試論如何做好醫院檔案室的安全管理工作

摘 要：作為醫院各項工作的重要基礎，醫院檔案室的安全管理工作始終都都是相關檔案管理的重要工作內容，這不僅要求醫院管理層提高相關重視度，還要不斷加強檔案安全管理工作人員的綜合素質，提高工作人員的責任心。在本次研究中，通過對醫院檔案進行一系列安全管理，其中包括：安裝監控設備、堅決杜絕火源、杜絕非人因素等安全制度，能夠有效提高醫院檔案室的安全，對醫院未來的發展具有重要影響。

關鍵詞：醫院；檔案室；安全管理工作

隨著社會的不斷發展進步，人們的生活水平和生活方式也在不斷變化，尤其是對于醫療衛生的要求也在逐漸提高。而在醫院檔案的管理中，也涉及到患者們的個人檔案資料，如果不能加以有效的安全管理，會導致患者的信息泄露，不利于提高醫院的社會影響力。在管理學中，安全管理是一項較為重要的組成部分，對于醫院來說，檔案是醫院的寶貴資源，也是國家和社會的寶貴資源，所以，加強醫院檔案的安全管理是一項重要的任務[1]。目前我國為了檔案存放通常都會建立檔案室，來專門進行相關檔案的管理，但是一部分醫院對于檔案室的建設和管理還遠遠不夠，因此，針對這個問題，要加強對醫院檔案的安全管理，以下為具體內容。

1 醫院檔案安全管理特點

1.1 多樣性

受到醫院檔案數量的影響，相關的醫院檔案安全管理工作也在逐漸增加，其具有內容多、數量多、類別多等特點，為相關管理人員帶來了巨大的工作壓力。

1.2 現實性

相關的醫院檔案安全管理工作都是要根據醫院的具體實際情況，再進行進一步的管理措施實施，也是相關工作人員的經驗和能力的積累和表現。

1.3 動態性

醫院的檔案安全管理也是要隨著相關檔案資料的更新以及醫院運行的具體措施變化而變化的，所以具有動態性。

1.4 機密性

由于有些醫院的檔案資料是具有絕對的保密性的，所以要求相關管理工作也要做到機密性，來保證檔案資料的安全。

2 醫院檔案安全管理措施

2.1 加強和完善醫院檔案信息化工作

首先，要建立一個具有信息化網絡化的檔案安全管理系統，為提高檔案管理的信息化、標準化打基礎。其中，要將醫院檔案通過互聯網的形式進行分類規則、組卷格式、編纂檔案文獻規則、檔案著錄及標引規則等。在利用好互聯網技術的同時，獲得更好的工作效率，節省工作時間，從而提高醫院的發展水平，樹立更好的醫院形象。

2.2 安裝監控設備

不管是企業還是醫院，現如今我國的各個建筑里面最必不可少要安裝的設備就是監控設備，隨著社會的不斷發展進步，對于監控設備的更新換代也越來越快，我國醫院也在不斷提高監控設備的質量與監控水平。監控設備的安裝，主要是為了提高醫院檔案室的安全性，能夠對醫院檔案室進行全方位無死角的監控，能夠清晰地掌握檔案室內發生的一切，對于一些威脅到檔案資料安全性的行為能夠及時的發現，并且通過一系列措施將危險因素清除，對于保護醫院檔案有著重要的作用。但是在我國的一部分醫院檔案室內，并沒有安裝系統的監控設備，或者相關監控設備功能質量水平不高，這就給醫院檔案室帶來了較大的危險性，安全性得不到保障。因此，必須要加強監控系統的安裝程度，只有安裝系統的監控設備，才能減少不法分子進入檔案室作案的可能性，增加對不法分子的威懾力[2]。另外，在安裝監控設備的時候，要加強對360°監控的控制，不僅僅要保證室內有監控設備，在門外、窗口也要安裝相應的監控，防止不法分子的進入，這樣才能夠真正的保證醫院檔案室的安全。在安裝監控設備的基礎上，醫院檔案時還要配備24小時看守的工作人員，能夠保證24小時監控視頻能有效的整合和調出，保證監控設備的有效運行。

2.3 杜絕非人因素

醫院檔案是內部有著的大量的紙質檔案資料，而這些資料最怕的就是濕度過高，過高的濕度很容易對紙質檔案造成損壞。在南方，梅雨天氣比較多，空氣濕度也比較大，因此醫院檔案是內部的紙質檔案很容易受到該因素的影響發霉變質。這給醫院檔案室的安全管理工作也帶來了較大的困難和挑戰。針對這個問題，醫院檔案室的工作人員要時刻注意室內的濕度變化，并且要準備相關的測試濕度的儀器，如果濕度過高，必須要將庫房的門窗緊閉，并且要有效地使用干燥劑或者除濕機，以此來降低室內濕度。另外，也可以在檔案室內安裝空調，這不僅可以調節室內濕度，還可以調節室內溫度。當干燥劑無法發生作用的時候，可以使用空調來調節室內的溫濕度。其次，檔案室內，一般都會有老鼠來破壞檔案，所以這些小動物也是威脅檔案安全的一個重要因素。因此，在針對這個問題的時候，要在檔案室內撒放老鼠藥、蟑螂藥，或者安裝捕鼠工具，減少檔案室內老鼠啃咬檔案的情況發生。除了老鼠之外，還有一些蟲子也會啃咬紙質檔案，所以針對蟲子，相關工作人員可以通過噴灑殺蟲劑，減少蟲子的數量，保護檔案的安全性。最后，管理人員還要保證室內空氣流通，不能夠一直關門關窗，還要杜絕霉菌污染源的進入。

2.4 堅決杜絕火源

威脅醫院檔案資料的另一個因素就是火源，一旦檔案室起火，那么檔案室內部的紙質資料就會被嚴重損壞且無法彌補。針對此問題，相關的管理人員必須要定期按時給檔案室內的電線、電器等設備進行檢查，一旦發現這些設備出現了損壞和故障，要及時地給予更換和維修。如果要是想從根本上解決問題，也可以減少或者禁止醫院檔案室內使用功率過大的電器，以免火災的發生[3]。火源的另外一個發生的要點就是煙，因此，檔案室內部要堅決杜絕有人吸煙，以防火災發生，如果檔案室內要是有人吸煙的話，相關人員要給予及時的制止，同時，在管理人員自身方面也要做好帶頭規范行為，不在室內吸煙。另外，為了能夠第一時間熄滅火源，醫院檔案室內部必須要配備相關的消防設備，而且要對這些消防設備進行定時檢查，以免消防設備發生老化或者過期情況，影響撲滅火災的幾率。

2.5 建立安全制度

在上述幾點措施實施的基礎之上，相關管理部門要建立一個系統的規范的安全管理制度，來系統的保障醫院檔案室的安全。首先，可以安排相關的人員，組成安全巡視小隊，每日進行輪班制度，按時對檔案室進行安全巡視，可以每日進行兩次。如果在巡視的過程中，發現了任何有威脅到檔案安全的因素，要進行及時處理和上報。其次，要對相關工作人員進行進出人員審查，一旦發現身份不明的人，要嚴肅處理。另外，還要對檔案室的門窗進行嚴格的檢查，在檔案室內沒有人的時候，要將門窗緊閉。最后，在健全安全制度的方面，相關工作人員要提高重視度，為建立健全的安全管理制度提供保障。

3 結束語

綜上所述，醫院能夠實現正常穩定發展，離不開檔案管理工作的正常運行，為了適應時代發展，醫院在各個方面也在進行著改革和創新，這就要求了醫院的檔案安全管理工作也需要進一步的創新發展，只有檔案安全管理這個基礎性問題得到了發展，才能不斷提高醫院的醫療水平[4]。雖然現如今仍有許多醫院在相關檔案管理方面存在著許多問題，但是只要醫院管理者和醫院工作人員共同努力和關注下，不斷深化加強醫院檔案安全管理工作，提高相關工作人員的技術水平，才能推進醫院順利前進發展。

參考文獻

[1]楊瑩.試論如何做好醫院檔案室的安全管理工作[J].辦公室業務，2015（13）：4-4.

[2]陳婧婧，尹遠芳，肖俊杰等.當前醫院檔案管理的困境與對策[J].蘭臺世界，2017（24）：42-44.

[3]于雅娟.大數據對醫院檔案管理發展的影響[J].檔案管理，2016（2）：85-86.

[4]劉蕓.OA系統與醫院檔案管理的鏈接研究[J].檔案管理，2017（2）：61-63.

作者簡介

烏瀾（1988-），女，蒙古族，碩士研究生，山東省眼科醫院。