大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題的思考

曾小亮

摘 要：伴隨著全球一體化趨勢的深化，大數(shù)據(jù)幾乎已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了面向全社會(huì)各行各業(yè)的廣泛滲透，在對檔案管理工作提出新要求的同時(shí)，帶來了技術(shù)性的全新機(jī)遇。基于此發(fā)展背景，本文首先分析基于大數(shù)據(jù)背景之下，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)性因素，接著立足于深入分析該如何借助大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢提高檔案管理效率的思考路徑，以期能夠?yàn)殛P(guān)注該話題的人士提供一些參考，借以促進(jìn)檔案管理方式的升級創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景；檔案管理；數(shù)字化管理平臺

隨著信息化時(shí)代的縱深發(fā)展，如今已經(jīng)逐漸步入到了大數(shù)據(jù)流行的時(shí)代。大數(shù)據(jù)這項(xiàng)名詞所象征的意義具有廣延性，能夠做到對于海量數(shù)據(jù)信息的迅速拼接與有效整合，最終得到已經(jīng)被加工處理過，可以直接被人工應(yīng)用的資料信息。由此，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)對于繁雜碎片化檔案文件信息的重組與拼接，從而將檔案文件原有的信息資源進(jìn)行放大，進(jìn)一步增強(qiáng)其所具備的應(yīng)用價(jià)值。

一、淺析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)問題

（一）應(yīng)用型管理人才挑戰(zhàn)

21世紀(jì)儼然成為了信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，云計(jì)算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、以及大數(shù)據(jù)技術(shù)如同雨后春筍一般，迅速在全社會(huì)范圍內(nèi)卷起技術(shù)變革的熱潮。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的環(huán)境下，信息技術(shù)型管理人才卻顯得供不應(yīng)求，許多地區(qū)在實(shí)現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化管理之后，還要面臨檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作水平不足的難題，這也直接導(dǎo)致檔案文件數(shù)據(jù)信息的處理效率偏低，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的有序落實(shí)[1]。

（二）應(yīng)用技術(shù)方面的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展誠然為檔案管理提供了新的數(shù)據(jù)化發(fā)展途徑，但是同時(shí)也應(yīng)當(dāng)注意到大數(shù)據(jù)處理技術(shù)存在諸多的挑戰(zhàn)性因素。一方面體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)對于容錯(cuò)率的要求，控制容錯(cuò)率的難度可以說是非常高，畢竟涉及到許多技術(shù)層面的算法的應(yīng)用，間接影響著檔案數(shù)據(jù)資源的安全性。這要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ)，從而了解該如何利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，檢測數(shù)字化檔案管理平臺每個(gè)管理節(jié)點(diǎn)的運(yùn)行狀況，降低人力監(jiān)管數(shù)字化檔案信息的工作量。

（三）面臨隱私和安全挑戰(zhàn)

無論以何種形式存在和應(yīng)用的信息技術(shù)，應(yīng)用的主要平臺都比較依賴于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，因此無可避免的會(huì)面臨隱私與安全方面的問題，構(gòu)成了大數(shù)據(jù)背景下管理檔案文件的挑戰(zhàn)性因素。在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的時(shí)候，一定要明確相關(guān)的規(guī)章制度，從而在合法合規(guī)的前提下，順利提升在大數(shù)據(jù)背景下管理檔案文件的效率，同時(shí)兼顧好保護(hù)機(jī)密性方面的要求，確保涉及到隱私與安全的因素不會(huì)因操作失誤而遭到泄露，促使檔案文件的應(yīng)用價(jià)值和社會(huì)效益得到合理的彰顯。

（四）軟硬件協(xié)調(diào)應(yīng)用挑戰(zhàn)

常規(guī)的電子化檔案管理方式，通常會(huì)對硬件系統(tǒng)的要求比較高，能夠以并行的形式直接對平臺系統(tǒng)上的檔案文件進(jìn)行處理。但是，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在分析處理檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候，卻需要軟硬件之間的協(xié)調(diào)搭配和有序互動(dòng)，才能在系統(tǒng)平臺上完成對于檔案數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)化運(yùn)算。大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案文件主要依靠的技術(shù)手段就是云計(jì)算方式，主要在于云計(jì)算方法能夠整合不同形式的工作負(fù)荷，再利用能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源共享的智能化操作設(shè)備，確保數(shù)字化檔案管理平臺的持續(xù)平穩(wěn)運(yùn)行，降低有效數(shù)據(jù)的出錯(cuò)率與丟失率。

二、淺析大數(shù)據(jù)背景下檔案管理方式的創(chuàng)新策略

（一）顯著提升檔案信息管理效率

早些年的檔案管理工作，面向的管理對象主要是紙質(zhì)檔案，因此時(shí)常要應(yīng)付大量的紙質(zhì)卷期檔案，大數(shù)據(jù)的發(fā)展真正讓檔案管理人員從繁雜的紙質(zhì)檔案中得到了釋放，要求檔案管理人員科學(xué)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，顯著提升檔案信息的管理效率。首先應(yīng)當(dāng)立足于大數(shù)據(jù)，構(gòu)建統(tǒng)一協(xié)調(diào)的數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案管理人員按照檔案制定、管理以及修訂方面的管理規(guī)定，做好圖書、期刊等資料的信息互換與共享。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作觀念，改善以往被動(dòng)式提供檔案服務(wù)的模式，轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚋鶕?jù)需求者的檔案需求情況，提供全面詳盡的檔案查詢服務(wù)，真正做到以用戶的檔案需求作為服務(wù)的基本導(dǎo)向，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘檔案文件所蘊(yùn)含的信息資源，打造多元化、個(gè)性化的檔案服務(wù)模式。

（二）深度挖掘檔案信息潛在資源

在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛普及之前，檔案管理工作多具有被動(dòng)式的特征，檔案管理人員在管理檔案的時(shí)候，幾乎也很少做到肯主動(dòng)挖掘檔案的潛在效益，使得檔案文件中蘊(yùn)含的潛在信息資源，始終未能得到有效的分析與整合。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來優(yōu)化檔案信息的數(shù)據(jù)問題，將其中碎片化的文檔資源，轉(zhuǎn)化為以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)符號呈現(xiàn)的信息，從而為檔案管理數(shù)字平臺的構(gòu)建奠定資源基礎(chǔ)。檔案管理部門在收集到檔案文件后，可以根據(jù)檔案文件所涵蓋的內(nèi)容或者用戶需求情況，率先構(gòu)建初始化的數(shù)據(jù)模型，繼而根據(jù)數(shù)據(jù)的相關(guān)性進(jìn)行分類，便于在用戶查詢檔案信息的時(shí)候，直接提供智能化的檔案檢索服務(wù)，縮短查詢與調(diào)取檔案數(shù)據(jù)的周期與時(shí)長，讓檔案文件信息得到高頻次的應(yīng)用。

（三）著手構(gòu)建檔案管理數(shù)字平臺

實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，可以通過構(gòu)建大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的檔案管理數(shù)字平臺作為工作路徑。例如，檔案管理人員可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案文件進(jìn)行掃描、圖像處理、鑒定以及整合處理，等到通過質(zhì)量檢驗(yàn)之后，再逐步完成對于檔案文件目錄的錄入以及電子文件掛接等操作，從而結(jié)合檔案系統(tǒng)的管理要求，構(gòu)建整體的檔案管理數(shù)字平臺[2]。同時(shí)，在掃描檔案文件以及掛接檔案目錄的時(shí)候，要注意做好審核檢驗(yàn)工作，確保掃描后的檔案文件數(shù)據(jù)符合目錄數(shù)據(jù)，再構(gòu)建全文的數(shù)據(jù)庫平臺，降低將檔案文件掃描錄入到檔案管理數(shù)字平臺的出錯(cuò)率。為了保障檔案文件的隱私性和安全性，在錄入數(shù)字檔案文件的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)做好檔案目錄以及檔案全文的備份處理，打造整體性的檔案文件保管儲(chǔ)存體系，使其能夠被安全的儲(chǔ)存在光盤、U盤等可靠性較強(qiáng)的存儲(chǔ)載體當(dāng)中，全面把控檔案的數(shù)字化處理。

（四）強(qiáng)化數(shù)字檔案管理質(zhì)量控制

在大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案管理數(shù)字平臺之后，還應(yīng)當(dāng)注意強(qiáng)化對于數(shù)字檔案管理工作質(zhì)量的控制力度，使其能夠逐步在大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，得到進(jìn)一步的開發(fā)與利用。在此環(huán)節(jié)中，應(yīng)當(dāng)積極加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓檔案管理人員全面了解電子文件的形成特征，從而對可用于生成電子檔案的操作技術(shù)和操作設(shè)備具備整體性的了解。等到紙質(zhì)檔案文件經(jīng)過掃描與圖像處理等操作之后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將生成的電子檔案文件，做好檔案文件背景、設(shè)計(jì)思路、數(shù)據(jù)格式以及軟硬件技術(shù)等方面的記錄備案，確保電子檔案相關(guān)的參考信息都能夠整理齊全，有效促進(jìn)檔案文件的電子化、智能化管理。

三、結(jié)束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下探究檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，具有促進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的積極意義，能夠促使檔案文件蘊(yùn)含的信息資源得以被充分利用。以大數(shù)據(jù)為主的信息技術(shù)的發(fā)展，無異于是從采集、篩選、判斷以及儲(chǔ)存等方面入手，帶動(dòng)提高了檔案管理工作全流程的優(yōu)化與升級，只是同時(shí)帶來了隱私與安全方面的挑戰(zhàn)，在今后的工作中還應(yīng)具體而言，采取有效手段對檔案文件加以把控和協(xié)調(diào)。

參考文獻(xiàn)

[1]周成龍.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下電子檔案管理發(fā)展的思考[J].蘭臺世界，2017（S2）：28-29.

[2]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2016，36（01）：104-107.