對中醫院文書檔案管理的幾點認識

周輝

摘 要：中醫院文書檔案管理工作是衡量其檔案管理水平的重要標準，是檔案存在的基礎性工作，更是中醫院重要資源的發生地，其管理工作的好壞直接影響到中醫院檔案資料的完整性和使用效率等。因此，需要加強中醫院文書檔案管理的標準化和規范化，才能在保證文書檔案資料完整性的同時，提高其使用效率，促進中醫院的建設與發展。

關鍵詞：中醫院；文書檔案；管理

中醫院文書檔案管理工作是其管理工作中的重要組成部分，能夠促使醫院的檔案管理工作逐漸走向標準化、制度化和科學化。可見，加強文書檔案管理的管理質量和效率，對于中醫院的和諧、穩定、長久發展具有重要意義。故此，本文首先分析中醫院文書檔案管理存在的不足，而后分析其優化策略，以此改善中醫院的文書檔案管理工作。

1 中醫院文書檔案管理存在的不足

第一，文書工作與文書檔案管理工作在銜接上存在問題。中醫院的文書檔案管理工作中，大多數文書工作與檔案管理工作分開執行，這就造成文書工作與檔案管理之間的銜接出現脫節。主要是由于文書工作人員對文書檔案管理工作不夠了解，而檔案管理工作人員與文書工作人員之間的溝通較少，導致雙方在文書工作與檔案管理工作的銜接上沒有達成一致。第二，中醫院文書檔案使用效率較低，沒有發揮出文書檔案在中醫院發展中的作用[1]。雖然有很多的中醫院已經引進網絡技術和計算機技術開展文書檔案管理工作，但是并沒有完全發揮出網絡技術和計算機技術在檔案管理方面的優勢，尤其是在文書檔案的使用方面，信息技術并沒有發揮出優勢和作用，導致中醫院文書檔案的使用效率較低，影響文書檔案管理工作的發展，并影響醫院的發展和科研工作的落實。

2 優化中醫院文書檔案管理的策略

2.1 加強領導對文書檔案管理的重視

只有領導重視文書檔案的管理工作，才能保證其基礎設施的建設滿足管理需求；同時，只有領導了解文書檔案管理工作，才能確保管理制度的落實，并促使各部門工作人員正確認識文書檔案管理工作，高度配合，共同完善文書檔案的管理工作。中醫院領導對文書檔案管理工作的重視，能夠促使相關部門為檔案管理工作選擇有專業能力、良好綜合素質的工作人員，并增加資金投入，從技術、文書檔案管理設備、人員培訓等方面做好基礎性工作，并通過相關的制度提供工作人員的積極性；同時，因領導對文書檔案管理工作的重視，能夠加強各科室之間的聯系，強化溝通、協調效果，促使中醫院文書檔案管理工作順利開展，且有利于提升其管理水平。中醫院的文書檔案管理工作中，領導的重視在其中占據重要地位，需要領導從中醫院的發展等方面認識到文書檔案管理的重要性，并重視其管理質量和效率，才能提升其管理水平。

2.2 明確文書工作與文書檔案管理工作的關系

在中醫院中，文書工作與文書檔案管理工作有著極為密切的聯系，文件是檔案的基礎，而檔案則是文件的歸宿，做好文書工作則是做好文書檔案管理工作的重要條件，文書工作質量直接影響著其管理工作質量。因此，需要在工作中強化文書工作人員的檔案意識，強化檔案管理工作人員的指導與監督作用。文書工作人員需要嚴格按照管理制度執行工作，做好文書的收集和整理等工作，并保證文書的及時性、完整性和準確性，對其進行科學的分類，促使文書材料之間形內在聯系[2]。文書檔案管理工作人員則需要認識執行相關的歸檔等制度，關注文書材料的收集和整理等工作，按時接收文書檔案，對于新接收的文書檔案要認真核對，不合符規定的文件要將其返回，重新進行整理后歸檔保存；同時，按照文書檔案管理期限表等確定其價值，并按照其使用制度等開展檔案檢查和借閱等工作，保證借閱的檔案能夠及時歸檔，并做好文書檔案的保護以及統計工作。

2.3 實現數字化的文書檔案管理

隨著信息技術在各行業中的廣泛使用，部分中醫院也將信息技術引入文書檔案管理工作中，利用計算機處理龐大信息的高效性簡化相關的管理工作，節約文書檔案收集、整理以及歸檔等工作的時間，有效提高工作效率。同時，使用計算機以及光盤等檢索工具，結合網絡平臺，不同經過中醫院文書檔案管理部門授權的人員可以快速、便捷的查詢到所需的檔案材料，從而提高文書檔案的借閱效率，豐富文書檔案的借閱方式。中醫院實行數字化的文書檔案管理工作，是檔案管理發展的必然需求，也是中醫院進步和發展的趨勢。因此，中醫院文書檔案管理工作中，需要結合醫院以及文書檔案管理的實際需求，在實現數字化管理的同時，不斷完善其數字化管理模式[3]。

2.4 加強文書檔案管理的基礎工作

作為中醫院的文書檔案管理工作人員，需要從崗位的實際情況出發，樹立自身的服務意識，認真做好文書檔案的收集、整理、歸檔以使用等基礎性工作，充分發揮出自身崗位的作用，提升文書檔案管理水平。在中醫院的運行中，其重要、有價值的文書檔案大多來自于關鍵業務科室，因此，文書檔案管理工作人員需要積極與各科室的工作人員進行科通，結合文書檔案管理的需求和管理工作的發展等，定期對各科室的負責文書檔案管理工作的人員進行培訓，提高其對文書檔案管理工作的認識、提升其管理能力，進而提升各科室文書檔案的收集、整理等工作的質量，保證中醫院文書檔案管理工作渠道的有效性，從而發揮出文書檔案管理科室在醫院發展、科研等工作中的意義。

2.5 做好文書檔案的歸檔工作

中醫院文書檔案管理工作不僅工作量大，且涉及的范圍較廣，為實現統一的管理標準、規格，提高管理質量，可以重點從以下兩個方面加強工作：第一，建立并完善相關的規章制度。中醫院的文書檔案管理工作需要認真貫徹執行《檔案法》，以此為依據建立管理制度，使文書檔案管理工作有據可依。將崗位職責、歸檔整理、保管、借閱等作為建立文書檔案管理制度的重點內容，保證文書檔案資料的完整性和管理質量、效率等。第二，把握好文書檔案的歸檔質量。首先，做好材料的歸檔工作，嚴格按照文書檔案的管理制度執行工作，對于中醫院的文書類檔案采取定期收集、整理、歸檔的方式做好歸檔工作。其次，做好零散文書材料的管理工作，主要是將工作重點放在為經過各部門文書處理的重要資料方面，做好其收集和整理工作。最后，切實保證文書檔案的整理工作。文書檔案在收集、整理和保存中需要做到分類明確，準確劃分文書檔案的管理期限，區分的標題要簡單明確，將文書檔案有序排列起來，確保檔案目錄清晰、準確，并將其裝訂整齊[4]。

3 總結

中醫院在完善文書檔案管理工作的過程中，需要結合自身的實際情況來制定策略，從文書檔案管理的基礎工作做起，加強領導對文書檔案管理的重視，加大管理工作的人力和物力投入，保障文書檔案管理工作的基礎設施建設，進而逐漸優化其管理質量和效率，提升文書檔案管理水平，為中醫院檔案管理工作的全面發展奠定基礎。

參考文獻

[1]黃建華.探討醫院文書檔案管理工作中存在的問題及對策[J].北方藥學，2013，10（07）：151.

[2]周燦.論檔案“雙軌制”管理在醫院文書檔案管理中的利用[J].蘭臺世界，2017（20）：77-79.

[3]李桂萍.新時期醫院文書檔案管理工作辦法研究進展[J].實用心腦肺血管病雜志，2017，25（S1）：219-221.

[4]李靜.我國醫院文書檔案管理的現狀和改進[J].上海第二工業大學學報，2017，34（02）：151-155.