檔案信息化在檔案保護(hù)工作中的應(yīng)用

摘 要：在科技迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)意義上的檔案保護(hù)工作由于技術(shù)手段的局限和保護(hù)意識(shí)淡薄難以滿足檔案信息化環(huán)境下檔案安全保管的要求。在這一研究背景下，本文首先指出檔案保護(hù)工作中存在的“硬件”和“軟件”問題，從而注入檔案信息化這一催化劑，利用數(shù)字化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化方法來解決檔案保護(hù)技術(shù)、保護(hù)意識(shí)中的問題，使得檔案保護(hù)工作順應(yīng)信息化時(shí)代潮流，得到進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案保護(hù)工作；檔案信息化；保護(hù)意識(shí)；智能化；網(wǎng)絡(luò)化

一、對(duì)我國(guó)檔案保護(hù)工作現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)

（一）檔案保護(hù)技術(shù)與庫(kù)房建設(shè)有待提高

（1）我國(guó)檔案保護(hù)技術(shù)面臨的問題。在整個(gè)檔案保護(hù)工作中，檔案保護(hù)技術(shù)是最為關(guān)鍵的一層。它從檔案材料的變化出發(fā)，通過一定的措施、技術(shù)和手段，降低檔案受損的程度和概率，使檔案長(zhǎng)期地保持穩(wěn)定的理化性能。盡管我國(guó)在這一領(lǐng)域的研究起步較早，保護(hù)的手段和方法也趨于成熟，但在保護(hù)技術(shù)應(yīng)用這一方面卻不能滿足實(shí)際的需要。此外，我國(guó)檔案工作者針對(duì)不同材料的載體缺乏強(qiáng)調(diào)其個(gè)性化的保護(hù)，對(duì)于不同理化性能的載體往往不作保管環(huán)境的區(qū)分，導(dǎo)致檔案老化加速。

（2）檔案庫(kù)房建設(shè)亟待改造。隨著檔案信息化建設(shè)的開展，一些經(jīng)濟(jì)水平較高的地區(qū)加快對(duì)檔案庫(kù)房的整改建設(shè)，借助數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推進(jìn)庫(kù)房的智能化管理，不僅很大程度上節(jié)省了人力，檔案也盡可能得到更好的保護(hù)。但目前一些檔案館受地方經(jīng)濟(jì)的影響，仍是舊建筑改造的庫(kù)房，這些舊建筑不適合保管檔案，且沒有防火防盜等功能，這些都會(huì)影響檔案的壽命。另外，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房管理大多依靠庫(kù)房管理人員手動(dòng)進(jìn)行檔案的上下架、庫(kù)房巡檢和盤點(diǎn)、溫濕度記錄調(diào)整等業(yè)務(wù)操作，工作量大、效率低、統(tǒng)計(jì)利用不方便。因此，我國(guó)檔案保護(hù)工作需要加大力度對(duì)庫(kù)房進(jìn)行整體改造，建設(shè)科學(xué)合理的檔案庫(kù)房，使其朝著智能化方向發(fā)展。

（二）檔案保護(hù)意識(shí)有待加強(qiáng)

（1）檔案工作者——保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)、實(shí)踐技能薄弱。就目前情況來看，我國(guó)許多檔案工作者的檔案保護(hù)意識(shí)有待提高。檔案人員傳統(tǒng)的檔案保護(hù)思想根深蒂固，不愿接受新事物，導(dǎo)致在利用新技術(shù)加強(qiáng)檔案保護(hù)的實(shí)踐上進(jìn)程緩慢。筆者認(rèn)為檔案保護(hù)是開展檔案工作的基本保障，每一位檔案工作者都承擔(dān)這一重大責(zé)任。檔案保護(hù)工作作為一項(xiàng)技術(shù)性和操作性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須熟悉各檔案館不同的環(huán)境條件和硬件設(shè)施。為此，我國(guó)檔案工作者樹立檔案保護(hù)意識(shí)，強(qiáng)化實(shí)踐技能是相當(dāng)必要的。

（2）檔案利用者——對(duì)檔案“孤本”認(rèn)識(shí)不深刻。眾所周知，檔案原件是“孤本”，具有唯一性。而檔案的反復(fù)使用使得檔案必然處在兩種或兩種以上環(huán)境的交替、不定狀態(tài)中，這對(duì)檔案壽命是極為不利的。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)利用者的保護(hù)教育，使其對(duì)檔案“孤本”有更深入的了解，對(duì)檔案的安全予以充分的保證。

二、檔案信息化在檔案保護(hù)工作上的應(yīng)用

（一）檔案數(shù)字化——保護(hù)檔案原件的有力措施

檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分，它是利用數(shù)據(jù)壓縮轉(zhuǎn)換技術(shù)、高速掃描圖像文字識(shí)別技術(shù)等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化的一種方式，可實(shí)現(xiàn)對(duì)原件的保護(hù)。利用數(shù)字化形成的檔案副本，利用者可以查看歷史檔案的數(shù)字化版本，不僅減少對(duì)原件的損害，而且方便了利用者的獲取、查閱。

（二）智能化——檔案保護(hù)技術(shù)與庫(kù)房建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

（1）檔案保護(hù)技術(shù)趨于智能化，在面對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)中的一系列問題，筆者認(rèn)為可以朝著智能化、自動(dòng)化的方向發(fā)展，及時(shí)了解最前沿的科技動(dòng)態(tài)，積極借鑒國(guó)外檔案保護(hù)技術(shù)的先進(jìn)工藝，實(shí)現(xiàn)保護(hù)工作的自動(dòng)化，減少人工作業(yè)，提高工作效率。此外，還要自主研發(fā)針對(duì)新型檔案載體的保護(hù)技術(shù)，在計(jì)算機(jī)病毒監(jiān)控、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)上也要實(shí)現(xiàn)智能化的目標(biāo)。

（2）構(gòu)建“無人值守”的智能化檔案庫(kù)房。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，一些像樓宇監(jiān)控系統(tǒng)、基于RFID技術(shù)的條碼監(jiān)控設(shè)備、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)、自動(dòng)調(diào)節(jié)設(shè)備等各種智能管理設(shè)備已經(jīng)出現(xiàn)，并逐漸在檔案庫(kù)房中得到應(yīng)用，一種新型檔案庫(kù)房——智能型檔案庫(kù)房應(yīng)運(yùn)而生。它具有高效、自動(dòng)化、集中管理的特點(diǎn)。通過使用庫(kù)房的智能控制設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)檢測(cè)及調(diào)節(jié)、館藏檔案的智能識(shí)別及上下架、日常巡檢及出入庫(kù)安全監(jiān)控、庫(kù)房實(shí)景在線模擬展示等功能，減少庫(kù)房管理人魚的工作量，同時(shí)在檔案保護(hù)工作中也更加的智能化。

（3）網(wǎng)絡(luò)化——增強(qiáng)檔案工作者與利用者的保護(hù)意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的高級(jí)階段，它是將經(jīng)過數(shù)字化的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳輸存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)存貯系統(tǒng)中，經(jīng)過整理再提供給通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢的社會(huì)用戶，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)輸入、網(wǎng)絡(luò)存貯處理及網(wǎng)絡(luò)查閱交流。這種基于互聯(lián)網(wǎng)的全過程網(wǎng)絡(luò)化實(shí)現(xiàn)了最大范圍的檔案資源高度實(shí)時(shí)共享。目前檔案網(wǎng)站，微博、微信公眾號(hào)的開設(shè)便是檔案網(wǎng)絡(luò)化的最好體現(xiàn)，這種服務(wù)方式打破了地域、時(shí)間的局限，極大地提高了檔案信息利用率。

筆者認(rèn)為對(duì)于檔案工作者、利用者的檔案保護(hù)意識(shí)淡薄這一問題，也可以通過網(wǎng)絡(luò)化這一渠道得以有效解決。筆者認(rèn)為可以在現(xiàn)有的檔案網(wǎng)站上增設(shè)檔案保護(hù)這一欄目，或者開設(shè)一個(gè)專門的學(xué)術(shù)研究型檔案保護(hù)工作垂直網(wǎng)站，將檔案保護(hù)技術(shù)、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案保護(hù)案例等一系列檔案保護(hù)知識(shí)發(fā)布在網(wǎng)上，就可以很大程度上方便檔案工作者和利用者自主學(xué)習(xí)，加深對(duì)檔案保護(hù)工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，還可以增設(shè)實(shí)時(shí)咨詢欄目，對(duì)訪問者的問題給予及時(shí)解答，樹立互動(dòng)式服務(wù)意識(shí)。通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)外宣傳，從而增強(qiáng)人們的檔案保護(hù)意識(shí)。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案保護(hù)工作只有與計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨界融合，才能在檔案事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。當(dāng)然，在融合的同時(shí)，我們?nèi)孕枰紤]檔案保護(hù)工作自身的實(shí)際情況，不能一味借鑒國(guó)外先進(jìn)技術(shù)，擯棄原有的保護(hù)方法，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的人力物力，創(chuàng)造性的注入新鮮元素，兩者進(jìn)行有機(jī)融合，從而實(shí)現(xiàn)效益最大化。同時(shí)，我們?cè)诳吹骄W(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)步造福人類的同時(shí)，也要注意這把雙刃劍的弊端，要提高信息安全的防范意識(shí)，加大對(duì)數(shù)字檔案以及智能化技術(shù)的保護(hù)力度，更好地發(fā)揮檔案信息化在檔案保護(hù)工作中的作用。

作者簡(jiǎn)介：姚仁彬（1991—），男，安徽阜陽人，碩士研究生在讀，2014級(jí)圖書情報(bào)與檔案管理專業(yè)，主要研究方向：檔案學(xué)。