淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題和解決辦法

王瑩

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，我國(guó)對(duì)醫(yī)院的管理提出了更高的要求。檔案管理工作作為醫(yī)院的重要工作之一，在新醫(yī)改環(huán)境下暴露出了許多問(wèn)題，也由此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院的檔案管理工作必須依照醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行管理，結(jié)合當(dāng)今時(shí)代發(fā)展和新醫(yī)改的要求，不斷調(diào)整改進(jìn)。完善醫(yī)院檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，積極組織員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升醫(yī)院的整體管理水平。本文主要論述了在新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院在檔案管理方面所面臨的問(wèn)題以及根據(jù)這些問(wèn)題所提出的解決辦法。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；措施

檔案管理是所有單位或企業(yè)都不可或缺的成分，與一般檔案管理相比，醫(yī)院的檔案管理有著明顯的特殊性和重要性。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等法律文件、醫(yī)院重大事件的數(shù)據(jù)資料、醫(yī)院人事信息、患者病例等。它記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展中積累的寶貴財(cái)富，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供了良好保障。醫(yī)院可以借助檔案信息，對(duì)醫(yī)療情況作出分析，便于重大事項(xiàng)的決策。基于醫(yī)院掌有患者病例的特殊性，需要對(duì)患者的個(gè)人資料與隱私進(jìn)行保護(hù)，避免應(yīng)信息泄露而導(dǎo)致醫(yī)療糾紛。因此，在新醫(yī)改的背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作迫在眉睫。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理人員專(zhuān)業(yè)水平低，檔案意識(shí)不足

醫(yī)院的運(yùn)行與發(fā)展需要各個(gè)方面的協(xié)調(diào)努力，尤其是檔案管理這一方面。其內(nèi)部工作人員的專(zhuān)業(yè)能力和檔案意識(shí)都不容小覷。但是到目前為止，許多醫(yī)院尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)或縣級(jí)醫(yī)院仍未設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，而是招用一些兼職檔案員。這些檔案管理人員普遍學(xué)業(yè)水平低，缺乏專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案的收集、處理、存檔、立卷等業(yè)務(wù)相對(duì)生疏，經(jīng)常會(huì)引起檔案數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、紊亂等技術(shù)性問(wèn)題，一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量[1]。

醫(yī)院檔案的價(jià)值是對(duì)檔案資源實(shí)行深刻的挖掘利用，為臨床、科研等事業(yè)提供依據(jù)，達(dá)到更好地服務(wù)每一位患者的要求。然而，即使有些大型醫(yī)院設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，在他們中間也存在對(duì)檔案管理的重視程度不高的現(xiàn)象。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為醫(yī)院檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展沒(méi)有實(shí)際性的作用，以至于他們?cè)谔幚頇n案文件時(shí)總是敷衍了事，沒(méi)有深刻挖掘檔案中的信息。從而導(dǎo)致了檔案利用率低，體現(xiàn)不出檔案的價(jià)值，阻礙醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1.2 缺乏相關(guān)制度建設(shè)

無(wú)論是社會(huì)的哪一方面，要想順利開(kāi)展相關(guān)工作就必須建立良好的制度體系。現(xiàn)如今，醫(yī)院的相關(guān)建設(shè)注重于圍繞醫(yī)療、護(hù)理、人事等方面，在檔案管理制度建設(shè)方面還不是很完善，不滿(mǎn)足新醫(yī)改所提出的的檔案管理工作創(chuàng)新的要求。在此條件下，許多醫(yī)院已經(jīng)認(rèn)識(shí)到不足之處并根據(jù)實(shí)際情況作出相應(yīng)調(diào)整。但仍未針對(duì)檔案管理的內(nèi)容、形式、方法制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)納入檔案管理的范圍和內(nèi)容沒(méi)有明確要求，導(dǎo)致各個(gè)醫(yī)院之間的檔案不能有效地相互銜接[2]。這在一定程度上阻礙了醫(yī)院的建設(shè)管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院之間的資源共享。

1.3 缺乏檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已占據(jù)了時(shí)代的主體地位，檔案的信息化管理成為時(shí)代的必然趨勢(shì)。但如今很多醫(yī)院的檔案管理仍以人工為主，計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)還未普及到這一部門(mén)，缺乏硬件設(shè)施的建設(shè)。這種情況下很容易因管理人員的失誤而造成檔案數(shù)據(jù)的缺失、錯(cuò)誤等情況，給醫(yī)院的檔案管理增加了工作量和難度。此外，很多小型醫(yī)院因可用房間有限，就將醫(yī)院的檔案室建立在一個(gè)狹小的空間里，這在一定程度上對(duì)醫(yī)院檔案管理建設(shè)的規(guī)范和落實(shí)增加了難度。

2 醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的解決措施

2.1 提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案意識(shí)

醫(yī)院檔案管理的水平一定程度上取決于檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案意識(shí)。與其他行業(yè)相比，醫(yī)院的檔案管理員需要更加專(zhuān)業(yè)，尤其是在整理歸納大量復(fù)雜瑣碎的信息時(shí)，要求檔案管理員必須了解基本醫(yī)療知識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，而且具備一定的信息素養(yǎng)和電子技術(shù)運(yùn)用能力，以免在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中被淘汰。因此，醫(yī)院在招聘相關(guān)檔案管理人員時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格要求其專(zhuān)業(yè)水平，積極開(kāi)展相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓專(zhuān)職人員能有繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，也讓非專(zhuān)職人員能了解檔案的基本知識(shí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，便于檔案管理工作的協(xié)調(diào)開(kāi)展。

此外，新醫(yī)改的目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新和改革，為了適應(yīng)新醫(yī)改要求就需要管理者具有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，淘汰保守、陳舊的管理理念。醫(yī)院在有一定條件支持的情況下，應(yīng)多邀請(qǐng)一些檔案管理方面的專(zhuān)家來(lái)進(jìn)行講座或當(dāng)面指導(dǎo)或外派專(zhuān)職人員去學(xué)習(xí)。這樣一來(lái)，久而久之，醫(yī)院的檔案管理員不僅有較高的專(zhuān)業(yè)水平，還能有良好的檔案意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)，有利于醫(yī)院的檔案管理建設(shè)逐漸滿(mǎn)足新醫(yī)改的要求。

2.2 健全檔案管理的相關(guān)制度體系建設(shè)

健全的制度體系是做好醫(yī)院檔案管理的制度保障，使得醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以有章可循。現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理相對(duì)分散，存在各個(gè)科室管理各自檔案的現(xiàn)象，嚴(yán)重造成醫(yī)院檔案管理不統(tǒng)一的問(wèn)題。因此，醫(yī)院的檔案管理需要各方面的相互溝通協(xié)調(diào)，對(duì)檔案進(jìn)行集中處理，統(tǒng)一規(guī)定要求。要重視檔案信息科的建設(shè)，發(fā)揮其主體作用，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況和發(fā)展趨勢(shì)對(duì)進(jìn)檔材料進(jìn)行審核（從手續(xù)、表述、觀點(diǎn)等方面進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)），認(rèn)真鑒別、科學(xué)歸檔[3]。讓各個(gè)科室與檔案信息科密切交流，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院管理相結(jié)合。

此外，醫(yī)院在對(duì)于檔案的收集、審核、鑒別、整理、歸納、儲(chǔ)存等方面內(nèi)容應(yīng)按時(shí)對(duì)管理員進(jìn)行績(jī)效考核，制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)管理員的工作積極性，督促管理人員認(rèn)真完成相關(guān)工作，使其能為醫(yī)院的檔案發(fā)展做出保障。

2.3 加大醫(yī)院檔案管理建設(shè)力度

提高醫(yī)院檔案管理水平的重要措施之一就是對(duì)醫(yī)院的硬件設(shè)施進(jìn)行創(chuàng)新升級(jí)。醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)檔案管理的資金投入，專(zhuān)門(mén)為檔案管理開(kāi)設(shè)科室，將檔案都整合到一個(gè)房間，設(shè)立專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理，做好防火、防潮、防盜措施，最大程度上減少會(huì)影響檔案管理質(zhì)量的因素。

新醫(yī)改的方針是主張?zhí)峁┳銐虬踩⒈憷⒖旖莸幕A(chǔ)性醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)[4]。在信息化的時(shí)代，醫(yī)院的信息化建設(shè)是迎合時(shí)代發(fā)展的必要途徑。醫(yī)院應(yīng)對(duì)各種文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源的共享與傳輸。加強(qiáng)檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)，淘汰老舊設(shè)備，升級(jí)電腦等一系列硬件設(shè)施的配置，購(gòu)置打印機(jī)、掃描儀、采集器等配套設(shè)施，保持網(wǎng)絡(luò)暢通，定期檢查維修設(shè)備……此外，軟件的購(gòu)置也應(yīng)該緊跟時(shí)代步伐，可購(gòu)買(mǎi)國(guó)家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理軟件，從而提高檔案的安全性、穩(wěn)定性，更好地完善醫(yī)院檔案管理建設(shè)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作起著極其重要的作用。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)發(fā)現(xiàn)改革過(guò)程中的不足之處并加以分析修正。檔案管理員應(yīng)充分利用新醫(yī)改這個(gè)契機(jī)，透過(guò)體、思想、創(chuàng)新等方面更新管理理念，創(chuàng)新管理方式，使得醫(yī)院的檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。這樣不僅能提高工作人員工作效率，優(yōu)化檔案利用，還能有效提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。從而順應(yīng)新醫(yī)改要求，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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