核電文件管理元數據標準及其應用實踐

摘 要：以核電文件管理元數據標準《核電電子文件元數據》在中國廣核集團的應用為例，分析了文件管理元數據標準在應用中存在的問題，提出建立適用于本單位的應用框架和方案的解決思路。

關鍵詞：文件管理元數據；核電文件管理；元數據應用框架；元數據方案；

1 前言

元數據在文檔管理中占有重要的地位，尤其在電子文件和電子檔案領域，元數據是解決文檔管理問題的不可或缺的關鍵之一。元數據精確描述了電子文件和電子檔案的內容、屬性、特征、背景和結構等信息，比較全面地反映描述對象的全貌，便于電子文件和電子檔案的檢索、定位、存取、利用、智能管理與控制，以及信息的交互和共享等。元數據應用于電子文件和電子檔案的管理，能夠較好地解決電子文件的真實性、完整性和長期可用性，能改善和規范文檔管理模式和方法，降低文檔管理的風險，提升文檔管理和文檔開發利用的效率，是實現電子文件檔案憑證價值和參考價值的重要工具[1]。在數字時代，元數據成為電子文件管理系統、數字檔案館系統等文檔信息管理系統的命脈。

2 核電文件管理元數據標準的出臺

在堅持安全第一、質量第一，一切活動必須按照程序文件辦事的核電站，元數據在核電文檔管理中的地位和作用更加凸顯。受核電行業特殊性的影響，核電文檔管理具有文檔內容的復雜性、文檔類型和載體的廣泛性、文檔信息需求響應的及時性、文檔信息利用的深入性、文檔生命周期的長期性、文檔利用的準確性等特點，因而對元數據提出了更高的要求。

核電行業非常重視文檔管理元數據，為了滿足核電企業在文檔管理元數據的迫切需求，2008年，在國內還沒有出臺文檔領域元數據標準規范的情況下，國內兩大核電行業巨頭中國核工業集團和中國廣核集團（以下簡稱“中廣核”）聯合編制發布了我國核行業標準《核電電子文件元數據》（EJ/T 1224-2008）。該標準的編制參照依據包括都柏林核心（Dublin Core）元數據元素集V1.1等元數據理論知識，ISO 15489-1：2001《信息和文檔 文件管理 第1部分：一般要求》和GB/T 18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》等標準規范，以及國內有關電子文件元數據研究的相關資料，我國主要核電廠文檔信息管理系統中在用的元數據項等。該標準規定了核電電子文件元數據的結構、定義和編碼體系，適用于核電業主和（或）營運單位、核電項目總包商（工程公司）以及專業分包商等單位[2]；描述了核電相關電子文件從形成、處理、歸檔、保存、管理到處置和利用全過程的元數據需求；包含的元數據對象主要是文件管理過程類元數據和文件自身屬性類元數據，核電站標識、相關設備等部分與核電站相關的元數據，有少量檔案相關屬性元數據。

該標準覆蓋了電子文件全過程管理需要的元數據，兼顧檔案管理相關元數據，體現了核電行業特色，并具有一定的前瞻性和靈活性，能夠較好地應用到核電文檔管理中，滿足核電企業對電子文件管理元數據的需求。

3 核電文件管理元數據標準的發展

3.1 文檔管理元數據國家和行業標準的陸續發布

文檔元數據是在文檔業務開展中持續形成和不斷積累的，文檔元數據標準也在持續發展之中。隨著對元數據研究的深入，國內關于文檔管理的元數據標準越來越多，標準的內容和形式也不斷與國際標準接軌。在《核電電子文件元數據》之后，我國在文檔管理領域陸續發布了多個元數據標準，包括《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46-2009）、《信息與文獻 文件元數據 第一部分：原則》（GB/T 26163.1-2010）、《建設電子檔案元數據標準》（CJJ/T 187-2012）、《照片類電子檔案元數據方案》（DA/T 54-2014）等，國家檔案局承擔的國家標準《通用電子文件元數據規范》研究項目正在推進過程中，石油等行業的電子文件元數據標準正在醞釀出臺。我國的文件和檔案元數據標準體系正在逐步建立和完善，為元數據應用的提供了標準依據[3]。

3.2 文檔管理元數據框架的標準化

在《核電電子文件元數據》之后的文件管理元數據標準的元素框架結構基本遵循了ISO 23081-1關于元數據類型、構成及其相互關系的描述。等同采用ISO 23081-1的國家標準《信息與文獻 文件管理過程 文件元數據 第1部分：原則》（GB/T 26163.1-2010），明確了文件元數據應當遵循的元數據框架以及元數據的基本原則和概念、元數據元素定義框架、元數據使用的原理、元數據的主要實體分類、元數據實體的級次等，對檔案行業具有普遍指導意義。其元素集定義、元素的編碼方案應具備一定的通用性。

3.3 《核電電子文件元數據》標準的修訂

2008年發布的《核電電子文件元數據》采用了電子文件全生命周期的業務流程順序結構，按照文檔的特征、屬性和內容來組織和排列元數據，與ISO 23081-1按五大實體分類和組織元數據的結構有較大差異。另外，經過幾年的應用實踐，也積累了一些元數據需要增補到元數據標準中。對標準的修訂勢在必行。

2014年，中國核工業集團聯合中廣核對《核電電子文件元數據》標準進行了修訂，參考ISO 23081中的有關要求，對元數據從概念層次上進行分類，在定義方法上增加元素類型、數據類型、信息來源等內容，部分定義方法名稱做適當修改，與國家標準、行業標準保持一致；在元數據項方面，結合標準的應用情況，增補核電特色的文檔元數據，以滿足核電電子文件管理的要求；增加元數據擴展應用、元數據管理以及元數據元素匯總表等。修訂后的標準已在2017年發布，標準號變更為NB/T 20418-2017。

4 核電文件管理元數據標準在中廣核的應用實踐

貫徹實施文件管理元數據標準，需要將標準的要求應用到文檔管理工作和文檔管理信息系統建設與運營中，在文檔管理信息系統中捕獲、管理和利用元數據，這是關系到系統建設質量乃至文檔管理水平高低的關鍵之一。

4.1 應用實踐中的問題

作為《核電電子文件元數據》標準的主要編制單位之一，中廣核在標準發布之后就積極將標準應用到集團內的文檔信息管理系統中。在實施應用中，遇到了標準無法完全滿足文檔管理需求的問題。

（1）由于核電文檔管理的資源類型比較復雜，載體種類繁多，以電子文件為主的元數據標準無法涵蓋各種類型載體文檔的元數據需求。

（2）作為核電行業的元數據標準，該標準中與核電相關的元數據只涉及到了核電站標識和相關設備等少量的元素和子元素，并未涉及到核電工程建設、調試接產、生產運營、維修、改造等各個環節，無法滿足文檔涉及的核電業務相關元數據的需求。

（3）一些已經在文檔信息管理系統中使用或積累待補充的元數據沒有包含在標準中。

（4）部分在用的元數據與標準中表述和要求不一致。

4.2 解決方案

針對電子文件元數據標準在應用實踐中遇到的上述問題，中廣核經過仔細分析和研究，采取了以下解決措施。

4.2.1 構建中廣核的元數據標準應用框架

以《核電電子文件元數據》標準為基礎，廣泛結合了其他文檔相關元數據標準規范，構建適用于中廣核的文檔管理元數據應用框架。由于當時國內正式發布實施的文件檔案類元數據標準很少，除了《檔案目錄通用數據元規范》、《中國檔案機讀目錄格式》等早期的檔案標準規范，中廣核收集整理了《文書類電子文件元數據方案》（草案）、深圳市檔案館編制的《電子文件元數據標準》（征求意見稿）、《青島市電子檔案管理技術標準》等一些尚未正式發布但已經編制成型的電子文件和檔案元數據標準規范，構建了自己的文檔元數據標準應用框架（見圖1）。

4.2.2 編制中廣核的文檔元數據方案

在此元數據標準應用框架內，根據中廣核的文檔管理特點和業務需求，仔細分析了核電文檔管理從文件生成、流轉、收集、整理到歸檔、保存、利用、處置的全生命周期中數據信息及對元數據的要求，結合核電工程建設和生產運營活動的具體情況，同時考慮了紙質、電子、縮微膠片、照片、巖芯等不同類型文檔管理的需要，從標準應用框架的元數據標準規范中選取、修訂所需要的元數據，按照《核電電子文件元數據》標準的編制體例、結構和方法編制了中廣核的文檔元數據方案。

中廣核的文檔管理元數據方案承接了《核電電子文件元數據》的元數據層次結構、元數據定義方法和描述方法以及元數據元素的定義及描述，并在此基礎上進行拓展元數據元素和子元素，增加了音視頻屬性、射線膠片、照片檔案、縮微品、巖芯檔案等特殊載體形態檔案的元數據以及諸如系統、廠房、區域、設備、機構等核電業務相關的元數據。相比標準，元素和子元素數量從31個元素、148個子元素，增加到41個元素、281個子元素，基本滿足了中廣核核電文檔管理工作對元數據的需求。

4.2.3 在中廣核內部發布實施元數據方案

將該元數據方案作為企業標準在全集團內發布實施，要求應用在集團的文檔信息管理系統和日常文檔管理業務工作中，并對執行情況進行監督檢查，讓標準的應用能夠落地。

4.3 元數據應用框架和方案的持續更新

隨著新的文檔元數據國家和行業標準的不斷發布和更新，中廣核對已經發布的文檔元數據標準應用框架和元數據方案也進行持續的修訂更新，以保證其符合新的管理和技術要求。尤其是在應用框架的基礎標準《核電電子文件元數據》標準在2017年修訂發布之后，中廣核對其應用框架和元數據方案進行了較大的修訂，引入了新的元數據標準和元數據對象，包括GB/T 26163.1-2010《信息與文獻 文件管理過程 文件元數據 第1部分：原則》、DA/T 46-2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T 54-2014《照片類電子檔案元數據方案》等文檔元數據標準，子元素從281個增加至340個。

5 文件管理元數據標準應用思路

中廣核在文件管理元數據標準的應用實踐，為解決文件管理元數據標準的應用問題提供了一條思路，包括選擇標準、建立應用框架、編制元數據方案和持續更新等幾個方面。

5.1 選擇適用的元數據標準

元數據管理貫穿了電子文件從形成、運行、歸檔、保管、利用、銷毀等電子文件全生命周期，在文檔管理信息系統的設計、開發、運行和維護的各個階段都要貫徹落實元數據標準的要求，因此選擇合適的文檔元數據標準是文檔元數據管理的重中之重。

5.2 建立個性化的應用框架

在文檔管理元數據標準的應用實踐中，無論選取哪一個標準，都不能完全滿足管理的需要。這是由文檔管理工作的復雜性決定的，不同的管理對象、管理階段、行業和用戶，對元數據都有著個性化的需求。張正強教授認為，“要真正發揮電子文件管理元數據的作用，并不是簡單地靠一、兩個標準就行的，而是必須建立起電子文件管理元數據的標準體系，只有這樣才能發揮電子文件管理元數據在電子文件管理中的系統效應[4]?！睒藴鼠w系就是由多個標準組成的標準集合，標準體系內各項標準之間具有內在的有機聯系。如按管理對象劃分，就存在綜合類、文書類、科技類和專門類等文檔元數據標準。因此，在單一標準適用性不夠的情況下，就應當從標準系統整體考慮標準的應用問題，建立適用于本單位的個性化的應用框架。通過仔細分析本單位的文檔管理對象、管理方式和流程、行業特點、管理要求等，在現有的國際、國家或行業標準范圍內，選擇一個或多個元數據標準，通常應選擇行業內通用的元數據標準，組成適用于本單位的應用框架。

5.3 編制個性化的元數據方案

在應用框架的基礎上編制個性化的元數據方案。元數據方案應以應用框架內主要標準的元素為主，可以對個別元素進行修訂或增刪，可以從其他元數據標準中選取并修訂，也可以增加本單位特有的元素，以滿足在特定應用環境下的功能需求。

5.4 應用框架和方案的持續更新

元數據標準的應用是持續發展的，應建立標準更新發布跟蹤和元數據對象需求反饋機制，及時更新元數據標準應用框架和元數據方案。在更新元數據方案時要注意保持方案的延續性，對方案的編制體例、結構和方法不宜做大的調整，避免對文檔管理工作和文檔信息管理系統管理帶來過多的影響。

參考文獻

[1]劉家真.電子文件管理理論與實踐[M].北京：科學出版社，2003.

[2]EJ/T 1224-2008，核電電子文件元數據[S].

[3]劉越男，梁凱，顧偉.電子文件管理系統實施過程中元數據方案的設計[J].檔案學研究，2012（2）.

[4]張正強.論電子文件管理元數據標準體系的構建[J].浙江檔案，2011（11）.

作者簡介

游海，中廣核核電運營有限公司館員，圖書館學學士，研究方向為數字圖書館、電子文件管理。