高校基建檔案歸檔管理對策研究

曹吉

摘 要：基建檔案是高校檔案的重要組成部分，做好基建檔案管理工作能有效提升高校基建管理水平以及綜合管理水平，促進高校穩定健康發展。基于此，本文闡述了高校基建檔案歸檔管理的重要性，提出了高校基建檔案歸檔管理的對策，最后就高校基建檔案資源開發作進一步探討，以期為高校基建檔案管理工作提供借鑒與參考。

關鍵詞：基建檔案；歸檔管理；資源價值

近年來，隨著高等教育規模的不斷擴大，高校基建事業蓬勃發展，隨之形成了大量的基建檔案，這些檔案不僅反映了高校建設發展的軌跡和面貌，同時是高校審計核查、改建擴建、土地維權的重要憑證，對高校發展意義非凡。但是，由于基建檔案產生于項目立項、設計、施工、驗收等各個環節，并且大多要經過主管機關、建設單位、設計單位、施工單位、監理單位等多個部門，有些甚至要流轉數年時間待項目竣工且完成驗收后才能歸檔，給檔案管理使用造成了一點的困難。因此，如何做好基建檔案的歸檔管理與價值開發就成為擺在高校檔案部門面前的重要研究課題。

1 高校基建檔案歸檔管理的重要性

首先，高校基建檔案是學校歷史發展的真實寫照。高校基建檔案直接反映了學校建設、發展的基本情況，如實記載著學校建筑、工程實施全過程以及學校總體布局規劃，我們可以通過了解高校基建檔案來認識高校在不同發展時期的辦學理念、發展規劃以及發展規模等。

其次，高校基建檔案是監督、管理學校建設項目的重要依據，同時也是學校維修、擴建的重要參考。特別是基建檔案中的一些建筑、結構、管線竣工圖等是學校改擴建必不可少的資料，可為高校建設項目后期的穩定運行提供必要保證。準確、完整地收集學校基建檔案，一方面能為高校發展提供寶貴的資源，另一方面還能促使學校建設朝著健康、有序方向發展。

再次，高校基建檔案是學校維權的重要依據。由于動拆遷等各種歷史遺留原因，高校與周邊單位的地界爭議普遍存在，尤其是公共事業用地和高校用地問題比較突出。高校可以通過政府出具的有關劃撥文件、土地證明、道路紅線圖、河道藍線圖等高校基建檔案資料，維護自身應有的權益。

2 高校基建檔案歸檔管理

2.1 基建檔案的特點

基建檔案與高校基建項目密切相關，其不但具有原始性、價值性、信息性等一般檔案的特點，還具有專業性、現實性、成套性、長期性等獨有特點。

成套性是指基建檔案反映了項目建設的全部活動及成果，從項目的立項、可行性研究，到設計、勘查、招標、施工，再到后來的使用維護及改建擴建，每個環節都會產生一系列的檔案文件，不同環節的檔案文件既有其階段性特點，又與整體的基建程序及建設內容相銜接，因此具有成套性的特點。

專業性是指基建檔案都是與工程建設相關的資料，涉及施工、設計、勘探、消防等一系列的專業技術活動，不同的專業具有不同的技術內容和施工工藝，其技術性非常強，并且有自己的一套規范流程可循。

現實性是基建檔案區別于其他檔案的重要特征，一般的檔案文件在歸檔之后，主要是用來查閱考證，而基建檔案在很長一段時間內都會繼續發揮現行效用，只要項目實體依然存在，與之相關的管理、維護、改建等工作都會頻繁用到基建檔案，這就意味著基建檔案會一直處于現行使用過程。

長期性是指基建檔案的形成貫穿了項目建設的整個周期，并且牽扯多個部門及人員，這使得基建檔案的歸檔周期比較長，甚至需要數年時間。在工程項目竣工后使用往往長達數十年或上百年，因此，基建檔案的形成和管理將伴隨著建筑物的存在而持續進行。

2.2 檔案的收集要點

高校基建檔案收集應注意以下要點：

首先，高校基建項目建設過程中會產生大量的文件資料，并非所有資料都有收集價值，應嚴格按照國家和地方上制定的規范性文件的歸檔范圍，將對學校及社會發展具有重要參考價值和長遠憑證作用的資料收集歸檔。

其次，基建項目檔案驗收的總要求是“完整、準確、系統、安全”。收集的文件資料應當具有以上的特點，應當完整反映基建項目建設的全過程。

再次，在基建檔案的收集過程中，不得違背或打亂檔案的自然形成規律，要保證不同檔案文件之間以及檔案與基建項目之間的有機聯系，確保檔案資料與項目準確對應并體現成套性的特點。

2.3 檔案的管理工作

2.3.1 基建檔案的整理

第一，按照建設項目的檔案歸檔范圍，可參考《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《上海市工程建設規范建設項目（工程）竣工檔案編制技術規范》為依據，整理收集項目立項、總體規劃、土地證、許可證等各項文件材料，并按照編號順序收集，從而保證檔案的完整性。第二，按前期階段、設計階段、施工階段、竣工階段等四個時間節點將建設項目的批文、預結算材料、圖紙、驗收報告等文件進行分類整理，不能將不同階段的資料混合。第三，如果是同一項工程，應該按照不同專業分開排列。對于若干單體組成的工程來說，也需要按照單體工程的各個階段進行分類歸檔。第四，分類組卷。按照時間順序對各類管理性文件進行分類組卷，例如，施工文件需要結合形成規律進行組卷，圖紙需要結合專業進行組卷。第五，需要根據項目圖紙、文字以及圖表的多少，合理組成若干案卷。第六，卷內文件排列。若項目內的文件材料不多，可按其形成階段排列卷內文件；若圖紙、文字材料分別組卷，需要將同一結構或反映同一問題的資料排列在一起，也可以按照重要程度和時間進行排列。第七，根據文件分類進行案卷裝訂。第八，為每個檔案材料合理編寫目錄序號，便于檔案查詢。

2.3.2 基建檔案的分類與案卷號

第一，確定檔案類別，并明確檔案代號。第二，確定階段代號，應根據建設項目的立項、設計、施工、竣工四個不同階段來確定。應填寫單位工程代號以及應按順序編排階段內的階段內流水號和項目的總流水號。

3 高校基建檔案歸檔管理對策

3.1 提升檔案意識

高校領導應加強基建檔案管理工作，提高檔案意識，并給予基建檔案管理足夠的經費、人員支持。檔案管理部門也應加強與基建部門之間的聯系，并對負責檔案管理的人員進行系統、專業的知識技能培訓，及時糾正基建檔案管理中的錯誤，進一步增強基建檔案管理的服務意識和管理水平。另外，基建檔案管理人員需要全面提高自身綜合素質，主動收集各種信息、優化卷宗質量，全面提升高校基建檔案管理水平，及時解決檔案收集管理中的問題，使檔案管理工作處于主動地位。

3.2 規范檔案資料

為了更好地促進基建檔案資料的有序管理，必須從及時收集、正確分類整理、不遺漏交接手續等小細節入手，嚴格資料歸檔要求，尤其是加強變更資料管理，確保資料及時準確備份，并注意做好分類。對于任意涂改文件資料、紙張不統、蓋章不全等問題，必須及時要求更換。同時，各種文件的交接必須嚴格履行交接手續，并在交接單上詳細記錄標題、簽收人等各種信息。

3.3 同步管理

根據國家檔案局等各部門的規定，基建項目檔案管理必須與項目建設同步進行。在項目立項申請階段，就需要對文件材料進行整理和積累。在項目竣工階段，則需要加強文件資料的歸檔工作。在整個基建檔案管理過程中，基建部門必須發揮積極主動作用，安排檔案管理工作人員深入建設現場進行技術交底，對檔案管理全過程進行監督檢查，及時發現問題、解決問題。在工程建設的計劃階段、實施階段、總結階段以及驗收階段均要同步開展相關檔案工作，做到工程開展到哪一階段，基建檔案管理工作就跟蹤到哪一階段。手勤和腿勤是同步跟蹤的關鍵，故而，基建檔案管理人員必須克服困難，不怕麻煩，積極主動掌握工程項目情況，及時收集和管理相應的文件資料，確保及時歸檔，切忌將文件資料到處亂放。

3.4 完善管理制度

建立健全完善的管理制度，是開展基建檔案管理的重點。高等院校必須結合自身發展實際情況，制定科學合理的規章制度和相應的崗位職責等，將基建檔案管理納入基建項目的日常管理工作中去，予以集中統一管理，并進行全面的監督檢查，使得每位檔案工作人員的工作有法可依、有章可循。提高檔案管理人員績效優秀分配率，充分調動基建檔案管理人員的工作積極性，使其自覺履行自身責任與義務。另外，高校可以結合學校自身特點，制定相關的規范性文件，明確檔案資料的歸檔方式、收集范圍、編制格式以及完整性等問題，同時明確文件收集編制的標準和要求。

4 高校基建檔案資源開發

4.1 高校基建檔案資源開發要點

一是基建項目竣工資料。這部分資料詳細記錄著基建項目參建方的工作內容、工作重點、施工成果以及驗收結果，對接下來基建工作的開展有重要參考價值。但是這部分資料也往往利用率較高，查找利用率高的另一面就是容易對原件產生損耗，因此尤其需要對這些資料進行信息化的開發，特別是將查詢使用頻率較高的檔案內容進行信息化轉錄，除了方便查找使用，也是使檔案資料能夠更長久發揮價值的一種途徑。

二是基建項目圖紙資料。這部分材料是建設項目日后維護改建時參考價值最大、利用率最高的核心檔案資料。故而，建議在基建檔案資源開發過程中，優先考慮這部分檔案資源的開發，盡快形成圖紙檔案資料的信息化。

4.2 高校基建檔案資源開發對策

首先，確定數字化技術。選擇合理的基建檔案開發方式，對提高檔案資源利用價值、節約檔案資源開發成本具有重要作用。高校基建檔案資源類型復雜、數量眾多，而且，高校的歷史悠久，基建檔案跨越年限較長，每年新增檔案情況不一。因此，要結合高校實際情況，合理確定數字化文件的格式、掃描順序等。另外，很多早期的基建檔案圖紙、文件等已經發生損害，其圖紙型號不一，且缺少備份，站在經濟及專業性等角度考慮，如果學校自行購置高昂的掃描儀，未免成本過高，故而，可以委托專業的圖文機構來負責材料掃描工作，并將其制成光盤并錄入檔案數據庫中。

其次，優化檢索方式。要合理歸檔信息化檔案資料，制定合理的檢索目錄，嚴格檔案利用程序，進而全面發揮檔案信息化的重要價值。在這一過程中，需注意如下幾點：①掃描案卷，需要仔細核對文件目錄與實際文件，保證兩者完全一致，及時修改不準確的目錄，不遺漏檔案內容，為接下來的文件利用提供便利。②建立專門的基建檔案管理數據庫，并完善檢索目錄，與數字文本有效鏈接，以方便檔案檢索，我校已建立校內的“檔案網絡管理系統”，大大方便了檔案資料的查閱。③完善基建檔案管理借閱登記表，詳細記錄檔案借出、歸還人員、時間與方式等，并在檔案資源的開發利用中進行妥善保管，保證不損毀、不丟失。

5 結語

綜上所述，本文以高校基建檔案歸檔管理的重要性為切入點，詳細論述了高校基建檔案歸檔管理對策，并從檔案資源開發要點與開發對策等角度，探究了高校基建檔案資源開發的有效模式，多角度入手，旨在全面提升高校基建檔案整體的管理質量。

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