淺談公安信訪檔案的特點與管理

公安信訪檔案是公安機關根據《信訪條例》、《公安機關信訪工作規定》等規定，在辦理人民群眾來信、來訪問題的過程，接收以及直接形成的以文字、圖片或影像等形式存在的真實記錄。公安機關受理的信訪事項為信訪人對本級公安機關及派出機構和民警的職務行為反映情況，提出建議、意見或者投訴請求等信訪事項。例如，公民A因受到他人非法人身傷害向公安機關報案，后公民A認為公安機關在辦案過程中存在執法不公的情況，于是向公安機關信訪部門反映該事項。公民A信訪時提供的反映事項的材料即為信訪原始材料，公安機關對信訪事項的登記、轉辦、受理、辦理、答復、復查、復核等一系列過程中所產生的材料均為公安信訪檔案應當收集的材料。這說明公安信訪檔案立卷是以信訪人開始信訪為起點，以公安執法活動本身為訴求，以案結事了為終點。公安信訪檔案作為一種檔案，必然具有一般檔案的共性，也有著其自身的特點。

1 來源和形式的自主性

公安信訪檔案與公安案件卷宗檔案雖然都是公安機關履職過程中產生的，卻不是直接的執法過程中產生的。公安案件卷宗檔案是公安機關在處理客觀存在的違法行為時直接產生的，不容信訪人自主選擇。而公安信訪檔案的產生是信訪人由于牽涉治安、刑事、行政等案件與公安機關產生法律關系后，對公安機關的處理存在異議時，而自主決定信訪的，信訪材料是信訪人自行撰寫的，純粹的主觀行為，即使沒有充分的證據支持，只是信訪人對公安執法行為的主觀感受不滿意，其即可向公安門戶網站，電話、信訪窗口等渠道向公安機關信訪。信訪材料的形式也豐富多樣，最常見的是以信件為主，其他的如口訴后由公安機關代為登記 ，或是提供照片、U盤、光盤，有的信訪材料幾種形式兼有，完全由信訪人自行決定，具有充分的自主性。

2 公安信訪卷宗的特定完備性

公安信訪材料必須是針對公安機關或民警的職務行為，才屬于公安信訪管轄的范疇，具有很強的特定性。公安機關信訪部門在收到信訪人提供的信訪材料后，會逐一進行甄別，對于依法應當通過法定途徑解決的信訪事項、依照有關法律、法規的規定管轄，15日內出具不受理信訪事項告知書依法導入法定程序辦理，不啟動信訪程序。對屬于公安機關受理的信訪事項，應當啟動信訪程序。信訪程序通常由縣級公安機關啟動，信訪程序包括登記、受理告知、辦理、信訪答復。信訪人對于公安信訪答復不服的，可向地市級公安機關或縣級人民政府提出復查請求；對信訪復查意見仍不服的，還可向省級公安機關或地市級人民政府得出復核請求。換言之，一旦啟動信訪程序，就必須按《信訪條例》規定時限60日內辦理并答復信訪人。這些信訪活動體現在一份完整的信訪卷宗材料上，就包括了信訪人提供的原始材料、公安機關登記表、受理告知書、轉辦警種部門的轉辦函、警種部門辦理情況反饋報告，處理信訪事項答復意見書以及送達憑證等，缺一不可。一旦缺失其中任一材料，就說明該信訪事項在辦理程序上不完備，存在可能需要追究相關部門或人員責任的情況。

3 公安信訪卷宗的弱法性

公安信訪卷宗與公安案件卷宗相比具有較弱的法定性。公安案件卷宗檔案是根據治安、刑事、行政等法律規定下進行收集整理的，在行政處罰、案件訴訟等法律活動中起著關鍵性作用，而公安信訪活動的最大法即《信訪條例》，屬于行政法規，公安信訪不直接參與執法活動，公安信訪卷宗法定屬性較弱。兩種檔案材料在法律上的強弱之分其實也正體現了兩項工作的區別與關系。公安信訪工作是公安工作的“晴雨表”，通過對公安信訪檔案材料的整理與分析，能夠及時靈敏的反映出公安工作的成效，人民的滿意度。正是由于公安信訪的弱法性，門檻低，近年來，公安機關在暢通信訪渠道上下了較大功夫，開放了公安公眾服務網、便民服務熱線、統一規范全國公安信訪接待窗口，鼓勵律師參與和代理信訪案件，目的就是為了更好接收人民群眾的來信來訪，為規范公安工作提供更有力的監督。

基于公安信訪檔案兼具一般檔案的屬性，又具有自身的特殊性，參照普通檔案的管理，公安信訪檔案的管理分基礎工作和利用工作兩部分。

一是公安信訪檔案基礎管理。公安信訪卷宗從立卷到歸檔，是完全依托信訪程序而設立，歸檔順序就是一個倒序的完整的辦理信訪事項流程圖。即信訪人提供的原始材料在卷宗最下方，接著往上分別是調查處理材料、轉辦函、受理告知、信訪事項回訪表，處理信訪事項答復意見書、辦結情況報告。在這個過程中，信訪流程的每一步均需要領導審批簽字，送達的文書還需要收集送達憑證，目的是為了確保信訪人切實收到文書，也為后期信訪復查、復核時限參考使用。公安信訪檔案實行一事一卷。若屬于同一信訪事項，信訪人重復信訪的，不再重復立卷。若同一信訪人反映多個訴求同屬同一案件的，仍立一卷；多個訴求且不屬同一案件的，則立多卷。這種立卷管理模式，能夠有效避免重復信訪、一信多投導致的重復工作，有利于引導信訪人通過信訪答復、復查、復核三級程序逐級信訪，規范信訪秩序。

二是公安信訪檔案信息利用。為了充分挖掘公安信訪檔案的數據信息，進一步服務公安工作，公安機關對公安信訪檔案也實行信息化管理。信訪信息系統也是根據信訪流程建立，信訪流程和文書均在信息系統中生成，并硬性要求上傳對應掃描的紙質文書后才可進入進一步驟，這就從源頭上實現了信訪檔案的電子信息化，確保紙質和電子檔案同步生成。同時，為了避免信訪人重復信訪導致數據重復問題，系統增加判重功能，大大減輕了信訪部門的工作量。在這樣的流程管理下，原始數據可以有效和充分地錄入，數據查詢統計功能也得以發揮到極致，在龐大的信訪數據下，信訪系統可以高效快捷地分析出當地信訪動態和預警，為管理決策提供有力地數據和信息支撐。

作者簡介

李莉（1986--），女，漢，福建省福鼎市人，本科，畢業于山西財經大學；現有職稱：助理館員；研究方向：檔案管理。