事業單位人事檔案管理中存在的常態問題分析

摘 要：在現行制度下，事業單位人事檔案管理在宏觀上以及微觀上都具有中國特色，主要體現在管理理念以及管理措施上。人事檔案管理工作在事業單位中處于不可或缺的地位，有關部門在人事考察和選拔人事時，對人事檔案進行相應鑒別、審查是必經程序。而在依法治國、依法行政的大背景下，事業單位人事檔案管理工作也理應進入到依法管理的新時期。現筆者結合多年的人事檔案管理工作經驗，就依法治國的新形勢下，人事檔案管理中存在的常態問題，有針對性地提出幾點建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；常態問題；對策

1 事業單位人事檔案的作用

1.1 事業單位人事檔案是記載和佐證人事信息的憑證

無論一直在事業單位工作還是中途轉入轉出事業單位的人員。他們在學習、工作中都會產生諸如黨團、學歷、履歷、獎懲、考核、工資、思想表現等文件資料，對這些信息資料進行收集歸納，就形成了事業單位工作人員的人事檔案。因此，人事檔案真實、完整的記載了事業單位工作人員的人生軌跡，某種程度上，可以說“見檔如面”。

1.2 事業單位人事檔案是事業單位選人用人的重要依據

人事檔案是事業單位工作人員考錄、調配、晉升、退休（職）等人事變動的重要依據，是做好事業單位干部職工管理工作的基礎性資料。在深化人事制度改革的大趨勢下，事業單位要形成符合崗位特點的管理體制和人員能進能出、優秀人員脫穎而出的用人機制，要大興識才愛才敬才用才之風，要知人善用，加大人才選拔機制改革。人事檔案收存了干部職工自學習、工作以來的全部文件材料，直觀反映了干部職工的成長、思想發展的歷史，成為人事部門了解、考核、培養干部職工的重要依據。

1.3 人事檔案具有法律效用

根據檔案相關法律法規，人事檔案管理工作必須嚴格貫徹執行黨和國家有關檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保檔案的完成和安全，因此，人事檔案資料受法律保護。另外，人事檔案的全面性、現實性、真實性、機密性的特性，決定了人事檔案具有出具證明材料的利用方式，這也是人事檔案部門的功能之一，而出具的證明材料具有法律效力。

2 事業單位人事檔案管理中存在的常態問題

2.1 事業單位人事檔案管理制度落后于人事制度改革

目前，具有指導性的檔案相關法律法規，主要包括《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）、《干部檔案工作條例》、《人事檔案管理辦法》等。隨著我國事業單位人事制度改革的不斷推進，事業單位全面推行聘用制度，選人用人機制既區別于政府機關，也區別于企業員工管理規定，而對應事業單位性質特點的檔案管理制度還沒有正式出臺，尤其在全額撥款事業單位人事檔案管理中，問題更加突出。事業單位崗位主要包括管理崗、專業技術崗和工勤技能崗，受事業單位性質限制，管理崗和專業技術崗工作人員檔案執行《干部檔案工作條例》有關規定，聘用合同的簽訂又限制其人事檔案只能參照不能完全執行；而工勤人員不具備干部身份，其人事檔案管理沒有相應法規文件支持。

2.2 人事檔案造假、篡改等違規現象仍有發生

對一般人來說，事業單位人事檔案不允許放入個人手中，應根據干部人事管理權限，由單位或上級主管部門安排專人負責人事檔案管理，因此，我國事業單位人事檔案的真實性和嚴密性總體是好的，尤其自中央開展八項規定以來，各級單位對人事檔案管理更加重視、更加嚴肅。但也無可置疑的是，人事檔案造假、篡改等違規現象仍有發生，仍有部分人員無視組織紀律，為了升遷、調動及相應工資待遇等目的，而對人事檔案中的黨團、年齡、工齡、學歷及工作經歷等材料進行篡改。分析造成人事檔案造假、篡改的主要原因，一是檔案相對人、檔案管理人員責任意識、法律意識淡薄，串通完成檔案偽造、篡改；二是由于事業單位人事檔案管理制度不夠完善，在事業單位人員退職或者工作調動時，檔案移交存在流通漏洞，導致檔案留存在個人手中，給檔案相對人篡改檔案的可乘之機；三是檔案審核以及檔案鑒定上存在短板，尤其對歷史比較久遠的檔案材料鑒定力度不夠。

2.3 檔案管理方式粗放，信息化程度不高

我國現行的《檔案法》還是1987年9月第六屆全國人民代表大會常務委員會第二十二次會議上通過并實施的，至今已有31年沒有對其進行相應的修訂。隨著上世紀90年代，計算機在機關事業單位的普遍使用，檔案管理也逐步進入了信息化時代，但是由于相關法律的相對滯后，沒有專門針對電子信息檔案的相應規定，人事檔案電子信息存檔格式、內容沒有同一標準，電子信息硬件設備和信息軟件系統也沒有實現大數據同步，不能形成高效、系統的電子檔案管理程序，很大程度上，人事檔案信息化還僅僅停留在原件掃描的層次，沒有實現真正意義上的檔案信息化，仍以紙質檔案為人事檔案管理的主要載體，阻礙了檔案管理人員高效、科學管理檔案的步伐。

2.4 人事檔案存在隱私侵權現象

由于事業單位人事檔案原則上記錄的是工作人員客觀存在人生軌跡，獎懲、履歷資料一目了然，許多資料涉及事業單位工作人員隱私，但往往由于檔案管理人員或者單位相關人員的保密意識淡薄，容易發生干部職工隱私權被侵犯的現象，而我國只在《民法》等領域規定了隱私權，事業單位工作人員隱私權被侵犯時，只能間接援引《民法》的規定進行保護，不能達到有效的保護效果。

3 完善事業單位人事檔案管理的對策

一是，深入調研，進一步完善人事檔案立法。建議立法機關緊跟事業單位人事制度改革的步伐，在深入調研事業單位人事檔案管理中存在問題的同時，充分結合事業單位崗位設置、選人用人機制及人員變動審批等人事管理的實際，及時修訂《檔案法》，盡快出臺事業單位人事檔案管理制度，統一事業單位人事檔案管理標準。二是，強化檔案意識，加大立法打擊力度。強化存檔意識，及時將事業單位工作人員的人事考察行成書面材料，并放入人事檔案。提高事業單位工作人員人事檔案保管的政治意識、責任意識、保密意識，加大對檔案保管人員的監督管理力度和對偽造、篡改檔案人員的懲罰力度，還原檔案的現實性、真實性，減少人事檔案資料流失現象。三是，統一、規范事業單位人事檔案電子信息化管理標準。建議有關部門牽頭開發事業單位人事檔案云數據軟件系統，適當減少對紙質檔案的利用，要運用信息化的手段對檔案信息進行云備份[4]。一方面實現人事檔案形成過程歸檔，減少偽造、篡改人事檔案的現象，另一方面便于人事檔案的查閱和檢索，提高事業單位人事檔案管理效率。四是，進一步明確個人權益與單位人事檔案管理之間的關系。在加大檔案保管人員保密意識的同時，要明確事業單位人事檔案管理權限，明確信息可以公開或必須保密的事項，減少不必要的隱私侵權爭議。

4 結語

事業單位人事檔案直接關系事業單位干部職工的根本利益，其管理工作發展至今，在相關制度以及法律體系的完善上有了全局性進展，在具體落實層面上也取得了良好成績，在推動我國事業單位選人用人機制方面更是成效顯著。但是，隨著社會不斷發展進步以及新鮮事物的出現，原有的人事檔案管理模式會不斷暴露出自身的弊端，也會不斷產生新的問題。我們必須要理性看待這些常態性問題，多方面分析問題產生的原因，除了事業單位人事檔案管理制度本身的漏洞外，還有意識淡薄、責任心不強、捷徑謀私等人為因素。事業單位人事檔案管理工作仍然任重道遠，我們既要充滿信心，也要保持高度警惕，相信在各方共同努力下，人事檔案管理工作會更兼嚴謹、嚴格，并不斷推進事業單位人事制度改革大步向前。

參考文獻

[1]張文嘉.事業單位人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014（05）：92.

[2]呂惠珍.事業單位人事檔案管理的思考[J].辦公室業務，2013（01）：38-39.

[3]郭婷婷.提升事業單位人事檔案管理水平的建議[J].科技與企業，2016（01）：37+39.

[4]王娟.淺論事業單位人事檔案管理及其對策[J].中國外資，2014（02）：247-248.

作者簡介

楊園園（1985-），女，漢族，山東東營人，本科，畢業于青島理工大學；現有職稱：助理工程師；研究方向：人事檔案。