企業會計檔案管理工作存在的問題及對策

崔春雪

摘 要：隨著當今社會經濟的不斷發展，各行各業也在積極適應當代社會的發展腳步。在企業運行中，會計檔案管理工作能夠將相關資料加以整合并歸納，能夠及時為企業提供所需資料，因此會計檔案管理工作尤為重要。

關鍵詞：企業會計檔案管理；問題；對策

會計檔案是指企業在進行會計核算過程中，接收或形成的記錄和反映企業經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。

1 企業會計檔案管理存在的問題

1.1 沒有足夠重視會計檔案管理工作

會計檔案作為一項工作成果的信息檔案，其記錄了企業的成長歷程的核算數據信息。會計檔案管理工作的重要性并沒有像企業經濟管理工作那樣引人注目，這在一定程度上導致了一些工作人員沒有足夠重視檔案管理工作。例如，某些企業中的會計檔案管理只停留在數據核算與登記階段，而對于會計檔案的存儲與保護缺乏安全意識。會計憑證和相關賬簿的填寫與審核是傳統手工會計時代就應該重視的工作內容，而新形勢下的會計檔案管理工作不僅要提高信息化水平，更要保證檔案的安全性。當前市場競爭激烈，沒有足夠重視會計檔案管理的問題主要出現在一些小型企業當中，而這往往是小型企業的最致命的生存問題。

1.2 檔案的保管不規范、不安全，設施簡陋

會計檔案形成后存放庫（室）狹窄、潮濕，沒有防盜門窗和防火設施，會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料隨意堆放，或會計報表各月份分散存放，以磁盤等為介質的電算化會計檔案更是沒有專門的保管庫房和相應的條件。

1.3 會計檔案借閱的手續不健全

會計檔案管理工作中借閱環節的規范性是一直影響會計檔案管理工作的重要原因。因為會計檔案的借閱人有很多對于會計檔案管理工作認識不太足，所以對于很多會計檔案的借閱手續不是太了解。而且很多檔案管理工作人員因為諸多原因對于借閱手續的辦理不太重視，這就使得現在會計檔案借閱中出現亂借亂還、有借無還、私借私還，沒有專人負責，出借時間、返還時間、借閱人姓名沒有記錄等不良現象。這給檔案管理工作中的檔案整理、調閱都帶來了很大的不利。所以說會計檔案管理工作借閱的手續不全也是影響會計檔案管理工作工作效率的一個重要原因。

1.4 會計檔案尚未進行定期鑒定以及銷毀

會計檔案與企業整體檔案相比，其所占比例較大，因此，定期對會計檔案的有效性與實用性進行鑒定與銷毀是檔案管理人員的工作內容之一。但因為這項工作任務繁重且難度較大，多數企業并沒有專業人員為其鑒定，所以，企業會計檔案管理部門會保留著許多財務檔案記錄，同時也增加了企業檔案保存室的壓力和管理的工作難度。

1.5 工作人員的業務水平和素質有待提高

會計檔案管理人員的業務水平和素質往往決定了管理工作的質量，而電算化會計更加考驗新時代下的會計工作人員的水平和素質。高水平高素質的會計人員不僅是檔案管理工作的保障，更是企業會計檔案管理信息化進程的有力保障。當前，我國不少企業的會計人員還是一些老員工，其對會計電算化專業知識的認識不到位，導致不少企業的現狀還不能滿足新形勢下的檔案管理信息化需求，阻礙了企業財務檔案的信息化。除此之外，會計人員的業務水平和素質不夠會使得電子會計檔案管理做工沒有質量保障，甚至于處在混亂不堪的狀態，這無疑會給企業發展帶來很大不便。

2 企業會計檔案管理的優化對策

2.1 對會計檔案管理給予足夠的重視

雖然會計檔案管理對于小型企業來說，其利益性不是很明顯，但是，會計檔案作為一個企業的重要經濟管理資料，其對于企業今后的經濟分析是有著莫大的幫助的。小型企業應該在創業的初期就應該重視企業檔案管理工作，要嚴格遵守相關的會計檔案管理法律法規，對會計檔案的保管要做到未到期時嚴格做好檔案管理保護工作，到期時也能夠做到及時清理和銷毀。只有保證企業會計檔案的安全完整，才能繼續促使檔案網絡化信息化，進而促進企業穩定發展。

2.2 規范會計檔案的保管，改善設施條件

首先，要建立健全會計檔案庫（室）管理制度并嚴格執行。做到專人負責，妥善保管，存放有序，便于查找，不得隨意堆放，未經允許非檔案管理人員不得擅入庫房，確保檔案的保密與安全。會計人員不得自行保管會計檔案，已離任的會計人員，其會計檔案應移交本企業檔案部門或財會部門保管，更不得私自留存。對已終止會計核算業務的企業或部門，其會計檔案應移交上級檔案部門保管并盡快辦理移交手續。其次，建設符合會計檔案保管條件的檔案庫（室），配備合格的密集架、櫥柜等存儲裝具，以及溫濕度調節設備等，做到防火、防盜、防潮、防蟲蛀、防塵，對于以磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片為介質的電算化會計檔案，更須采用專門存儲設備和庫房，做到防磁、防震、防火，重要電子檔案做到異地備份。

2.3 完善會計檔案借閱手續

檔案借閱手續的不完善會使會計檔案借閱秩序混亂，而且非常容易導致會計檔案管理工作其他環節出現失誤，所以完善會計檔案管理借閱手續是非常必要的，借閱手續必須對于借閱人、借閱時間、借閱內容以及歸還檔案的時間等多種信息都做一個記錄。此外應該實現專事專人，責任到人，這樣對于手續完善工作的有效開展也有很大的促進作用。

2.4 定期對會計檔案進行鑒定與銷毀工作

按時對會計檔案加以鑒定以及銷毀工作，是完善企業內部會計檔案管理工作的前提。根據國家對會計檔案管理方面所提出的相關規定，企業會計檔案管理工作對所有檔案的保存時間都有規定，只有會計年度財務報告能夠永遠保存。但在多數企業中，假如檔案室面積允許，就會保存大量超過保管期的檔案，進而引起檔案保管混亂，并出現對所需檔案不能及時查找等現象。財務部門人員可以參考檔案管理的保管時間，銷毀已經到了保管期時間和沒有使用價值的檔案；對檔案內容中所涉及的財務賬目處理不清的檔案需要將其分類并加以標注；對保管期滿但是仍是在項目建設時間內的檔案，不能銷毀。

2.5 加大力度培養高水平高素質的會計檔案管理人員

電算化會計要求會計人員必須要掌握一定的現代化信息管理技術。企業需要改變會計人員的“技術盲”現象，不僅要引入高水平高素質的專業人員，也要采取相應措施提高在職人員的技術水平。例如，定期開展技術培訓活動，請一些技術人員進行技術教導，以提高企業會計人員隊伍的整體業務水平和素質，使企業工作人員不再是單一技術人員，而是多技術全面發展的信息時代人才。除了培訓之外，企業也需積極引入新設備新技術，會計檔案管理能夠緊跟時代潮流，才不至于被時代淘汰。

2.6 必須建章立制

“沒有規矩不成方圓”，很多工作的順利開展必須有相應的規章制度來保證。但是因為時代發展變化，之前的檔案管理制度在實際實施過程中在很多方面都存在一些缺失。所以要想改善會計檔案管理現狀，首要的任務就是應該建章立制。而且規章制度對于會計檔案管理工作的每一個環節的多個方面都應該考慮，這樣規章制度才會更加全面。所以規章制度的確立應該通過會計檔案管理工作中領導人員的討論商議進行不斷完善。

3 結語

企業檔案管理是一項長期的工作，并具有較強的綜合性。因此，會計檔案管理人員要不斷提升自己的綜合能力，加強自己對該方面能力的培養與提升，改善自身對檔案管理工作的不足。同時，企業也要大力配合會計檔案管理人員的工作，最好邀請專業人士對該項工作進行指導，幫助該項工作更加科學高效的完成。

參考文獻

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