檔案信息化背景下創新管理策略研究

李婷婷

摘 要：信息技術的快速發展給許多行業帶來了新的發展機遇，也極大地改變了檔案工作。本文分析了檔案信息化背景下的創新管理策略。闡述了信息化背景下檔案管理的新特點、檔案信息化背景下的創新管理策略的基礎，以及信息背景下檔案管理的創新。

關鍵詞：信息化；檔案管理；策略

信息技術的飛速發展使我們進入了信息社會。對于檔案管理而言，有必要在檔案信息的背景下，創新自己的管理策略。創新的檔案信息管理戰略的背景下，能夠有效提高檔案信息使用效率，利用檔案信息降低成本，創造巨大的經濟效益和社會效益。因此，有必要對檔案信息化背景下的創新管理策略進行分析。

1 信息背景下檔案管理的新特點

1.1 管理對象主要是數字文件

隨著檔案資源信息化的不斷深入，紙質檔案的數量越來越少，而數字載體檔案逐漸成為檔案的主要形式。這些數字文件存儲在電腦中，肉眼看不到，很容易復制和傳輸。他們需要由電腦和其他設備來管理。

1.2 檔案的使用是網絡化的

傳統檔案利用需要利用者到檔案館進行查閱，檔案不能同時提供給多個用戶，檔案利用率低。檔案信息保存后，以數字信息的形式保存檔案。數字信息快速、容易復制，便于使用。通過計算機網絡技術，人們可以在不離開家的情況下就能查閱所需的檔案信息。檔案利用方式的網絡化提高了檔案利用的效率，更有利于發揮檔案憑證的作用，擴大檔案工作的影響。

1.3 檔案安全為數據安全

傳統檔案管理模式下，管理對象為實體檔案。因此，檔案安全工作主要圍繞檔案實體展開，重點是做到防火、防盜、防潮等“九防”。信息化背景下檔案資源以數字形態存儲，檔案安全主要是通過必要的信息安全防護技術確保檔案數據安全。這既要做到傳統意義上的數字檔案保存載體的實體安全，更要建立必要的檔案信息安全體系，從信息安全管理制度和安全防護技術上，確保檔案數據安全。

2 檔案信息化背景下的創新管理策略的基礎

2.1 檔案信息的背景下信息技術創新管理策略的基礎

第三次科技革命帶來了電子信息技術的快速發展，檔案信息化的發展也必須以計算機以及網絡等信息技術手段為基礎才能夠發展起來。隨著我國經濟的發展，信息技術發展的重要性，不僅計算機和網絡的硬件基礎設施逐漸完善，相應的數字技術，檢索技術、多媒體技術和數據庫技術對檔案信息的背景下創新管理策略奠定了堅實的技術基礎，促進社會訪問和使用檔案。

2.2 檔案信息化背景下創新管理策略的相關政策基礎

政府和有關部門近些年來出臺了諸如《信息化社會建設條例》等一系列的普及和推廣信息化技術手段的政策；特別是在檔案管理方面，已經出臺了一些規章制度，以促進檔案管理的不斷創新和變革，并將信息化技術應用到檔案管理中，實現檔案信息化。一些國家直接在一些檔案的領導下也以榜樣為榜樣，積極推進檔案信息化、持續發展和創新管理戰略，取得了明顯的信息參考效率和管理效率，在創新戰略的背景下檔案信息管理為基礎的好政策奠定了基礎。

2.3 檔案信息化背景下創新管理策略的人才培育基礎

在信息時代背景下，檔案信息化人才培養基地背景下的創新管理策略，檔案管理人才培養體系也逐漸發生變化，在高等院校的學科體系中，對主體的探討已逐漸融入高校的信息資源中，摘要信息資源是檔案管理的重要組成部分，在檔案管理人才培養、網絡技術和知識綜合培訓等方面也逐漸受到重視。可以說，我國培養了大量的專業知識和檔案管理綜合人才的信息素質，在管理戰略的背景下對檔案信息的創新，提供了扎實的人才培養基地。

2.4 檔案信息化背景下創新管理策略的社會環境基礎

信息化已經充斥在我們的生活之中，在線訂購，在線預訂，網上購物，在線娛樂，可以說，我們生活中的衣食住行已經處處離不開信息化。因此，在檔案信息化背景下的創新管理策略已經具有相當廣泛的社會環境基礎，人們越來越意識到信息化帶給我們的好處。因此，在良好的社會環境的基礎上，檔案信息化能夠真正提高檔案資源的共享范圍，實現信息在全社會的有效傳播機制。

3 信息化背景下的檔案管理創新

3.1 加強電子檔案的歸檔

一是提高對歸檔的意識。數字信息正在成為信息存儲的主要方式，檔案部門應順應這一發展趨勢，加強電子資源的收集和歸檔。檔案保管員應爭取單位信息部的支持，積極向各業務部宣傳電子檔案的檔案要求，提高全體員工的電子檔案意識。第二，做好電子文檔的收集整理工作。開發電子文檔歸檔模塊或接口，控制整個電子文檔流程，根據黨政機關電子公文元數據規范要求，元數據信息采集，確保電子公文檔案內容完整。三是積極開展多媒體檔案工作。開發多媒體電子檔案數據的歸檔標準，如照片、音頻、視頻等，積極開展多媒體檔案。

3.2 建立電子檔案數字簽名認證中心

建立區域性的電子檔案數字簽名認證中心，可以從技術上確保電子檔案的真實性。數字簽名是當前確保信息真實性的有效途徑。數字簽名的基本原理是，電子檔案經過摘要算法生產摘要，SHA1算法算出摘要信息的hash值，利用私鑰對hash值進行非對稱加密，簽名完成，把算出來的hash值和使用公鑰解密出來的hash值進行比對，兩者相匹配則驗證簽名成功，不然失敗。簽名認證中心的核心作用是簽發和管理數字證書。

3.3 增加信息化資金投入，加強人才培養

各級黨委、政府檔案管理部門應積極爭取檔案信息支持，將檔案信息編入年度預算和信息范圍內予以支持，以確保檔案信息資金投入。同時，通過積極引進信息化人才和發展信息服務培訓，培養一批信息技術和信息技術的復合檔案管理人才。

參考文獻

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