信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的應(yīng)用探究

摘 要：單位檔案工作有兩個核心組成部分，第一部分是對檔案進(jìn)行收集，這部分是檔案工作的起點(diǎn)，是整個檔案工作建設(shè)以及后續(xù)工作開展的基礎(chǔ)。第二部分是對檔案進(jìn)行管理，這部分是檔案工作的核心，其是評價檔案管理工作的重要尺度。信息化時代的加速發(fā)展沖擊著人們的生活、工作和思維方式，也對檔案管理工作造成了很大的影響。信息技術(shù)在檔案收集與管理中的運(yùn)用，對于檔案業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，檔案珍貴信息的挖掘具有重要意義。筆者在理清相關(guān)概念的基礎(chǔ)上，針對當(dāng)前信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域工作的運(yùn)用存在的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的策略，旨在為實(shí)踐工作需求提供些許參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；收集；管理

1 檔案收集及管理信息化的必要性分析

1.1 提升檔案收集效率的必然要求

我國行政機(jī)構(gòu)改革的深入推進(jìn)，行政機(jī)關(guān)在日常工作中產(chǎn)生的信息量不斷增加，如何對這些廣泛的信息進(jìn)行高效收集處理，是檔案收集中亟待解決的問題。而信息化技術(shù)的引進(jìn)加快了對檔案數(shù)據(jù)及信息的分析效率，典型如人事檔案不僅有人事的基本信息，還有一些照片、圖片資料信息，這類數(shù)據(jù)如果通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，無疑會影響工作效率。而通過建立相關(guān)的數(shù)據(jù)處理平臺，再由單位工作人員對各自的信息進(jìn)行分類上傳，最后通過信息技術(shù)的進(jìn)行歸檔收集，則能夠避免繁瑣的手工查卷、整理，節(jié)省大量的人力勞動。

1.2 構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理體系的必要保障

紙質(zhì)檔案管理模式與信息化技術(shù)管理模式最大的區(qū)別在于檔案保存程度的高低。紙質(zhì)檔案管理模式中，檔案在受到火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或者人為因素的影響時，其很難保存下來。而信息化技術(shù)管理模式中，則可以通過將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息上傳到云服務(wù)平臺進(jìn)行保存，即使面臨上述意外情形時，仍然能夠完好的保存下來。同時，如果采取紙質(zhì)檔案管理模式，隨著檔案管理年限的不斷增加，檔案數(shù)量的與日俱增勢必會對檔案管理環(huán)境以及人力提出更高的要求，典型如工作人員對年限較長的檔案進(jìn)行查閱時會造成人力的浪費(fèi)以及工作效率的降低，這些都不利于對檔案的科學(xué)、高效的管理。而信息化技術(shù)管理模式中，檔案被整合成相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，其存放在硬盤和其他儲存器上，在對檔案進(jìn)行查找時可以通過相應(yīng)的查找功能快速的找到其存放位置，有效的解決了傳統(tǒng)管理模式的窘境。

2 信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

2.1 信息技術(shù)在檔案收集過程中面臨的挑戰(zhàn)

信息化時代背景下，檔案數(shù)據(jù)和信息呈現(xiàn)出“井噴式”的增長態(tài)勢，檔案信息形成的數(shù)據(jù)往往是海量且冗長的，在對檔案進(jìn)行信息化采集時，如何從海量的數(shù)據(jù)中快速提取到有保存價值的信息數(shù)據(jù)是檔案收集過程中首待解決的問題。具體到工作實(shí)踐中，最為典型的是儲存設(shè)備面臨的挑戰(zhàn)。首先，每個單位由于財力狀況、實(shí)際狀況不一，其對儲存設(shè)備的購買和更新也存在著差異。存儲設(shè)備的老舊對儲存系統(tǒng)的數(shù)據(jù)承載量的威脅力度大，這就亟待單位尋找更為海量的信息儲存組織和系統(tǒng)。其次，單位往往處于對檔案信息安全保護(hù)的考量，為了防止硬盤的損壞，通常會購置第二塊或者第三塊外接硬盤，這就需要不斷地轉(zhuǎn)移相關(guān)的檔案信息以及定期檢查硬盤的使用程度，這種方式在人力成本和財力成本上都很高。

2.2 信息技術(shù)在檔案管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

信息化水平低是目前實(shí)踐中最為嚴(yán)重的短板，例如雖然有的單位使用了信息技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，但是只局限于檔案目錄的輸入與打印或者檔案內(nèi)容的格式化，信息技術(shù)系統(tǒng)的很多功能并沒有得到有效開發(fā)。出現(xiàn)這一短板最主要的問題還是相應(yīng)的信息化管理、儲存設(shè)備不能與實(shí)際相匹配，有的單位需要管理的檔案數(shù)量非常多，檔案頁碼多則幾百，少則近百，工作人員不僅需要填寫檔案的基本信息，而且需要將這些檔案一一掃描進(jìn)計算機(jī)，這就對儲存設(shè)配的儲存能力和儲存空間提出了更高的要求。因此，要提升信息化水平，歸根到底要解決硬件設(shè)施方面的匱乏。

3 完善信息技術(shù)在檔案收集及管理工作中的策略

3.1 加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

良好的基礎(chǔ)設(shè)施，是工作人員開展檔案收集以及管理工作的前提條件。單位擁有高效科技的基礎(chǔ)設(shè)施，可以加速檔案信息采集速度以及管理效率。因此，單位要加大資金投入力度，建立屬單位檔案信息數(shù)據(jù)庫。主要可以從一下方面入手：1.引進(jìn)配備先進(jìn)的計算機(jī)成套硬件設(shè)施，特別是硬盤設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的高效采集、歸納、整理，提高聲像資料錄入和文字圖片掃描的效率。2.統(tǒng)一開發(fā)一套格式統(tǒng)一、功能齊全的信息系統(tǒng)處理軟件，以滿足單位檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基本要求

3.2 加強(qiáng)隊伍建設(shè)，培育、引進(jìn)高素質(zhì)的復(fù)合型工作人員

檔案信息化建設(shè)水平的高低，不僅取決于其信息技術(shù)水平、硬件設(shè)施水平的高低，更取決于信息技術(shù)運(yùn)用工作人員專業(yè)水平的高低。因此，單位既要重視對原有工作人員的相關(guān)技能培訓(xùn)，也要大量引進(jìn)檔案管理能力強(qiáng)、計算機(jī)應(yīng)用水平高的復(fù)合型人才。[3]例如，單位可以定期派遣相關(guān)工作人員到相關(guān)機(jī)構(gòu)、高校進(jìn)行專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)和理論知識學(xué)習(xí)；單位要鼓勵在職工作人員繼續(xù)攻讀碩士、博士學(xué)位，對于取得相應(yīng)學(xué)位的工作人員給予相應(yīng)的獎勵，以滿足檔案收集與管理數(shù)字化、信息化的需求。

4 結(jié)語

信息技術(shù)與檔案收集、管理的融合，對于改變我國單位檔案收集、管理工作中模式落后、水平落后、方式老舊、效率低下的現(xiàn)狀有著積極的推動作用。對于這一領(lǐng)域的研究，目前我國理論界取得的成果少，域外值得借鑒的資料也不多。限于筆者的理論功底和實(shí)踐能力以及實(shí)踐中紛繁復(fù)雜的狀況，筆者還不能夠設(shè)計一套可操作性強(qiáng)的管理模式，因此本文也只是初步的對這一領(lǐng)域進(jìn)行探索應(yīng)用，以期對我國檔案收集與管理有所助益。

參考文獻(xiàn)

[1]姜云翔.信息時代計算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用淺談[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016（13）

[2] 肖詩浩.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷，2011（12）：137.

[3]陸瑩潔.數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用必要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）

作者簡介

南燚（1978-），河南濮陽，鄭州大學(xué)（大專），法學(xué)，本科。畢業(yè)學(xué)校：中共中央黨校。專業(yè)：法律。檔案管理館員（中級）；研究方向：人力資源與檔案管理。