工程檔案的信息化建設與管理探討

曾中原

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，大量工程建設逐年猛增，龐大的工程檔案也就隨之而來，檔案信息化具有簡潔、方便、快速、準確的優點，如何把高新技術和現代化的管理手段運用到工程建設的檔案管理工作中，是擺在我們面前的一個亟需解決的問題。文章主要就工程檔案的信息化建設與管理進行了相關的分析，以供大家交流探討。

關鍵詞：檔案信息化；工程檔案管理；重要性

在現代信息技術飛速發展和人類社會不斷進步的今天，先進技術的廣泛引入與先進管理水平的全面提升，為檔案管理開創了良好的前景，也給檔案信息化建設與工程檔案管理工作提出了新的課題，這就要求檔案工作者適應信息化時代檔案工作的需要，不斷推進檔案信息化建設進程，豐富檔案工作創新發展內含，實現檔案信息社會化和檔案信息資源共享。

1 工程檔案信息化的內涵

眾所周知，工程檔案是歷史的原始記錄，這種記錄就是一種信息。工程檔案信息主要體現在兩個方面：一方面就是狹義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案自身內容要符合信息化的要求；另一方面就是廣義上的工程檔案信息化，指的是工程檔案的信息要與經濟、政治、文化、社會、生態等信息進行融合處理。因而，工程檔案信息化既是工程檔案本身的信息化，同時也是通過信息化的方式為社會提供服務。

2 工程檔案信息化建設的重要性分析

2.1 工程檔案信息化建設有助于提高工程檔案開發和利用效率

工程檔案信息化管理對提高工程檔案管理水平的作用是顯著的，我國現階段工程檔案管理水平不足是客觀存在的。改革開放以來，我國建設工程行業的高速發展，對工程檔案管理水平的要求越來越高。傳統的檔案管理方式和方法，已經無法滿足現代建設工作對檔案管理工作的新要求。為了適應現代檔案管理工作的要求，必須不斷推動工程檔案管理信息化建設，提高信息化建設水平，使工程檔案管理向著科學化、規范化和制度化的方向發展。而工程檔案信息化建設有助于這一目標的實現，有助于提高工程資料收集整理的全面性和資料管理的科學性，有助于幫助企業更深層次的挖掘工程信息和資料的價值，實現對建設檔案和信息的深度開發利用，幫助企業提高行業核心競爭力，并推動整個建設行業的發展。

2.2 工程檔案信息化建設有助于促進工程檔案資源共享

21世紀是個信息爆炸的時代，信息互聯網技術已經成為推動社會發展和進步的重要引擎。建設工程作為人類改造和利用自然的重要工程，其行業發展對社會和經濟的發展意義重大。在信息時代背景下，建設行業的發展已經離不開信息資源，而建設企業想要在行業競爭中獲得發展空間，在激烈的國內外行業競爭壓力下，必須實現相互間的戰略合作和優勢互補，從而形成集群效應，促進國內建設行業的共同發展。檔案管理信息化系統借助互聯網技術，能夠幫助企業實現資源和信息的共享，幫助企業與其他企業構建更加穩固的戰略同盟關系，從而最大化的發揮行業競爭優勢，在國內外行業市場中獲得更大的市場份額。

2.3 工程檔案信息化管理能夠促進建設工程行業的發展

在經濟全球化背景下，國內建設行業想要發展，必須拓寬視野，向發達國家的優質企業看齊。而實現工程檔案管理信息化，是與發達國家優質企業拉近距離的必要措施，也是提升國內建設行業整體競爭力的必要手段。為了解決我國技術、經驗和人才不足的問題，必須加強工程檔案管理信息化建設，使整個建設行業能夠實現資源共享，共同進步和發展，不斷提升建設行業的技術水平和技術經驗，為未來我國建設行業的科學發展打下基礎。

3 加強工程檔案管理信息化建設的對策

3.1 提高檔案信息化水平技術

（1）配備計算機、服務器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設備。系統軟件的開發應用或完善，可通過計算機系統軟件的操作進行培訓及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。

（2）檔案中心目錄及全文的數字化。檔案信息數據輸入是目錄中心的基礎性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，實施紙質檔案和數字檔案“雙套制”工作模式，避免重復勞動，不但能節約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數字化的進程。

（3）對上網信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內部、秘密、機密進行界定； 其次對檔案信息使用者進行網上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權限，以保障軟件系統的安全。

3.2 提高檔案信息管理水平

（1）隨著電子文件的大量產生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現實問題。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發利用等工作是開展檔案信息化建設不可回避的一項重要工作。

（2）檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經過軟件的整合和開發，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經濟社會發展過程中的一筆巨大的文化財富。

（3）“工欲善其事，必先利其器”，選取適合的檔案管理軟件是檔案信息化建設工作付諸實施的重要媒介。信息化建設理念，需要科學的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優點于一身，是疏通信息化建設管理脈絡，提高檔案工作質量和效率的關鍵環節，在很大程度上決定著檔案信息化建設的成敗。

（4）從安全角度來說，優良的檔案管理軟件自身的安全設置，如訪問授權、用戶安全級別、密碼設置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅實屏障，能有效地確保檔案信息安全。

3.3 推行檔案信息化管理，確立工程檔案發展的新方向

工程建設的過程就是工程檔案的形成過程，這就決定了工程檔案的建立是一個漫長而復雜的過程。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施的，這就在客觀和主觀上都大大增加了工程檔案建立的難度，信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。

（1）加強工程檔案信息化建設，選用適合企業檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創造更多有利于方便公眾利用的條件。

（2）建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。

（3）檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發工作，才能提出正確信息需求，使系統運行保持在良好狀態之中。

（4）數據質量是計算機管理系統成敗的關鍵，要嚴把數據關，保證所輸入的數據是全面和準確的，否則難以保證系統的正常運行。可考慮建立數據審核制度，在數據輸入之前對數據進行審核，在數據輸入之后進行認真校對。

4 結語

總之，我國工程檔案信息化建設與管理工作，必須進一步加強對工程檔案信息化管理重要性的認識，適應形勢發展需要，以改革創新精神推動工程檔案信息化管理工作步入良性發展軌道，確保我國工程檔案信息化管理工作不斷取得良好成效。

參考文獻

[1]周紅.淺談檔案信息化建設與工程檔案管理[J].信息化建設，2015（10）.

[2]陳曉寧.水利工程檔案管理信息化建設之我見[J].經管視線，2016（2）.

[3]孫曉蓉.城建檔案信息化建設與工程檔案管理的思考[J].城建檔案，2015（8）.