對事業單位檔案管理規范化的思考

張健

摘 要：事業單位在發展過程中，檔案管理工作人員也應該重視管理的規范化，通過合理運用有效措施，提高事業單位檔案管理規范化，能夠助力事業單位發展，同時也利于事業單位更好地開展各項服務，本文首先分析了事業單位檔案管理過程中存在的不足，隨后闡述了事業單位檔案管理規范化工作策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

事業單位檔案管理需要結合實際，不斷進行改革創新，也要充分分析現階段檔案管理不足，從而才能不斷總結經驗，為日后檔案管理規范化做充足準備，希望本文分析能夠進一步助力事業單位工作人員提高認識，從而進一步提高檔案管理水平，以迎合時代發展需求。

1 事業單位檔案管理存在的問題

檔案管理的規范化主要就是指在符合管理標準的前提下，制定一套科學合理、完善可行的檔案管理理論，其規范化的中心目標就是構建一個完整的管理體系。事業單位中的檔案管理工作主要內容是將單位內相關工作人員的檔案和工作資料進行整合與保存，通過檔案的歸集管理努力提升對于單位工作人員和工作事物的綜合管理水平。當前大多數事業單位在此方面的管理中還存在一定的問題和缺陷，對于檔案的規范化管理還需繼續加強。

首先，很多事業單位中負責檔案歸集整理的人員不能充分意識到該工作的重要意義，工作資料及人事檔案的整合與保管事關事業單位的整體運行，但因此種工作具備特殊的職業屬性，工作人員的工作成果不會在短時間內就體現出來，為單位帶來較為明顯的收益改善，使得檔案管理的工作人員逐漸喪失了工作的積極性。且該工作耗費的人力物力較多，很多單位為了節約這方面的運營成本，直接忽視單位的檔案管理工作。從事檔案管理的員工大多沒有經過系統化的培訓，工作經驗與專業知識都嚴重缺乏，這也是導致檔案管理工作效率低下的直接原因，以上種種阻礙的因素使得檔案的相關管理工作遲遲得不到改善。

2 提升事業單位檔案規范化的具體辦法

2.1 提升對于檔案規范化工作的重視程度

首先，要在單位中宣傳檔案管理工作的重要性，令全體工作人員提高此方面的認識，對于該工作給予充分的重視。各單位的領導層工作人員應起到模范作用，端正自身工作態度，及時響應上級領導的的工作指示，為檔案管理工作的建設奠定基礎。

其次，雖然單位的檔案規范化工作周期較為漫長，不能在短期內展現出可觀的工作效率，給單位的整體收益帶來顯著改善，但是作為事業單位的領導人員，發展眼光不能過于局限，要本著長遠發展的目標，逐漸完善單位的管理結構。單位的管理人員要大量投入經費及人力物力，定期培訓檔案管理員工，更新檔案管理部門的工作硬件和軟件設施，引進信息現代化檔案管理理念。

2.2 完善檔案管理人員的職業道德建設

參與單位內檔案規范化的各項工作的都是檔案管理部門的工作人員，其所具備的檔案歸集能力與工作的態度直接關系著檔案規范工作的成敗。首先，在進行檔案管理工作人員的篩選時，要結合人格品德、個人能力、職業操守及責任感等多方面進行考核，此外，該工作還要求工作人員具備足夠的耐心和較強的邏輯條理性。其次，該部門的工作人員要熟練掌握檔案管理的所有步驟流程，積極參加組織培訓完善自我職業技能。最后，單位檔案管理部門的領導人員要對員工工作給予重視和支持，制定合理的工作獎懲制度，與員工及時溝通工作事宜，營造和諧的工作環境，保證檔案規范化工作順利進行。

2.3 完善檔案管理規范化制度

事業單位想要對員工進行合理化統一管理，必須制定嚴格的規章制度，在單位的檔案規范化工作中也是如此，相關部門必須制定完善的檔案規范化工作管理制度，制度的制定要注重細節，在對于檔案管理設備的使用、檔案紙張的選擇、檔案歸集方法等方面都要有特定的要求，以保證面面俱到，制定出一個足夠權威的指導性規章條例。

制定管理制度條例時務必要注重該工作的管理重點，強調其管理工作中的安全性。因為檔案材料具備可復制的屬性，因此管理人員務必要做好相關保密工作，保證單位的檔案材料不會遭到外泄。此外，工作人員要注意檔案的存放問題，對于存放檔案的濕度溫度環境控制、檔案存放位置、檔案的借閱和歸還等方面都要有嚴格的制度規定。

2.4 檔案管理各環節的規范化

2.4.1 檔案的初始收集

在檔案管理規范化的初始階段，其工作的流程與具體執行情況直接關系到后續工作是否能夠順利實施。在進行檔案資料的收集整理時，要明確檔案的數量以及信息收集的準確性，檔案與其對應的聯系人員不得出現錯位的情況，嚴禁代交代寫檔案的現象，此種情況會對檔案的歸集和審查工作造成負面影響。資料收集整理工作必須交由專業工作人員完成，非工作人員不得進入檔案管理部門。

2.4.2 檔案的再次整理

在完成了檔案歸集的初級階段的工作之后，相關的工作人員要進入檔案室進行檔案的細化整合。在該階段的工作中工作人員要將檔案清晰的劃分為不同的類別，將歸檔數據錄入檔案數據庫，便于后續查找使用。此階段分類整合的工作要求工作人員精力高度集中，一旦造成疏忽則會導致檔案類別錯誤，嚴重破壞檔案信息的準確性。

2.4.3 檔案的合理價值鑒定

事業單位中各類檔案的具體存放時間要根據其檔案的自身價值來設定，因此，檔案的價值鑒定工作是非常重要的。由于事業單位中工作人員數量大，信息繁雜，在對檔案進行劃分時必須要確定其價值的等級，來進行存放時間的排序，這樣才能是檔案的管理工作更具備價值化。

2.4.4 檔案的最終保管階段

在檔案進行整合歸類之后，重要的工作步驟就是將其進行妥善的保管。如若在此階段出現紕漏，則會造成檔案中信息的丟失或損壞，給單位的后續使用帶來不良影響。因此，相關工作人員在進行檔案的保管工作時不能疏忽大意，要相互配合，保證檔案的管理工作一直順利進行。

2.5 建立科學現代化的檔案管理系統

信息智能化逐漸深入到社會的各個企業當中，近年來也逐漸在事業單位中出現并普及。事業單位中的檔案管理部門也應與時俱進，及時更新引進新的檔案管理技術和理念，科技智能化系統不僅能夠節省單位的人力資源成本，還能夠規避人工管理檔案過程中出現的數據錯誤，大幅度提高工作效率。例如，單位可開發一個相關的檔案借閱系統，想要借閱檔案的人員可使用此系統進行檔案的查找和閱讀，通過該系統還可以規避人為登記造成的錯誤。針對檔案的安全管理問題，可在檔案的智能化管理系統中設定密保程序，只有掌握密保的工作人員才能解除相關的秘密檔案。事業單位要定期培訓檔案管理人員，加深其保密意識，令其明確檔案保密的重要性和相關的保密條款。

3 結束語

事業單位檔案管理規范化過程還需要有更多的思考創新和實踐，因為事業單位特殊性的原因，完善制度，提升管理檔案管理規范化尤為重要，也符合事業單位隨時代發展的本身需求。相關工作的開展，需要結合社會發展潮流進行可持續性改革，保證檔案管理各階段工作認真有效地進行，為事業單位的長遠發展帶來深遠的影響。

參考文獻

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