基層單位人事檔案管理工作開展策略探究

張杰

摘 要：在一個基層單位中，人事檔案是非常重要的一個載體，它記錄著基層事業單位所有工作人員的重要信息，對一個人能否適應崗位有著決定性的作用，也是評價一個員工能夠創造價值的標準。因此，我們應該特別重視工作人員的檔案管理工作，它可以幫助相關的部門了解每個員工的個人信息和工作業績，在調整工作和頒發年終獎的時候更是起到了不可忽視的作用。但是，就目前來看，人事檔案管理中還存在著一些問題，本文就對這些問題進行了分析，并給出了提升人事檔案管理水平的一些策略。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；提升策略

現在有好多檔案管理的工作都應用到了互聯網信息技術，為了提升檔案管理的工作水平，使各個工作環節的工作有秩序的開展，我們運用一系列措施，保證檔案管理的規范化和制度化。本文主要結合現代新形勢，詳細探究了檔案管理現代化的不足之處，并給出了一些策略，使以后的工作開展得以完善和提高。

1 現階段的基層單位人事檔案管理工作情況

1.1 檔案材料的質量低下

我們管理人事檔案的最終目標是想全面了解單位員工的信息，也是我們挖掘人才最主要的方式。但有好多基層單位的人事檔案材料很是單一，對每個人的經歷經驗和能力的描述都十分類似，不能準確的反映一個人的能力，相關的管理人員也不能通過這些資料準確判斷工作人員的實際情況，這讓檔案管理發揮不了任何作用。甚至還有一些人員偽造檔案的內容，單位在接受個人檔案時也沒有認真辨別，存在一定的水分。

1.2 信息化管理水平低下

檔案管理的信息化得到了互聯網信息技術的良好支持，可有些管理人員的觀念沒有及時更新，以及工作水平不高，致使現在基層單位的人事檔案管理工作仍舊停留在人工或者半人工的狀態，信息化的管理水平比較低。有的基層單位只是把檔案的一部分錄入了電腦，當需要更詳細的信息的時候，就得通過手工查找，可想而知這種管理方式的效率是很低的，而且浪費了很多不必要的人力。

2 提升基層單位人事檔案管理工作水平的策略

2.1 提高檔案材料的質量

首先，我們要能夠保證材料的真實性，基層單位在接收人事檔案的時候，要采取一些措施對入職人員檔案的真實性進行核實；其次，一定要保證材料的完整性，不但要反映出工作人員的學習和工作經驗之類的基本信息，而且還要運用別的附加材料反應一個人的性格特征和愛好專長，要達到通過查看人事檔案就可以大致的掌握一個人的能力情況。基層單位的領導要對人事檔案的管理工作提起足夠的重視，建立完善的規章制度，讓檔案管理人員按照要求去精細分類，并且做到及時補充檔案的內容，從而提高管理人員的工作水平。

2.2 提升人事檔案管理的信息化水平

基層單位增強建設網絡基礎設備，使人事檔案管理的信息化水平得到提升。單位的領導更是要更新陳舊的思想觀念，充分運用網絡信息技術對人事檔案進行管理，經常組織培訓，豐富檔案管理工作人員的理論知識，提高信息化的管理技能，提高管理工作質量。這樣不但可以節省大量的人力，還可以增加檔案的使用年限，減少了對損壞問題的擔心。在需要了解單位工作人員的詳細信息時，通過網絡搜索便可以快速得到工作人員的具體信息，及時又有效。

2.3 提高檔案管理人員的專業素質

基層單位在進行檔案管理人員的選擇時，要有基本的選拔要求，不但要遵守國家法律法規，有良好的道德品德，愛崗敬業，保守單位的機密材料，而且還要具備專業化的檔案管理基礎知識，積極開展檔案管理的工作。人事檔案的管理人員要不斷地鉆研學習專業技能，提升自身的專業素質和管理工作的水平，改善專業性不夠的問題。另外還要定期進行專業知識的培訓，學習最新的政策和文件，充分了解基本的業務知識，提高管理意識和技能，順應新形勢發展的趨勢和發展需要。

2.4 加強對基層單位人事檔案管理工作的督查

基層單位的上級主管的部門和檔案業務部門應該增強指導人事檔案的管理工作，把它作為工作的重要內容，常常去基層督查人事檔案管理工作人員的工作，結合工作的實際情況作出相應的表揚或是批評，對一些不足的地方要提出完善的建議，及時反饋群眾的意見及要求。檔案業務部門要和組織管理部門進行長期合作，加強對人事檔案管理工作人員的培訓，積極組織他們去參觀學習先進的基層人事檔案管理的單位，借鑒他們的方法，從而有效促進業務管理水平的提升。

2.5 重視對人事檔案管理方法的創新

在現代人事管理的不斷改革下，陳舊的人事檔案管理模式明顯已經有所落后，因此，我們應該及時創新人事檔案的管理方法，提升基層單位人事檔案管理的工作效率。

3 新形勢下檔案管理工作現代化的重要性

在新形勢的大背景下，檔案管理工作的現代化有著非常重要的意義。一是可以有效實現信息的互通，促進管理工作人員和檔案資源使用者的溝通，給檔案資料的查閱和利用提供了便利的條件。對于廣大人民群眾所遇到的多重困難及困惑，都可以進行及時的信息交流。二是便于管理部門作出相關決策。通過參考查閱歷史資料記錄，經過認真的分析和探究，再結合實際的檔案管理工作情況，制定解決的方案提高決策水平，使檔案管理的各環節的工作得以順利的開展。三是可以更好的為流動人口提供服務。準確把握流動人口的數量、方向等具體情況，而且還可以有效實現資源信息的交流和互動，建立信息交流的平臺和系統，避免工作中容易發生的一些疏漏，提高檔案管理的水平。

單位的檔案管理工作人員應加強服務水平，給那些檔案資料的使用人員提供更加周到熱情的服務，增加使用人員的滿意度。創建完善的檔案管理服務的信息平臺和系統，給大家查閱檔案資料提供便利。同時，要重視對檔案資料的查閱和利用，并且進行及時的匯編和整理。方便使用人員高效便利查閱相關的檔案資料，使檔案資料的利用價值得到最大程度的提升，以便于給檔案管理的各項工作的順利開展提供有效的參考和依據。

4 結束語

綜上所述：通過以上的分析發現我國現階段的基層單位人事檔案管理的工作對適應我國的單位改革還是有很大差距的，對基層單位的人事檔案管理方式進行改革和創新已經是到了刻不容緩的地步。因此基層單位必須要重視這一項工作的開展，制定完善的人事檔案管理系統，提高人事檔案的信息化水平和管理工作人員的綜合能力，合理有效地利用人才資源，以便更好的為基層單位做好服務工作。

參考文獻

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