分析信息時代下高校檔案管理工作的創(chuàng)新

高金元

摘 要：隨著信息技術快速發(fā)展，信息技術已經(jīng)得到了廣泛應用，一些傳統(tǒng)的工作方式正逐漸被信息技術取代。在這樣的背景下，高校檔案管理工作也面臨著巨大的改變形勢，高校檔案管理工作必須結合實際情況，改變工作模式和工作機制，采用先進的管理方法和理念，提高工作效率，促進高校持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：信息時代；高校檔案管理；工作創(chuàng)新

檔案管理工作是高校的一項基本管理工作，在一定程度上反映了整個學校管理水平的高低。隨著信息技術的發(fā)展，各高校開始對檔案工作做出了改革，逐漸實現(xiàn)了自動化或部分自動化辦公，采用信息化方式進行電子文檔的管理，提高了工作效率。但由于受傳統(tǒng)管理模式和管理理念的影響，在日常的檔案管理工作中還會存在一些問題，影響了信息化管理的順利開展，阻礙了檔案管理工作的進步，因此，在信息時代背景下創(chuàng)新高校檔案管理工作勢在必行。

1 實現(xiàn)高校檔案管理工作信息化的意義

1.1 適應當前和未來高校發(fā)展需要

信息化是當今社會發(fā)展的趨勢，也是高校適應當前和未來社會發(fā)展需求采取的必然措施。高校發(fā)展過程中積聚了大量的檔案，包括高校的發(fā)展歷史、硬件設施、資金投入、人員管理等等，目錄繁多，內(nèi)容復雜，而且隨著時間推進，檔案管理工作量還會不斷加大，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能滿足工作需要。而應用信息化管理，可以有效地提高檔案立案、歸檔、查找、利用的速度，提高工作效率，方便管理者查找和利用檔案，及時做出決策。

1.2 降低檔案管理人員的工作強度，節(jié)約工作成本

傳統(tǒng)的檔案管理形式和信息存儲主要是人工管理和紙質(zhì)資料，這種管理方式和信息存儲形式工作量比較大，且查找檔案資料比較麻煩，工作效率低，因此導致浪費了大量的時間在這上面，需要的工作人員也比較多，資金投入較大。而采用信息化電子介質(zhì)檔案，可能只需要一兩個人就能很順利地完成之前很多人才能完成的任務，管理人員不需要再翻箱倒柜，只需要動動鼠標就可以很快地檢索查找到資料，既提高了工作效率，又降低了管理人員的工作強度，還能節(jié)約管理成本。

1.3 提高利用率，促進資源共享

信息化的工作模式提高了檔案管理工作的效率，使得檔案管理者從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把更多的時間和精力放到信息的開發(fā)利用上來，從而提高了檔案管理工作的利用率。而且通過網(wǎng)絡平臺，檔案管理者可以將一些資源共享，為使用者提供便利條件，提高服務質(zhì)量。

2 高校檔案信息化管理中存在的問題

2.1 管理思想落后，阻礙了信息管理的進一步發(fā)展

大多的高校管理者和領導比較重視學校的教育教學，不惜花費大量的資源和資金來提高硬件設施強化師資力量，從而提高教學水平，提高就業(yè)率。而對于高校檔案管理工作重視程度就相對偏低，高校的領導和管理者更多的是將它作為一個基本的硬件設施，而不是用作提高管理水平和管理效率的途徑和方法，因此領導對檔案管理的資金投入和精力投入都比較少，導致有些硬件設施落后甚至得不到保障。而且高校領導對檔案管理工作的不重視也會打擊檔案管理人員工作的積極性，無法真正投入到管理工作中，阻礙了檔案信息化管理的進一步發(fā)展。

2.2 信息化管理人員素質(zhì)有待提高

信息化在高校檔案管理工作中的應用，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，但很多的檔案管理人員并不具備專業(yè)的信息化理論知識和專業(yè)的檔案管理方法，只是會基本的電腦操作，做好平常的查詢、管理本職工作問題不大，但真正遇到需要專業(yè)知識管理和建立數(shù)據(jù)庫時便不能達到要求，限制了檔案管理信息化的順利發(fā)展和有效利用。

2.3 組織不健全，保密性差

很多的高校沒有設立專門的檔案管理部門，一般由行政部門人員來兼任，因此沒有完善的管理制度和崗位制度，使得檔案管理人員缺少責任心和安全意識，檔案保密性較差。而且由于檔案管理人員不是專業(yè)信息化人才，不具備網(wǎng)絡安全意識和技能，只能被動防護網(wǎng)絡安全，無法保證檔案信息網(wǎng)絡安全。

3 優(yōu)化措施，創(chuàng)新信息時代下的高校檔案管理工作

3.1 提高思想認識，加大資金投入和團隊建設

高校領導和管理者應認識到先進的信息化檔案管理工作對高校管理工作和教學工作的促進作用，重視信息化檔案管理工作的建設。高校領導應加大檔案信息化管理工作的資金投入，采購必要的硬件設施，及時對信息化設備進行更新，保證檔案信息化管理能夠順利開展。高校領導還應建立專門的檔案管理部門，設立對應的崗位，并制定和完善部門規(guī)章制度和崗位責任制，使檔案管理工作標準化，并引進專業(yè)的技術人員，提高檔案管理工作的效率，保障檔案信息的安全和有效利用。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

信息時代下高校的檔案管理工作需要高素質(zhì)的人才，不但有專業(yè)的技能和知識，而且要有良好的品德，而現(xiàn)在很多的管理人員不缺知識和技能，但缺少對崗位工作的熱情，缺乏責任感和使命感，只是在檔案管理工作上做好自己的本職工作。學校的管理者或領導可以組織專業(yè)的教育培訓、技術交流、學術研究等形式來提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，提高他們對檔案管理工作的認同感，提高檔案管理人員的道德素養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)，從而促進高校檔案管理工作的發(fā)展和有效利用。

3.3 增強服務態(tài)度，創(chuàng)新服務理念

高校的檔案管理工作不僅僅是一項基本的管理工作，也是為使用者提供服務的服務工作，因此，檔案管理者應樹立正確的服務理念，增強服務態(tài)度，優(yōu)化服務措施，使檔案管理工作體系更完善、更科學，為使用者提供滿意的服務。首先檔案管理者應提高自身的專業(yè)知識和業(yè)務水平，增強服務質(zhì)量，保證使用者的正常使用；其次，檔案管理者還應不斷地優(yōu)化服務，提高檔案檢索的性能和功能，將不同種類目錄的信息分類制定不同的檢索信息，使服務信息更加方便，更有個性化，提高使用者的滿意度。

4 結束語

隨著時間的推進和高校的不斷發(fā)展，高校的資料信息會不斷的增加，檔案管理工作會更加重要。在信息時代下，高校的檔案管理工作基本已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，方便了管理、查詢和使用等，但檔案管理工作者不能止步于此，還要不斷的提高自己的專業(yè)知識和技能水平，優(yōu)化管理措施，保證檔案信息的安全性，提高檔案信息的有效利用率，為高校的發(fā)展進步保駕護航。

參考文獻

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