檔案信息化建設(shè)的研究與探討

摘 要：在新一輪信息革命和產(chǎn)業(yè)變革的大潮下，企業(yè)檔案事業(yè)要想健康可持續(xù)發(fā)展，關(guān)鍵在于信息化建設(shè)。只有不斷研究檔案事業(yè)中的新熱點和新問題，才能適應新形勢下的市場經(jīng)濟環(huán)境，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級創(chuàng)造更大的社會效益和經(jīng)濟效益。企業(yè)檔案信息化建設(shè)是加快實體經(jīng)濟發(fā)展和新型智慧城市建設(shè)的內(nèi)在要求。企業(yè)進行系統(tǒng)化、信息化的檔案建設(shè)，梳理檔案管理中的原則、流程、對策以及服務(wù)方式，有助于推動檔案信息化理論研究，生動檔案信息化實踐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化環(huán)境；人才保障

企業(yè)作為實體經(jīng)濟中的一部分，是社會生產(chǎn)力的體現(xiàn)，是興國之基，強國之本。在信息化浪潮下，以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息通信技術(shù)席卷企業(yè)各個領(lǐng)域，推動了互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)與企業(yè)深度融合。企業(yè)作為最強有力的創(chuàng)新驅(qū)動器和最適宜的新技術(shù)驗證場，必須將創(chuàng)新融入進企業(yè)檔案事業(yè)中。筆者在自身經(jīng)驗基礎(chǔ)上，結(jié)合相關(guān)理論學說對檔案信息化建設(shè)進行系統(tǒng)分析，并提出創(chuàng)新性的開發(fā)路徑。

1 檔案信息化建設(shè)概述

信息化不僅是社會變革的暗流，更是全球經(jīng)濟發(fā)展的趨勢所向，其主要是指在某一行業(yè)利用信息技術(shù)，對相關(guān)資源進行開發(fā)利用，從而促進知識共享和信息溝通的一種發(fā)展模式。檔案信息化會隨著信息化的發(fā)展運動而不斷發(fā)生變化，其是一個動態(tài)的概念，學界不同專家和學者基于分析問題角度的不同，對信息化的定位不同，賦予了檔案信息化不同的內(nèi)涵和概念。筆者認為，檔案信息化主要是指將信息技術(shù)與檔案事業(yè)進行有機結(jié)合后，利用信息技術(shù)的相關(guān)功能，例如系統(tǒng)生成、高效管理等功能，對檔案進行開發(fā)利用的動態(tài)進程。其工作基礎(chǔ)是信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)；核心要素是信息資源建設(shè)；目標任務(wù)是通過擴大檔案利用面、提高企業(yè)社會效益和經(jīng)濟效益；事業(yè)導向是促進檔案事業(yè)和國家信息化事業(yè)的發(fā)展；依托是復合型人才隊伍。

企業(yè)檔案信息化由于融入了信息技術(shù)這一特質(zhì)，因此其與傳統(tǒng)檔案模式相比，在信息資源高效共享和利用方面有天然優(yōu)勢，極大程度地降低了企業(yè)各項運轉(zhuǎn)成本，呈現(xiàn)出集成性、動態(tài)性的特色。

1.1 集成性

信息化的思路和結(jié)構(gòu)被融入到企業(yè)檔案管理中后，無論是企業(yè)組織內(nèi)外的信息，還是企業(yè)其他生產(chǎn)經(jīng)營信息，都可以通過高效錄入的方式錄入到數(shù)據(jù)庫或者云端當中，后期的工作則相對輕松。簡而言之，檔案信息一旦完成數(shù)據(jù)錄入，檔案管理工作的整體就已經(jīng)基本完善，這就是集成性的集中表現(xiàn)。檔案信息在集成化之后，可以供這個企業(yè)經(jīng)營鏈條使用，信息共享程度穩(wěn)步提升。同時，對于企業(yè)科研部門而言，在檔案信息集成化之后，科研部門可以一站式對數(shù)據(jù)進行采集并分析，更高效便捷地開發(fā)科研成果。也正是基于這一特點，使得企業(yè)檔案管理的適應能力得到顯著提高。

1.2 動態(tài)性

該特性主要是指隨著檔案信息的增多，檔案信息不斷錄入到數(shù)據(jù)庫或云端當中，使得數(shù)據(jù)庫和云端中的數(shù)據(jù)隨時處于更新的狀態(tài)，呈現(xiàn)出動態(tài)變化的特質(zhì)。一方面，信息收集工作會動態(tài)展開，檔案信息被收集之后，隨之可以傳輸?shù)皆贫嘶驍?shù)據(jù)庫當中。另一方面，檔案信息采集和處理都動態(tài)化之后，檔案信息的開發(fā)也會處于動態(tài)化的過程當中，各個部門的信息需求者能夠及時了解最新的檔案信息，實現(xiàn)供需的平衡。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1 信息化發(fā)展環(huán)境亟待優(yōu)化

首先，檔案工作與信息化的結(jié)合屬于全新的課題，企業(yè)沒有深入挖掘檔案信息化的價值，對檔案信息化的認識不夠深入。同時，國內(nèi)可供借鑒的經(jīng)驗不多，檔案信息化建設(shè)不能一蹴而就，短期內(nèi)取得的效應不會太顯著。其次，資金投入上難以為繼。由于這是一項長期性、動態(tài)性和技術(shù)性的發(fā)展過程，需要不斷的更新和購置先進技術(shù)設(shè)備，導致項目維護和升級改造的壓力劇增，一旦資金鏈跟不上，就會制約檔案信息化的步伐。最后，在人才支撐上捉襟見肘。企業(yè)部分檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)不合理，或是檔案管理專業(yè)技能或經(jīng)驗匱乏，或是信息技術(shù)不精通，難以發(fā)揮人才的優(yōu)勢。

2.2 信息化服務(wù)能力亟待提高

從企業(yè)信息需求來看，企業(yè)對信息服務(wù)的要求和質(zhì)量愈來愈高，對物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和廣電網(wǎng)等“多網(wǎng)融合”的需求尤為迫切，但現(xiàn)有的檔案信息化水平與企業(yè)這些信息需求之間不匹配。從企業(yè)內(nèi)部環(huán)境來看，目前檔案工作與信息化脫節(jié)情況還是比較嚴重的，只停留在表面的運用程度，例如簡單的對紙質(zhì)檔案進行掃描錄入、編輯電子目錄等，信息化整體水平不高，信息技術(shù)在企業(yè)檔案事業(yè)中的效果和內(nèi)生性動力不顯著。從推進體制來看，物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)以及廣電網(wǎng)屬于不同的運營體系，隸屬于不同的監(jiān)管部門，嚴重制約了企業(yè)各個網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通進程，網(wǎng)絡(luò)整合推進困難重重。

3 做好檔案信息化建設(shè)的對策

3.1 優(yōu)化檔案信息化發(fā)展環(huán)境

首先，要站在宏觀的角度進行分析，站在法律法規(guī)的高度分析，對檔案信息化過程中所涉及的各項工作加以細化和規(guī)范，培育好適應其發(fā)展的土壤。因此，筆者建議國家檔案部門及其他部門要承擔起頂層設(shè)計的職責，對檔案信息化建設(shè)所需的人力、財力和物力進行統(tǒng)籌安排，使其能夠有效落實。同時，要根據(jù)信息化的特質(zhì)，及時修訂檔案管理法理法規(guī)，使檔案信息化建設(shè)有法可依，提供良好的法治環(huán)境。其次，企業(yè)要加大資金投入力度，從檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容出發(fā)，去實踐、去出發(fā)、去推動，及時推動企業(yè)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新發(fā)展。最后，企業(yè)在軟硬件采購方面不要吝嗇成本，企業(yè)要購置基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)備，深度融合信息化時代背景，建立屬于企業(yè)自身的檔案信息數(shù)字化管理軟件。

筆者認為在資金保障環(huán)節(jié)，要做到開源與節(jié)流齊頭并進。一方面，政府應當從稅收以及財政政策上加大對檔案信息化建設(shè)的扶持力度，使企業(yè)能夠有充裕的資金進行軟硬件設(shè)備的維護和管理，例如異地異質(zhì)檔案備份、云端數(shù)據(jù)庫的建立等等。另一方面，政府可以在設(shè)立專項推動資金的同時，做好資金監(jiān)管工作。監(jiān)督企業(yè)資金利用情況，確保專款專用。對于檔案信息化建設(shè)水平好的，加大資金扶持力度；對于檔案信息化建設(shè)水平差的，減少或者不給予資金支持。

3.2 強化人才保障

檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)只有跟上時代進步的步伐，才能適應企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化需求。為此，企業(yè)應當加強培訓工作，強化人才保障。一方面，企業(yè)可以開展校企合作項目，定期委派檔案工作者到知名檔案管理高校進行進修和學習。企業(yè)也可以開展定期培養(yǎng)項目，與高校現(xiàn)有的學生簽訂定向培養(yǎng)合同，為其提供培養(yǎng)基金，其畢業(yè)后到企業(yè)進行檔案管理工作。另一方面，企業(yè)要進行電腦知識、電腦操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識培訓，提高檔案工作者的計算機綜合素養(yǎng)。總而言之，企業(yè)只有多維度的進行人才培養(yǎng)和引進，才能打造出一支勇立潮頭的工作隊伍。

4 結(jié)語

企業(yè)檔案是珍貴的文化資源，是記錄企業(yè)歷史進程的歷史文化財富。隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的深入推進，檔案信息化模式對于促進企業(yè)生產(chǎn)、科研和社會生產(chǎn)力的提升，具有十分重要的現(xiàn)實意義。此外，與各種物質(zhì)資源相比，檔案信息化建設(shè)更具有劃時代意義。大力開發(fā)利用信息資源，能夠優(yōu)化企業(yè)決策環(huán)境，使企業(yè)更好的在市場經(jīng)濟中“提速、提質(zhì)、提量”。檔案信息化建設(shè)周期長，復雜度高，涉及時間與空間的各個方面。本文的研究對很多問題只進行了粗淺的闡釋，存在一些不嚴謹之處，希望在今后可以進一步強化。

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作者簡介

鄧玉潔（1984-），女，湖北武漢，本科，畢業(yè)于武漢科技學院；現(xiàn)有職稱：檔案員；研究方向：檔案管理；