軍隊試驗檔案管理現狀的思考

石瑩

摘 要：軍隊試驗檔案是在針對武器裝備進行性能考核的過程中產生的文件，具有保密性高、要求嚴格、自成體系等特點。但是，隨著部隊武器裝備自身的發展和試驗組織實施方式的變化，導致目前試驗檔案管理的傳統模式存在諸多“不適應”西安市發展需要的問題。

關鍵字：軍隊試驗檔案；現狀；對策

軍隊試驗檔案是指武器裝備在軍隊實施研制試驗、設計定型試驗、作戰使用試驗以及軍事訓練和軍事演習過程中殘剩的各類文件，是軍隊相關部門組織實施武器裝備實驗任務重要的信息來源和歷史記錄，對其進行科學、正規、現代化的管理，將會對軍隊武器裝備的研制、鑒定和使用發揮不可替代的作用，具有將科研力量轉化為戰斗力的現實意義。

1.軍隊試驗檔案管理的現狀

軍隊試驗檔案管理是一項專業性強、保密要求高，服務多元化的軍事保障信息活動。它作為軍隊試驗信息來源的一個重要渠道，具有極其重要的作用。但是長久以來卻一直處于重要但不受重視的尷尬境地。究其原因，主要有以下幾方面的因素：一是決策者和管理者的檔案觀念陳舊。長久以來，人們一直認為軍隊試驗檔案的管理只是簡單的資料存儲和借閱活動，甚至從某種意義上講，充當堆積試驗資料倉庫的功能，這種觀念從根本上制約了試驗檔案的發展。二是檔案管理人員流動大。檔案管理工作責任重大，程序繁瑣，勞動強度高。但長期以來沒有一個規范有效的獎懲激勵機制，導致管理人員工作熱情不高，工作中不能積極作為，同時也造成一些高素質人員的流失。這不僅對資料管理的穩定性和連續性造成影響，也使得管理缺少專業性的技術指導而最終淪為一種簡單的體力勞動。三是管理中存在重安全保密，輕發展建設。

2.軍隊試驗檔案管理的“不適應”

2.1 檔案存儲標準不適應軍隊試驗內容和組織實施方式的變化

在軍隊逐步向試、訓、研一體化方向轉型的趨勢下，試驗的內容和試驗組織的方式都與以前發生很大變化。這些變化使得試驗過程中產生很多在A型號和B型號中都能使用的試驗資料，這就給長久以來的以裝備型號為標準進行分類的存儲工作帶來很大的挑戰。

2.2 技術管理手段不適應逐年增多的多媒體形式的試驗資料

隨著計算機的普及，以各種多媒體的形式保存的試驗資料逐漸增多，出現傳統紙質檔案與電子檔案并存的格局，并大有超過紙質檔案的趨勢。但是電子檔案有自身的特點，它與傳統紙質檔案的管理方式有很大不同，但是軍隊試驗檔案管理在這方面的經驗卻幾乎是零。由于對其在管理和技術上的疏忽，已經造成了一些電子檔案資料由于技術的更新而無法使用的情況。

2.3 落后的服務模式不適應新的軍隊試驗檔案服務需求

試驗的模式發生變化使參試單位和參試設備增多，對指揮控制和領導決策的要求更高更嚴格，因此，對試驗資料的需求也逐漸在向多元、立體的方向發展。管理員每天不僅要為試驗技術人員提供借閱保障服務，同時還要為首長機關的指揮提供有價值的輔助決策。

3.軍隊試驗檔案管理的解決對策

3.1 加強對軍隊試驗檔案的鑒定管理

安全保密工作是試驗資料管理中的重點，也是改革的難點。眾所周知，要想做好安全保密就得減少借閱的次數，但是，這又與試驗對信息的需求相矛盾。協調好安全與服務之間的關系，找到兩者的平衡點對于解決這些矛盾至關重要。經過總結和分析，認為可以采用以試驗為依托，從信息層面對存檔的試驗資料進行分類的方法。具體做法是將存檔資料分為過程文件和永久文件。過程文件可理解為在試驗過程中產生，它能夠滿足試驗的一時需要，但對試驗整體的進程和結果不會產生影響的資料。永久文件可理解為具有長久保存價值，對軍事和科研活動有質的影響的資料。對于永久文件必須采用傳統的方法，以紙質的形式進行保存，同時建立嚴格的借閱管理程序。而過程文件常常是試驗過程中各部門需要的資料，實時性強，與試驗任務結合緊密。

采用這種以試驗需求為依據對資料進行劃分的方法，可以恰當的處理好軍隊試驗檔案管理在安全保密和提高服務之間的矛盾。但是，采用這種方法的關鍵是要成立一個資料鑒定組，這個鑒定組的人員組成，不僅要有檔案的管理者，還要有直接參與試驗的技術人員和專家。通過對資料價值的鑒定和分類，對資料進行分流，使其進入各自相應的管理渠道，這就從管理制度上形成一座建立在安全保密和多元立體服務之間的橋梁。既能保證資料使用的真實性和有效性，又能充分發揮試驗資料在試驗過程中的信息服務和保障功能。

3.2 加強對電子檔案的管理

電子檔案有其自身的特點：首先，它的載體不是紙質材料而是化學磁性材料，同時存儲的容量很大，因此對存儲的自然空間要求低，但對存儲環境的溫濕度和防磁性有很高要求；其次，電子檔案可以直接由計算機快速處理和使用并通過網絡進行檢索瀏覽，這是傳統紙質檔案的實體管理模式無法比擬的。電子檔案在保管和利用上的特點使我們必須加強管理。

對電子檔案的管理，要從制度和技術層面進行。首先，加強電子檔案的源頭管理。電子檔案與傳統檔案一樣，必須由檔案的制定單位提供，確保資料的真實有效性，同時檔案部門要統一電子檔案的使用格式，確保后期傳輸和利用的可靠性。此外，對電子檔案容易復制、更改的特性，還要加強責任管理，定崗定位，明確責任分工，這些都必須用制度進行保證。其次，電子檔案載體的使用壽命也是管理中不能忽視的問題。影響使用壽命的因素一個是載體的自然使用壽命以及人為保管不當造成的損壞，另一個是由于新技術的更新而導致現有電子檔案無法使用。不論哪種情況，作為檔案管理部門都要責無旁貸的進行解決。有效地解決方法首先要對需要長久保存的電子檔案進行定期的復制，以防止信息丟失；其次，對過時的技術，不管是硬件還是軟件，進行必要的保存，以防止由于技術更新帶來的電子檔案無法使用的情況。

3.3 加強試驗檔案的信息網絡數據庫建設

信息化條件下，由于網絡終端節點的多樣性、網絡的開放性與互聯性，將會使試驗資料的安全受到多種威脅，這個問題在很大程度上制約了信息服務的廣度和深度。解決信息開放和信息封閉這對矛盾，取得兩者之間的最佳平衡，就必須采用技術手段控制好信息開放與封閉的度，加強對信息的安全和保密。加強安全維護體現在多方面，首先是系統安全，即實體安全和系統運行安全；其次是系統中的信息安全，即通過對用戶權限的有效控制、數據加密等確保信息不被非授權者獲取或篡改；再者是管理安全，即用綜合手段對信息資源和系統安全運行進行有效管理。

試驗檔案信息網絡數據庫建設是扭轉目前檔案管理中“被動服務”的關鍵，是徹底改變以檔案為中心，借閱人為半徑的服務模式的關鍵。通過信息網絡數據庫的建設，可以實現試驗信息的實時共享，只要授權允許就可以隨時隨地進行網上信息檢索和查閱，而不受時間和距離的影響。不僅如此，還可以實現網上訂閱和信息推送服務，將信息進行個性化分類，提供給不同的需求個體，徹底由“被動服務”變為“主動服務”，徹底由信息的“保管員”變為信息的“服務者”。

4.結束語

軍隊試驗檔案的管理模式要根據時代發展和試驗的實際需求而努力進行轉變和提升，只有這樣才能真正為部隊的戰斗力生成負責。因此，試驗檔案管理部門和人員要重視自己的崗位，不斷加強學習，走出一條具有軍隊特色的檔案管理之路。

參考文獻

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