文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義

摘 要：文書檔案是事業單位記錄行政事務的重要文件，也是單位整體發展軌跡體現的重要形式，為其下一步發展提供依據。本文根據以往工作經驗，總結了文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義，并從事業單位對文書檔案工作不夠重視、文書檔案管理的科學化水平較低、數字檔案資源建設、提升工作人員的管理素質四方面，論述了事業單位文書檔案管理中存在的問題及解決對策。

關鍵詞：文書檔案；事業單位；效能化發展

文書檔案主要是在事業單位行政管理活動之中產生，以文書形式為主對檔案信息進行保存，這其中還包括命令、指示、報告等內容。在文書檔案管理過程中，需要按照相關規定和科學管理要求對其內容進行有效劃分，最終實現文書檔案的系統化和條理化。所以說，文書檔案管理工作在事業單位發展過程中具有重要作用，并為其績效和效益提升創造有利條件。

1 文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義

1.1 文書檔案管理是構建檔案管理流程的關鍵

整體來看，文書檔案管理在所有檔案管理之中占據重要地位，再加上檔案管理流程的健全，為文書檔案的完整性提供了充分保障。另外，文書檔案管理系統的規范，可以確保各種檔案的有效分類和編排，并通過該過程對文書方案內容進行理解，在確保各類檔案質量的同時，將各種問題情況突顯出來，為后續檔案收集、整理工作的開展奠定基礎條件。總的來說，事業單位檔案管理工作以文書檔案管理為基礎，利用相關程序對單位中的各種文件進行辨別，最終對文書檔案的存儲價值進行判斷。

1.2 對檔案信息資源進行有效開發

在文書檔案管理工作開展過程中，主要是為了讓文書檔案中的內容得到充分利用。另外，文書檔案具有較強的分散性，為了實現系統化管理，相關工作人員需要做好分類和編目工作，為后續查找工作的開展提供有利條件，并將文書檔案的作用全面突顯出來。因此，各個事業單位應提升對文書檔案整理工作的重視程度，只有規范化的文書檔案管理形式，才能將事業單位的發展網絡整合在一起，為后續查閱工作提供便利條件。為了進一步將信息庫的使用效率提升，事業單位檔案管理工作顯得極為重要。如果在文書檔案整體過程中過于分散，將會為檔案質量帶來巨大影響。因此，為了實現文件內容的順序化發展，將文檔內容明確，相關事業單位可以對信息庫進行全面構建，并做好信息分類工作，避免后續信息資源開發工作受到嚴重影響。

1.3 有利于事業單位檔案管理工作的持續發展

在文書檔案整理時，可以對其他檔案的收集工作進行監督。因此，文書檔案的整理工作在工作質量提升上具有重要意義。各個事業單位可以通過對文書檔案的有效整理，利用編目將不同文書檔案價值展示出來，并做到分類保存，與此同時，建立起檔案檢索體系，避免其他檔案管理工作出現嚴重問題。除此之外，在文書檔案整理工作的作用下，檔案收集工作的效率也得到了全面提升。在經過系統化的編排和操作之后，文檔的保存價值便會得到全面突顯，相關管理人員可以根據價值的不同，建立起完善的文檔檢索系統。站在事業單位效能發展角度來說，文書檔案整理很容易對事業單位未來發展產生巨大影響。因此，各個事業單位的領導自身硬提高對文書檔案整理工作的重視程度，將其整體效果全面激發出來，在確保各項工作流程完善的同時，為事業單位的可持續發展奠定有效基礎[1]。

2 事業單位文書檔案管理中存在的問題及解決對策

2.1 事業單位文書檔案管理中存在的問題

2.1.1 事業單位對文書檔案工作不夠重視

從事業單位實際發展情況來看，對文書檔案整體工作的不重視情況十分普遍，更沒有將文書檔案管理的重要性突顯出來，導致相關管理工作無法得到有效開展，各類文檔價值無法得到有效突顯。文書檔案是事業單位中信息資源庫的主要類型，如果相關工作人員將信息收集工作忽略，將會對事業單位整體發展帶來嚴重影響。總的來說，文書檔案收集和整理工作主要以檔案管理工作為基礎，如果該項工作受到影響，會對整個管理流程產生影響，更無法形成一個健全的管理體系和制度，最終引發文書檔案缺失現象的出現。

2.1.2 文書檔案管理的科學化水平較低

由于信息化技術的飛速發展，事業單位中的文書檔案整理工作也需要將現代化和科學化體現出來，尤其是在電子文檔及文件出現之后，可以在一定程度上對原有的文書檔案管理體系進行改善。截止到目前，文書檔案的整理已經無法與事業單位整體的效能發展相適應，這從以下兩方面之中體現的尤為明顯：首先，事業單位從文件的起草到印發均可以利用計算機來實現，但這種工作形式無法將文檔的發展軌跡有效顯示出來。其次，相比于紙質文檔，電子文檔更具優勢，而且不易被損壞，但在安全性維護上，電子文檔依然存在很多不足之處。因此。在電子文檔管理過程中，為了實現事業單位效能化發展，需要對相關管理理念進行深入創新，只有這樣，才能做到紙質檔案的全面替代，并為事業單位未來發展奠定良好基礎。

2.2 事業單位文書檔案管理中存在問題的解決對策

2.2.1 數字檔案資源建設

在數字檔案資源建設過程中，屬于信息化建設過程中的核心內容。整體來看，數字化檔案資源主要來源于三個方面，首先是將傳統文書檔案轉化成數字檔案，其次是將傳統中的電子文檔形式和文件文檔形式轉變成數字化文檔。最后，事業單位相關工作人員需要做好數字信息資源的采集工作，為后續文書檔案的整理工作奠定基礎。另外，為了給數字檔案資源建設提供有利條件，事業單位還應該做好文書檔案管理軟件的有效開發，將計算機等現代科技應用到實際檔案管理工作之中，最終實現管理效果的全面提升。從這里也可以看出，文書檔案管理工作不能脫離硬件技術的有效支持，這其中還包括一些服務器、存儲設備等的應用。

2.2.2 提升工作人員的管理素質

一般來說，事業單位的檔案管理人才錄用具備很高標準和要求，在此過程中，相關工作人員的個人素質顯得尤為重要，為了維護各項工作的正常開展，人們需要對管理機制進行有效健全。與此同時，事業單位還可以采取有效制度對工作人員的工作自信心進行提升，以創新工作精神的培養為主，鼓勵工作人員投入到文書檔案整體工作之中，最終實現事業單位發展效能的全面提升。另外，在獲得更多專業的檔案管理人才之后，相關部門還要定期開展技能、技術培訓工作，在提升工作人員檔案管理水平的同時，對你相關管理規則和內容進行全面了解，最終實現文書檔案管理工作的有效開展。無論科技如何發展，各項工作的開展主體依然以人為主。因此，除了上述措施之外，事業單位還要將以人為本的發展理念突顯出來，并融入到各項工作之中[2]。

3 總結

綜上所述，文書檔案整體工作本身具有十分重要的價值，其工作的穩定開展對事業單位的發展具有重要意義。另外，檔案整理工作涉及到很多細節問題，如何將這些價值整理在一起，是各個單位和工作人員重要的工作職責。在檔案管理體系構建上，文書檔案具有重要意義，可實現檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]龔盛儒.從檔案利用角度探討人大工作軌跡——對人大史料展示室史料征集利用工作的啟發[J].人大研究，2018（05）：31-35.

[2]張強.檔案管理先期介入：規范農村承包地確權登記頒證工作之需要[J].檔案與建設，2018（01）：89-92.

作者簡介

余志勇（1978—）廣東臺山人，職稱：檔案專業館員，研究方向：檔案管理