檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

張清華

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，信息技術在各領域的應用已經比較普遍，檔案管理的信息化建設將是未來發展的必然趨勢，相比較傳統的檔案管理，信息化檔案管理不僅管理方便，資料可以做到長久的保存，還可以將檔案資料有效融合與共享。因此，為了可以更好的為檔案信息化服務，本篇文章就檔案信息化建設與檔案管理的問題進行了分析，希望可以促進檔案信息化建設的良好發展。

關鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理；思考

檔案信息化的建設，可以更好保存檔案資料，不僅可以實現檔案資料的共享，也可以便于查詢檔案資料，提升了檔案管理的質量，檔案信息化的建設是未來檔案管理發展的必然選擇。但是，目前我國的檔案信息化建設還處于發展階段，需要相關人員在實踐中不斷探索，提升檔案管理的質量，從而促進檔案資料合理利用的實現。

1 檔案信息化建設的工作內容

1.1 檔案信息資源的建設

檔案管理中的重點內容就是對于檔案信息資源的建設，檔案信息化建設相比較傳統的檔案管理，會涉及到檔案全文數據庫、多媒體數據庫等部分，在檔案的信息化管理中利用信息技術實現電子檔案的規范管理，從而有效提升檔案信息資源管理的質量與合理利用，對于檔案信息化建設的效率與質量有著重要的意義。

1.2 基礎設施建設

在檔案信息化建設的過程中，基礎的設施包括網絡環境、軟件系統和硬件環境等，基礎設施的建設是確保檔案信息資源得到合理利用與開發的前提，可以有效促進檔案信息資源的傳輸、交換，從而實現檔案信息資源的共享。

1.3 標準化建設

檔案的信息化建設不僅需要基礎設施與檔案信息信息資源的建設，還需要有相應的體系建設，即檔案信息化的標準化建設，需要對檔案信息化建設過程中的工作進行規范，從而實現電子檔案的規范化管理，有利于檔案信息化建設的進一步發展。

2 檔案信息化管理方法

2.1 建立健全的信息化管理工作機制

檔案信息化建設的前提是需要有完善健全的信息化管理工作機制來保證的，通過信息化管理工作制度來協助檔案部門完成檔案信息化建設，其主要的內容包括：首先，要實現各部門之間的相互協作、聯系，檔案管理部門要構建相應的電子管理機制，這樣有利于對于電子文件的全程有效管理，同時還需要相關的管理人員對國家所出臺的相關政策條例進行充分理解并落實到實際的工作中。其次，檔案信息化在電子政務的建設中也占據著一定的比例，所以相關的部門應該將兩者盡可能可以同時建設，提高檔案信息化在電子政務中的比重。

2.2 強化檔案數字化建設，實現檔案的信息資源共享

檔案的數字化建設，可以有效提升檔案信息資源的利用效率，促進檔案信息資源實現資源共享，這也是檔案信息化建設的重點內容[1]。在檔案數字化建設過程中，要結合用戶的實際需求進行數字化目錄的構建，避免出現不必要的資源浪費。

2.3 健全資金保障體系和技術支撐

檔案的信息化建設需要一定的資金保障，確保信息化建設過程中的相關基礎設施的建設，以及后期的運行與維護。隨著社會的不斷發展，也可以尋求其他方式的投入機制，例如，合作開發、服務外包等。除此之外，在科學技術發展迅速的當下，檔案信息化建設應該強化硬件和軟件設施的建設，及時更新原有的設備，促使檔案信息化建設順應時代的發展，可以為檔案的信息化建設提供更好的服務。

3 檔案信息化建設與檔案管理的現狀

3.1 檔案管理人員的服務意識不足

檔案信息化建設與檔案管理的目的是為了可以提供更好的服務，方便人們的需求，也可以為社會的發展建設提供一定的貢獻。但是目前很多檔案管理的服務人員缺乏相應的責任意識，沒有樹立正確的工作觀念與服務意識，沒有積極主動參與到檔案信息化建設的工作中去，阻礙了檔案信息化建設的健康發展。

3.2 檔案信息化建設與信息化管理的水平不足

現階段，很多企業的檔案管理工作人員的水平有限，尤其是檔案信息化建設的過程中，體現更為明顯。主要是缺乏一定的專業知識與網絡操作能力，特別是一些年齡較大的檔案管理人員，對于新事物的接受能力相對較差，在檔案的信息化管理中不能與時俱進，致使很多企業的檔案信息化建設進程緩慢。

4 改善檔案信息化建設與檔案管理的措施

4.1 加強檔案管理工作人員的服務意識

檔案信息化建設后能否發揮出應有的作用，主要的影響因素在于檔案管理工作中的服務人員，因此，需要加強檔案管理工作人員的服務意識，促使他們樹立正確的工作態度與服務意識[2]。首先，要幫助工作人員了解自己工作的內容，能夠認識到檔案管理工作的重要性，從而能夠引起他們的重視；其次，要使檔案管理工作人員能夠體會到與其他部門工作人員的平等，并且對他們進行相關的培訓，強化自身的服務意識與對于新事物的接受能力。

4.2 提升檔案信息化管理的水平

在檔案信息化建設的過程中，檔案信息化管理水平的不足一直以來是阻礙檔案信息化建設的頑疾，其主要原因是相關的管理人員對于新事物的接受不足，不夠了解信息化的知識，對相關的專業技能與理念缺乏學習。所以，要想提升檔案信息化管理的水平，需要對相關的管理人員進行定期的培訓，使其可以有效掌握檔案信息化的相關技能與理念，提升自身的綜合素質，對檔案信息化建設具有重要意義[3]。

4.3 引進優秀的專業人才

通常要想使檔案信息化建設與管理充分發揮出應有的作用，需要工作人員擁有較強的綜合素質，但是目前很多企業的工作人員并不具備這種能力，除了要加強對于原有的工作人員進行培訓，還需要在企業的發展過程中引進綜合素質較強的專業人才，從而促使檔案信息化建設的快速發展，充分發揮出應有的作用。

5 結束語

對于檔案信息化建設與檔案管理的探析，對檔案管理發展有著重要的意義，傳統的檔案管理方式已經不合適現如今社會發展的需求，所以需要改變原本的檔案管理方式，提升檔案管理的能力，從而實現檔案資源的有效合理利用。由此可見，檔案信息化建設是促進檔案管理進一步發展的重要途徑，所以檔案管理部門需要重視檔案信息化建設，使檔案管理工作可以與時俱進，將先進的管理理念與技術應用到實際的工作中，從而促進檔案管理工作的數字化和信息化發展。

參考文獻

[1]彭柳. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 城建檔案，2017（01）：17-18.

[2]劉爽. 關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 黑龍江科技信息，2017（08）：143.

[3]周曉燕，李彥. 檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J]. 辦公室業務，2016（07）：49.