基層事業(yè)單位檔案的管理及利用

張杰

摘 要：基層事業(yè)單位的工作承上啟下、千頭萬緒，每天都會產(chǎn)生大量的檔案資料，這些資料真實反映了單位的運行和發(fā)展狀態(tài)，對單位未來發(fā)展具有重要的參考和利用價值。基于此，本文就基層事業(yè)單位如何加強檔案管理利用展開分析和探討，以期為一線工作提供理論指導。

關鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；檔案利用

多年來，我國事業(yè)單位的檔案管理工作都具有一定的粗放性、隨意性，特別是在基層事業(yè)單位，檔案工作頻繁出現(xiàn)紕漏，檔案管理利用極為低效。在基層事業(yè)單位轉型發(fā)展的今天，積極研究單位檔案管理利用的有效對策，具有重要指導意義。

1 基層事業(yè)單位檔案的管理及利用存在的問題

1.1 檔案管理意識不足

現(xiàn)階段，基層事業(yè)單位的檔案管理工作普遍不受重視，很多單位領導錯誤地認為檔案管理就是文件看護工作，只要檔案文件不丟失、不泄露即可，也有一些檔案管理人員將檔案管理視作一項抄錄保管的事務性工作，未充分認識到檔案管理對單位發(fā)展的重要意義，也忽略了檔案所具有的間接經(jīng)濟效益。

1.2 檔案管理制度不健全

現(xiàn)階段，很多基層事業(yè)單位的檔案管理人員都沒有明確的職責分工，其工作無章可循，要么一人兼職多項工作，無法專心從事檔案管理工作，要么一個檔案部門中掛靠了多個閑職人員，造成人員結構臃腫，管理效能低下。有的基層事業(yè)單位不注重對檔案工作人員的考評管理，沒有建立科學完善的考核獎懲機制，導致檔案管理人員缺乏責任意識與危機意識，工作浮于表面，未能發(fā)揮檔案管理服務單位發(fā)展的應有作用。

1.3 缺乏專業(yè)化檔案管理人員

檔案管理具有流動性的特點，因此對檔案管理人員的專業(yè)知識及綜合素質(zhì)有一定的要求，但檔案管理又是一項非常枯燥的工作，沒有一定的恒心和耐力很難數(shù)年如一日地干好這項工作。與此同時，由于檔案工作不受重視，檔案管理人員的薪酬待遇普遍偏低，以基層事業(yè)單位的環(huán)境和條件很難吸引和留住專業(yè)的檔案管理人才，導致檔案管理崗位的人員流失現(xiàn)象特別嚴重。現(xiàn)有的檔案管理人員大多沒有接受過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理培訓，其檔案管理理念滯后，檔案管理技能缺乏，只能進行一些最基本的檔案管理操作，既不能保證檔案管理的安全性、全面性、及時性，也不能進行深層次的檔案資源開發(fā)利用等活動，嚴重制約了單位檔案管理工作的發(fā)展。

1.4 檔案管理手段落后

現(xiàn)階段，很多基層事業(yè)單位還在采用以往機械式、手工式的檔案管理方法，比如在檔案查閱方面尚未完全實現(xiàn)電子化和數(shù)字化，導致檔案工作效率低下、質(zhì)量不高，而且檔案管理人員自身也容易感到枯燥乏味，進而產(chǎn)生懈怠情緒。在信息技術日新月異發(fā)展的今天，如果基層事業(yè)單位不盡快引進現(xiàn)代化的檔案管理設備，更新檔案管理理念及技術，勢必難以滿足信息時代的檔案管理需求。

1.5 檔案利用率不足

檔案是對過去工作的真實記錄和總結，對單位未來的工作和發(fā)展具有重要的參考價值，但由于基層事業(yè)單位對檔案價值的認識不清，往往忽視了檔案資源的開發(fā)利用工作，只知道單純地進行檔案收集與保管。目前檔案利用的主要形式就是資料查閱或借閱，且這種查閱借閱活動僅對單位內(nèi)部開放，對于社會公眾則設置了比較高的門檻，導致檔案信息得不到有效共享，檔案資源產(chǎn)生了極大浪費。

2 基層事業(yè)單位檔案的管理及利用的有效對策

2.1 更新檔案管理意識

理念是行動的先導，針對當前基層事業(yè)單位檔案管理存在的問題，關鍵是更新檔案管理理念，提高單位全員的檔案管理意識。首先，單位領導要提高對檔案管理的重視程度，加大對檔案管理的監(jiān)督檢查力度，積極為檔案管理各項工作的開展提供有力支持，營造檔案管理的良好氛圍與環(huán)境。其次，檔案管理人員自身也要端正態(tài)度，增強責任意識，將檔案管理工作作為一項社會事業(yè)來予以認真對待和落實，切實發(fā)揮檔案管理對單位發(fā)展的服務支撐作用。此外，單位其他成員也要提高思想認識，積極配合檔案管理人員的工作，為檔案的搜集、整理、開發(fā)提供必要幫助和支持。

2.2 建立健全檔案管理制度

基層事業(yè)單位要盡快建立健全檔案管理制度，使檔案管理工作的開展有據(jù)可依、有章可循。首先，要對檔案管理工作任務進行合理分工，明確檔案管理人員的具體職責，確保各級檔案管理人員各司其職，防止出現(xiàn)工作交叉，同時要優(yōu)化檔案管理部門的人員配置，堅持“不養(yǎng)閑人、不設閑差”的崗位設置原則，提高檔案管理系統(tǒng)的運作效率。其次，要制定嚴格的考核獎懲機制，定期對檔案管理人員進行績效考核，并將考核結果作為一項重要指標納入單位的薪酬管理體系之中，與檔案管理人員的薪酬福利相掛鉤。對于表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員要給予相應的精神及物質(zhì)嘉獎，對于工作玩忽職守、效率低下的工作人員給予批評教育和經(jīng)濟懲戒，從而充分發(fā)揮績效考核的激勵作用，保證單位檔案管理工作的高效有序運轉。

2.3 加強檔案管理人員培訓

作為檔案管理工作的組織者和實施者，檔案管理人員的業(yè)務能力及專業(yè)水平直接決定著檔案管理的最終效率和質(zhì)量，因此，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)勢在必行。單位應定期組織檔案管理人員參加各種學習教育活動，通過系統(tǒng)培訓豐富檔案管理人員的知識結構，提高檔案工作能力。有條件的單位可以組織檔案管理人員去其他先進單位進行參觀學習，幫助檔案管理人員掌握最新的檔案管理理論及技巧，熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理設備的操作使用方法，不斷拓寬檔案管理人員的眼界，增強其工作本領，使之不僅能高效完成基本的檔案管理活動，而且能夠勝任檔案資源開發(fā)、檔案社會化服務等更高層次的工作。

2.4 加大檔案信息化建設投入

信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，基層事業(yè)單位應當加大檔案信息化的建設和投入力度，以計算機技術、網(wǎng)絡技術為依托，引進檔案信息共享、傳遞、存儲、利用一體化的管理模式，同時根據(jù)單位內(nèi)外部對檔案信息的使用需求，分類建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并定期加強維護、管理與更新。對于單位業(yè)務開展中產(chǎn)生的大量文件資料，第一時間進行數(shù)字化處理，錄入檔案數(shù)據(jù)中并建立相應的文件目錄，以便有文件使用需求時能夠通過關鍵詞檢索的方式實現(xiàn)快速查找和定位。

2.5 挖掘檔案利用價值

首先，要以檔案信息化建設為契機，積極利用數(shù)字化處理技術和手段，在檔案編制過程中完成原始資料的深層次開發(fā)，深入挖掘單位檔案中的科研價值、管理價值、教學價值等，并選擇合理的編研目錄，為科研機構、政策研究機構、教育機構等提供便捷豐富的檔案信息利用渠道。其次，檔案管理人員摒棄以往被動等待的服務方式，積極與業(yè)務人員進行溝通，主動為其提供信息資源查詢服務、分發(fā)目錄服務等檔案支持服務，充分發(fā)揮檔案服務事業(yè)單位發(fā)展的重要功能。

3 結語

綜上所述，本文以基層事業(yè)單位檔案管理利用存在的問題為切入點，從更新檔案管理意識、健全檔案管理制度、提升檔案人員素質(zhì)、推進檔案信息化建設、挖掘檔案利用價值幾個方面提出了基層事業(yè)單位檔案管理利用的有效對策，多角度入手，旨在提高基層事業(yè)單位檔案管理水平，為基層事業(yè)單位健康穩(wěn)健發(fā)展打下良好基礎。

參考文獻

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