淺談新時代下檔案管理工作的方法

楊柳

[摘 要] 檔案記錄了社會活動的發展，記錄著單位發展演變的進程，是歷史留給未來的無價資源。本文先闡述了全面認識到檔案管理工作的的重要意義，再分析了目前檔案管理工作中存在的問題，再以問題為向導，深入分析檔案管理要適應新時代發展的需要，要從幾方面入手，討論了新時代下做好檔案管理工作的方法，包括電子檔案與傳統檔案相結合使用，提高領導重視度，提升檔案人員管理水平，完善更新檔案管理制度，加強檔案的保密性和安全性，實現新時代下檔案管理工作為社會及單位的不斷發展提供有力的基礎性和支持性保障。

[關鍵詞] 新時代 重要意義 主要問題 管理方法

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著社會不斷地發展，在新時代新的歷史時期，檔案作為與單位同步發展的無形資產，在單位管理等各方面工作的開展都具有十分重要的作用，檔案的充分有效利用可以提高社會信息文化和經濟效益。

一、全面認識到檔案管理工作的重要意義

檔案是社會及單位的一種歷史憑證，隨著社會及單位的不斷發展而逐漸形成，檔案記錄著社會及單位的發展歷史。因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的必要工作，也是提高工作質量和工作效率及經濟效益的基本條件。中辦主任丁薛祥曾說過“檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業，是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作，檔案工作者使命光榮，責任重大”。單位檔案記載著每個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的生產經營和管理運營及發展方向提供了最原始、最真實的參考依據和借鑒資料，也是防范各種風險的重要證據；做好檔案管理工作能夠為領導做策略、做規劃方案提供支持性證據，另一方面有利于與各相關單位進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，要不斷地更新轉變管理意識，勇敢摸索和嘗試新的檔案管理方法，勇于突破創新，使檔案全面、真實地反映本單位的發展情狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進單位在新時代新形勢下經濟全面發展以及不斷提升市場競爭力具有重要意義。

二、檔案管理存在的主要問題

（一）領導對檔案管理工作重視不夠、檔案人員專業水平不高

單位領導對檔案工作的重視程度，決定著檔案工作發展的速度。大多數單位領導認為檔案管理只是一項輔助性工作，不需投入太多的關注，也不需投入太多人力物力。這樣就會出現專業檔案管理人員匱乏、檔案設施不全、檔案室環境和條件不達標等問題。一般單位檔案管理工作由辦公室的人員兼職，工作效率、工作質量不高，造成檔案管理水平和專業素養較低，阻礙了檔案管理工作的順利進行和發展。同時，領導對檔案管理工作缺乏關注和重視，檔案管理制度不健全，且落實力度不高，激勵獎罰制度缺乏，檔案管理人員積極性不夠，檔案管理工作的價值難以體現，單位檔案管理工作缺乏實施的有效性。

（二）檔案管理工作沒得到有效利用，未充分發揮實用價值

開展檔案管理工作的目的是為了保證檔案資料的準確性、完整性、真實性，以便后續利用，發揮檔案管理工作的實用價值。而很多單位的檔案管理工作相對簡單，只對文書、人事、財務等檔案進行基礎性管理，對實物及聲像等檔案缺乏管理，在一定程度上導致檔案管理工作水平不高及檔案工作的不完整性，影響檔案的有效利用。另外，許多單位長期以來只收藏，未將其作為一種信息資源和無形資產加以充分合理地運用。缺少對檔案管理工作的重要意義和作用的廣泛宣傳，因此使領導和員工對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源未得到全面開發，造成檔案利用率不高，阻礙了檔案利用對社會及單位產生的社會效益和經濟效益的發展。

三、新時代下檔案管理工作的方法

（一）合理運用電子檔案與傳統檔案，利用科學化管理，取長補短

隨著我國電子信息技術的不斷發展，檔案也由傳統的檔案轉變為可以存儲到電腦、光盤、U盤等存儲介質上的電子檔案。電子檔案具有效率高、攜帶方便、查閱快捷的特點，且電子檔案比傳統的紙質檔案省錢、省時、省力。但是電子檔案缺乏真實性。電子檔案可以很容易修改和復制，且看不到修改痕跡；電子檔案缺乏安全性，在網絡傳輸中會遇到病毒、黑客等，導致檔案遺失和泄密，存儲電子檔案的硬盤和電子存儲介質若損壞，會使檔案丟失且很難找回；電子檔案缺乏獨立性，電子檔案的輸入輸出及查閱都需要依賴于特定的載體，如果沒有電腦等設備，電子檔案就無法查閱。而紙質檔案恰好彌補了電子檔案的缺點，不管電子檔案多受人推崇，都無法改變紙質檔案所具有的原始性和真實性；紙質檔案只要保管得當就不易丟失和損壞及泄密，安全性和保密性高；而且紙質檔案審閱要比電子檔案更直觀。所以說電子檔案和紙質檔案是共存的、互補的。對于涉及到國家、單位內部信息等重要檔案資料，可以進行電子檔案和紙質檔案“兩套版本”存儲模式，這樣既可以保存紙質檔案的原始性和真實性，又可以使電子檔案實現更多的資源共享。同時，兩者共同管理，相互彌補，取長補短，不斷創新工作方法手段，利用科學和與時俱進的管理方式進行檔案管理，提高檔案管理的成果及檔案管理的效率，才能實現檔案管理工作的價值。

（二）提高領導重視度，著力提升檔案人員檔案管理水平

檔案管理工作的發展速度在很大程度上取決于領導對檔案管理工作的重視程度。很多單位的領導或管理者缺乏檔案管理意識，導致對檔案管理工作不夠重視。那么檔案管理人員要以自己的實際工作行動，去證明檔案管理工作對本單位發展具有的特定作用和意義；善于積極宣傳，要經常把有關生產、經營、管理等方面的檔案文件、材料給領導看，多建議一些做好檔案管理工作對單位不斷發展的益處，逐漸使領導增強檔案管理意識，使領導更加重視檔案管理工作；同時也會使領導受到啟發或迸發靈感，并在策略、規劃工作中得以應用。

做好檔案工作是需要弘揚“工匠精神”的工作，對于單位的檔案工作來說，要在檔案整理鑒定、歸檔編錄、編研利用、標準規范和單位歷史研究等方面，都要培養檔案管理人才。現因很多單位的檔案管理人員兼職的較多，缺乏檔案專業知識和業務工作方面的學習及培訓，檔案管理水平較低，制約了檔案管理工作發展。在進入新時代時期，需要通曉紙質檔案和電子檔案工作的綜合型檔案管理人才，才能發揮出檔案管理工作的作用。首先，應從實際出發，進行多種形式的教育培訓，培養檔案管理人員的觀察能力、分析、綜合能力。使檔案管理人員具備認真負責、耐心工作的職業態度，具備不斷摸索、敢于嘗試、突破創新的精神，做優、做細檔案工作，不斷提升管理水平。其次，檔案管理人員要強化電子信息技術的學習。檔案工作者應加強對電腦、科技軟件等新技術的學習，并靈活運用到實際工作中。同時要運用好紙質檔案和電子檔案，讓兩者發揮出更好的效用，促進檔案管理工作在新時代下與時俱進，創新發展。

（三）建立完善檔案管理制度，加強檔案管理工作的保密性和安全性

在新時代新時期下，制度建設是做好檔案管理工作的保障。從實際出發、因地制宜，逐步完善檔案管理的文件收集、借閱、上傳、保密、獎罰、問責等制度，確保檔案工作更加規范化、科學化和安全化；確保管理人員在工作中嚴格按規章制度執行各項工作流程，使檔案管理更加嚴謹規范。此外，要建立和完善適應社會及單位發展的檔案管理制度。對不適應發展的檔案制度要進行修訂和完善，勇于對其進行改革創新，對空缺的地方要及進行補充。另外，還要認清檔案的安全是檔案工作的底線，要利用法治方式推進檔案安全工作，把制度建設貫穿于檔案安全工作的各個方面，并堅持以制度管人管事。認真貫徹有關檔案的各項法規，對違反法規及制度的單位和個人依紀依規嚴肅處理，并通過督促整改，倒逼責任落實，切實將安全措施落實到位，堅決避免各類安全保密事故的發生，確保檔案事業健康發展。

中國特色社會主義建設進入了新時代，檔案管理工作要適合新時代的管理需要，邁向新的征程，要使檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要提高檔案管理工作水平，還要使檔案充分發揮它應有的效用，體現出它真正的價值。習近平總書記曾強調：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，今天遇到的很多事情都可以在歷史上找到影子，歷史上發生過的很多事情也都可以作為今天的鏡鑒。” 總書記的這些重要論述對于檔案工作具有很強的指導性，需要檔案管理工作人員在實際的管理工作中不斷總結經驗、探索出適合我國檔案管理工作的方法和措施，使新時代下檔案管理工作能夠為社會及單位的不斷發展提供強有力的基礎性和支持性保障。

（作者單位：中國煤炭地質總局第三水文地質隊）

參考文獻：

[1]姚淑梅，孫瑩，趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討[J].科技創新導報，2011（29）.