試論新常態下企業檔案管理科學化

張宏

摘 要：隨著社會不斷發展，企業的檔案管理也在發生著改變。檔案是寶貴的信息資源，檔案管理是企業對其核心資源的管理，企業檔案管理科學化是必然趨勢。

關鍵詞：新常態下；企業檔案管理；科學化

1 檔案工作的新常態

創新是引領發展的第一動力，是建設現代化經濟體系的戰略支撐。要瞄準世界科技前沿，強化基礎研究，實現前瞻性基礎研究、引領性原創成果重大突破。企業在砥礪前行的道路上取得了不小的成就，同時也為檔案工作開啟了一條明確的創新之路。在黨的先進的科學發展觀和社會主義價值觀的正確指導下，積極響應十九大創新的戰略要求，企業的檔案工作在創新思路、方法、理念等方面都有了正確的方向。企業的檔案資料作為記錄企業發展狀態數據信息，其內容會隨著企業的不斷迅速發展壯大而越來越豐富，所涉及的范圍會越來越廣泛，因此，其管理難度也會相應增加，如果繼續沿用傳統的檔案管理模式和方法，檔案管理的效率和成效一定會大打折扣。所以必須響應十九大“創新是引領發展的第一動力”的創新發展觀，創新檔案管理工作的模式和方法，使其更好地服務于企業的運營和發展。

2 當前檔案管理中現狀及存在的問題

2.1 企業對檔案管理的重視程度不夠高

在市場經濟迅速發展的沖擊下，企業之間的競爭日益激烈，這給各個企業的發展帶來了更大的生存和發展的壓力。于是在企業運營發展的過程中高度重視生產效率和經濟效益的提升，從而忽視了檔案工作的重要性。這就造成了檔案工作不夠嚴謹、數據信息出現漏洞等不良現象的發生，從而影響了檔案工作在企業中重要作用的發揮。

2.2 創新意識缺失

目前階段，仍存在諸多企業未正確認知企業發展和檔案管理工作間存在的緊密聯系，致使檔案管理資源配置嚴重不足，一味強調經濟效益的提升，而忽視了為檔案管理工作提供必要的設備支持，致使管理工作的條件不理想且環境質量不高。長此以往，企業檔案管理與其發展的不協調問題也逐漸突顯出來。這樣一來，檔案管理就無法在這一環境當中實現全面創新，嚴重制約了信息化管理的發展。

2.3 檔案信息無法有效利用，過于被動

在檔案信息的應用中，只是被動地完成信息利用，以及被動地接受信息化變革，并沒有根據企業的實際開展相應工作。部分開展檔案管理工作的工作人員，雖然對當前的檔案管理工作有一定的認知，但是在實際工作往往力不從心，過于被動。檔案管理工作的開展相對較為封閉，且管理工作人員的服務管理認知也較為薄弱，無法有效利用整體的檔案信息，同時在檔案信息管理中查詢信息及相關信息的利用方式過于單一，在很大程度制約了檔案管理工作的開展，影響信息的有效利用率。再加上基層的檔案信息管理人員缺乏專業化的管理技術，無法有效利用檔案管理系統完成信息實時錄入以及共享相關信息資源，導致企業檔案工作者每天都在利用計算機信息系統，被動地接收相關信息，但是仍無法有效滿足企業的信息需求，也無法改變企業檔案管理的困窘局面。

3 實現企業檔案化的科學化策略

3.1 提高對檔案管理科學化的重視程度

企業領導以及各級管理人員在企業運營發展的過程中要對檔案工作科學化引起高度的重視。在檔案工作的人員的選配上要嚴格要求，要有較高的專業水平和業務能力，還要有較強的責任心和執行力，更要有較強的學習力。同時還要定期對檔案工作人員進行專業水平、業務能力以及綜合素質方面的培訓。另外，還要加強硬件設施和資金的投入力度，積極引進先進的檔案管理理念和管理方法，提高檔案管理的質量和水平，使其更好地為企業的穩定、持續、健康發展發揮更大的作用。

3.2 提升檔案管理的信息化水平

企業在開展檔案管理工作時，有效的使用信息技術十分重要。在檔案管理工作規程中，有效的融入信息技術，能夠實現電子檔案的管理模式，在一定程度上避免發生人為的錯誤，進而提高工作效率。所以，企業要充分利用信息技術，檔案管理工作要跟隨時代發展的潮流，逐步取代紙質檔案。具體來說就是企業要加強檔案管理中“軟件”和“硬件”的信息化水平。從軟件層面上來說，企業要不斷加強管理人員的信息化水平，使其掌握一定的計算機知識，能夠熟練的應用計算機；從硬件層面上來說，企業要購置一些電子設施，如，高速掃描儀、電腦刻錄機、大容量計算機硬盤等，這樣可以有效的減少紙質的使用量，使檔案資料存入電腦之中，便于更好的查詢、整理、記錄資料等。

3.3 統一檔案管理工作標準

創建檔案管理系統，將傳統的紙質管理變為網絡管理，使檔案管理變為一個信息傳輸中心，對每一份檔案的管理不再是傳統的以案卷為單位進行管理，而是以每份為單位進行管理。所以企業有必要利用信息技術創建科學、合理的電子檔案管理制度，并且統一檔案管理工作標準，使檔案保管的價值最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。第一，統一檔案管理系統、數據格式結構、檔案著錄格式。創建檔案管理信息系統，使所有檔案的運作都根據此系統進行運作，每一份檔案都要經過檔案管理信息系統進行控制、查閱、傳遞和歸檔，對檔案進行全程跟蹤。第二，運用信息技術創建統一的計算機管理系統。檔案管理工作人員可以利用信息技術將檔案信息輸入系統中，每產生一份文件，都要經過一系列的過程對其進行著錄，使每個環節都可以根據流程正常開展，從而創建一個統一的計算機管理系統。

3.4 檔案管理工作的科學化發展

首先，推進管理工作的規范化發展。在實踐過程中，應當與檔案數字化的具體需求相結合，對檔案數字化的標準、流程以及工作規范予以合理制定，以免數據信息在檔案數字化中流失亦或是被泄露。其次，組建電子檔案接收應用系統，始終將具體的規范作為參考依據，完成電子文件收集與整理等方面的工作。再次，對各項檔案信息化管理機制予以補充和完善，對企業內部各個部門職責與義務加以規范與明確，為檔案管理信息化工作的發展奠定堅實的基礎。最后，高度重視物力與財力的投入作用。應積極配備計算機、光盤以及掃描儀等先進的設備，并且對檔案管理軟件以及系統進一步開發，確保檔案能夠自動化地立卷并排列，以更好地落實檔案業務與管理工作。

3.5 企業檔案利用和服務模式的健全

在企業檔案工作開展的過程中，檔案的利用與服務發揮著重要的作用。而積極開展檔案利用和服務工作，也是企業檔案管理部門以及相關工作人員的基本責任。其中，檔案利用所指的就是利用人員通過查閱或者是借閱等途徑對檔案進行使用的活動。對企業檔案利用制度進行制定的過程中，應結合文件密級確定出檔案審批工作的具體流程，進而達到利用人員的實際需求。而檔案服務則是檔案管理部門借助不同于傳統檔案利用的全新理念，積極開展不同類型的檔案服務，確保企業文化與知名度的提高，不斷增強工作人員對于企業的認同感。

4 結語

隨著各行各業的不斷發展，傳統的檔案管理觀念和模式已經不能夠適應企業的發展需求，檔案管理成為企業管理中的重要組成部分。所以，企業要重視檔案管理工作，認識到其重要性，并且在檔案管理工作中不斷的創新管理觀念和方式，建立完善的管理制度，采用現代化手段提高檔案管理工作的效率，進而使企業健康持續的發展。

參考文獻

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