遞增，電網發展越快，檔案產生的數量就會越多，所以僅僅依靠常用的辦公電腦，普通的硬盤設備來保存數據都是不安全的，不能滿足數據量增長需要的。單機版的軟件雖然可以解決檔案人員管理檔案和檔案電子化的一些要求，但距離真正的檔案數字化應用還是有很大的差距。要實現真正的檔案數字化應用，一款嚴謹、安全、適用的網絡軟件系統是必不可少的基礎。這個軟件平臺至少要具備以下幾點：

1.1 數據安全。電力工程檔案數量龐大，牽涉企業商業秘密，所以數據安全是第一個要考慮的問題。必須要有專門的服務器并且一定和互聯網物理隔離，要有數據備份、病毒防范、嚴密的用戶管理、非法用戶登陸防范、數據異常更改警示等安全功能，確保數據始終處于安全狀態。

1.2 網絡暢通。電力企業內部網絡的應用已經非常廣泛和成熟，檔案管理軟件只有完全適用于企業內網，流暢的支持多用戶訪問，實行嚴謹有序的用戶注冊、登陸、注銷、權限管理，才能使檔案數字化發揮應有的作用，實現電力工程檔案數字化的初衷。

1.3 功能適用。檔案管理軟件應當在對企業檔案工作實際進行充分調研的基礎上進行。應當盡力避免軟件的水土不服現象，即軟件上的功能用不上，要用的功能卻沒有，這樣將嚴重影響利用效果。難以替代傳統的檔案工作方式，使檔案數字化成效大打折扣。所以建議軟件系統要有一個比較充分的試用期，如果出現這種現象，要及時調整修編程序，確保軟件應用與實際工作的無縫接軌。

1.4 離線應用。電力工程檔案大多產生于施工現場，這為檔案數據的即時錄入帶來困難。這個問題采用離線客戶端程序來實現數據的導入導出會取得不錯的效果。

2. 新產生檔案的數字化處理

一個嚴密適用的數字化軟件系統平臺正式投入使用后，首當其沖的工作就是新產生檔案的數字化處理，如果形成規范的數字化處理程序，就可以在檔案的產生的初期進行數字化處理，避免了日后拆裝卷的麻煩，簡化工作環節，避免重復勞動，提高工作效率。

2.1 劃定數字化范圍?？梢愿鶕寐?、保管期限、檔案類別、重要程度等劃分一個明確的數字化范圍，避免實際工作中因個人觀點不同，出發點不一樣而導致部分重要資料數字化工作遺漏的情況發生，也可以避免資料電子化中的推諉現象，有利于提高工作成效。

2.2 規范數字化格式?？筛鶕浖到y和安全性，明確規定檔案數字化的格式，這樣可以避免格式錯誤、系統不兼容等帶來的重復工作和其它問題。

2.3 紙質檔案產生與數字化檔案產生同步。設計、施工、監理等工程參建單位最好能配備人力和設備，形成一個規范的工作流程，同步制作紙質檔案的電子版，這樣可以起到對紙質檔案的自檢作用，也可以避免影響紙質檔案的裝訂工作。

2.4 系統移交。檔案移交應在檔案管理軟件平臺中移交。由檔案驗收人員對紙質檔案和數字化檔案進行同步驗收。驗收合格后在紙質移交清冊上簽字。這樣將保證檔案數據的一致性，移交清冊里的數據可直接轉化為檔案管理單位的目錄，可以大大提高工作效率。

3. 歷史檔案的數字化處理

歷史工程檔案數量龐大，規格、材質多樣，牽涉拆裝卷、掃描、修復、校核等多個環節，目前而言，僅依靠電力企業檔案管理人員去完成，將面臨人力、設備和技術的多重困難。若想短期內完成對歷史檔案的數字化，并保證數字化檔案質量，尋找具有保密資質的專業化公司去做是一個不錯的選擇。

3.1 劃定檔案數字化范圍。電力工程檔案內容、材質、規格不一，保管期限不同，進行數字化處理之前，應當對庫存檔案進行仔細的鑒定和查看，可根據經費情況，優先對利用頻繁，保存年代久遠，具有重要價值，保管期限長的檔案進行掃描。

3.2 統計數量，確定進度。歷史檔案數字化不是幾天就能完成的工作，所以進行數字化之前，應當先統計需要數字化的檔案數量（通常統計頁數），然后根據經費情況和企業實際確定一次完成，還是分期完成。接下來可以咨詢專業化公司，制定切合實際的工作進度，合理有序的安排檔案電子化順序。以便減少對檔案借閱利用工作的影響。

3.3 尋找有資質的專業化公司實施。檔案數字化公司的資質和工作質量將直接影響到數字化檔案的質量和數字化進度的快慢。所以這時候不要怕花時間，磨刀不誤砍柴工，應當對檔案電子化市場進行詳盡的了解調研。確保選擇有檔案數字化資質和保密資質、技術成熟、管理規范、設備先進的專業化公司實施。

3.4 重視檔案數字化過程管理。找到專業的檔案數字化公司以后，不是萬事大吉，還要加強過程管理，才能保證檔案數字化質量。

（1）首先要簽訂正式規范的合同，合同中要對數字化質量、格式、校驗、錄入準確性等進行詳細的規定，對出現問題時的處理方式和解決辦法也要明確，確保掃描過程中不出現歪斜、模糊、漏頁、目錄與內容不符等質量問題。

（2）其次要簽訂保密協議，以免實施項目的公司將企業檔案信息泄露，給企業造成損失或不良影響。

（3）最后要加強過程中的校驗工作，因檔案數量龐大，檔案管理人員不可能短期內對所有數字化檔案進行查閱校驗，可采取抽樣校驗的方法，與數字化處理工作同步進行，隨時發現問題，隨時解決問題，確保數字化質量。

4. 數字化檔案的管理工作

當我們花費大量的人力、物力、財力完成檔案數字化工作以后，我們就要回到檔案數字化的初衷上來，檔案數字化的目的就是為了更好，更高效的提供利用，這就要求我們的管理方式要發生改變，不是那種你要什么我給你發個電子版就行的事情，要做好數字化檔案的管理工作，必須做好一下幾方面的管理工作。

4.1 用戶管理。要在數字化平臺中根據具體情況設置用戶身份和操作權限，一半分為管理員（可設全宗管理員或分別設置各門類檔案管理員）、兼職檔案員、普通用戶等，并且要隨著用戶工作崗位的變動而做相應的調整。用戶的分級管理是檔案安全管理的重要組成部分。

4.2 查借閱管理。提供利用是檔案的起始點和落腳點，而借閱是檔案利用的重要形式，數字化檔案的借閱管理應當根據本單位檔案借閱管理制度在數字化平臺中設置相應的審批流程，歸還時間，催還方式，并設置借閱單的打印、查詢、統計等功能，以實現全方位的檔案查借閱數字化管理。

4.3 移交管理。檔案的產生是隨時隨地的，實現檔案的數字化移交是檔案數字化管理的重要組成部分。應當在數字化平臺建設中充分考慮檔案產生部門的數據錄入和導入以及電子檔案的掛接等細節，對電子檔案的審核也要嚴格把關，以保證數字化檔案的質量，提供有效利用。

4.4 統計編研。統計和編研是檔案工作必不可少的組成部分。應當在系統中提供多門類，多種形式的統計功能，以減少檔案管理人員的工作量，更快捷高效的對庫存檔案進行管理，隨時掌握檔案基本情況。使檔案人員可以快速調閱相關檔案資料全文，快捷高效的開展編研工作。

[文章編號]1619-2737（2018）04-20-811