淺談如何做好企業檔案統計工作

閔惠芬

摘 要：檔案學和統計學雖然所處文理兩個不同學科，但是在新時代的發展背景下，越來越多的學科之間開始相互滲透，相互融合，期待碰撞出不一樣的火花。檔案管理工作以檔案學為理論基礎來指導實際工作，同時還要借助其他學科的知識來促進自身的發展，統計學就是其中之一，為檔案管理提供了科學的統計技術和方法。

關鍵詞：檔案；統計

筆者自2012年開始從事本單位的檔案室管理工作，參加了由市檔案局組織的檔案管理干部培訓班的學習，可以說是邊學習檔案理論知識邊在日常工作中實踐操練。因為之前有過行政管理和統計的學習經歷（現有統計師中級職稱），所以試想結合自己所學，在檔案和統計這兩門學科之間找到交匯點，來深入學習和研究關于檔案統計這方面的知識，嘗試著發表一下自己的一些想法和心得，與同行共勉。

在以前人們由于長期受到傳統思想觀念的影響，企業單位內部的管理人員對檔案資料的收集、整理和歸檔沒有科學全面的認知，認為檔案部門是可有可無的，檔案人員只要派人兼職即可，不需要單獨另設。但是，現如今隨著時代的迅猛發展，越來越多的企業管理層開始意識到檔案的重要性及其價值，將其作為企業在發展過程中形成的寶貴資源，作為原始記錄保存起來以備后期進行歷史記錄的查考。

檔案的統計工作是企業檔案管理工作的重要組成部分，是不可忽略的一個環節，保證了檔案工作的質量，也是提高檔案業務水平的一項有效方法，能及時了解和掌握檔案工作的全過程，從而更好的開展檔案工作。從理論上來講，檔案統計是運用一系列統計技術和方法，通過表冊和數字的形式描述和分析檔案工作的各種現象、狀態和趨勢。經過統計調查、統計整理和統計數據分析，得到準確的、客觀的、科學的數據，通過把定量分析和定性分析結合起來，從而撰寫出具有實際利用價值的檔案統計分析報告來起到指導作用，使得檔案工作能一直處于良性運行的環境中。

檔案統計的工作對象是大量繁雜的數據，我們把可以進行量化描述和量化研究的對象都納入檔案統計工作的范疇。作為企業的基層檔案室來說，我們的日常工作就是結合具體業務將各項原始記錄進行接收、移交、整理，并且通過設立統計臺賬來進行登記管理，如此就具有了基礎統計和檢索工具的雙重性功能。就以本單位來舉例說明，我們通常的項目有：（1）卷內文件目錄，主要是指登記和統計單份文件的數量、卷內文件的頁數。（2）案卷目錄，是指登記和統計案卷的數量，通過案卷目錄可以統計檔案的總量或者某類檔案的案卷數量狀況。就如本企業在2004年的建設項目為例，當時該項目共形成檔案1030卷，其中：項目檔案177卷，設備檔案853卷。該項目的檔案材料收集基本齊全，整理較規范，編目較清楚，能反映項目實施的實際情況。卷內文件目錄和案卷目錄是檔案最基本的登記和統計形式。（3）總登記簿，這是用來登記檔案收進、移出等變化情況和實存數量的登記、統計形式，控制著檔案室全部檔案的總量和變化情況。

科技日新月異的變化，計算機技術不斷的推陳出新，使得我們面對大量繁雜和瑣碎的統計數據時，不再望而卻步和退縮了，因為我們可以依據自身的需要來尋找一款合適的，功能強大的檔案管理軟件，運用計算機來幫助我們處理龐大的數據量，不僅可以提高工作效率，降低出差錯的概率值，而且也是便于人們迅速檢索資料的實用工具，從而也能推進檔案事業的現代化管理進程。在此之前，有一個重要的前提條件：需要建立一個全面的，系統的，完整的檔案目錄數據庫。這是一項長期艱巨，需要有對工作高度認負責態度的人員來擔當，因為對原始數據的錄入要求掌握一定的檔案知識，熟悉檔案的分類方法，對每一條目的錄入能夠給出準確的理解和判斷，尤其是對文號、分類號、保管期限等條目千萬不能錄錯，否則會影響到今后的檢索功能，也會影響到統計數據的真實性和有效性。創建好檔案目錄數據庫后就可以開展檔案的接收、整理、利用、保管和銷毀工作，在這個過程中會形成檔案統計的原始資料，把這些資料以表格和數據的形式表現出來，就是檔案基本情況統計臺賬，我們單位現有的臺賬包括：室存檔案登記表（基礎建設類檔案和設備類檔案）、室存技術文件登記表（專利申請與確認和高新技術產業認定書）、檔案銷毀或封存登記表、檔案查借閱登記表和檔案利用情況登記表等等。根據多年的檔案工作經驗所得，檔案統計臺賬工作要做在平時，要依據檔案管理日常的工作進展和變化及時地進行更新和補充，不能拖延和積壓，做到今日事今日畢，保持數據的同步和一致性。

檔案管理人員除了要做好日常的檔案統計工作之外，還要承擔一部分統計報表的填寫和上報工作。因為筆者所在企業屬于高新技術產業范圍內的制造單位，所以針對高新技術企業我們需要以年報的方式登錄火炬計劃統計企業報表平臺，高新技術成果轉化項目在線申報以及后續跟蹤動態表的數據填寫和及時上報。另外，關于企業研發統計，涉及到的研發費用預算，經費表，項目表以及工業科技年報（現有表107-1和表107-2），檔案統計人員都要根據統計局，集團公司和所在區政府相關部門的要求下，以高度負責的態度認真進行填寫，務必達到統計數據的真實性和準確性，同時不能有遲報，瞞報等情況的發生。

檔案管理人員立足于本職工作，將所有的檔案和文件資料都井井有條的管理起來，以便于人們的查閱和利用，發揮檔案的自身價值。我們可以通過設立查（借）閱檔案資料登記簿，利用效果登記簿來反映出現存的檔案中，哪些檔案的利用率高，哪些檔案基本上都沒有被查閱過，哪些檔案是我們沒有收集歸檔的，但是曾經多次被人查找過的，這些問題都值得引起檔案工作人員的重視和思考，在今后的工作中才能有所完善和改進。另外一方面，我們在接待前來查閱檔案的人員時，要做一個有心人，要多問，多記錄，關于利用檔案的內容和目的，查得到的要登記，查不到的更要登記，如此這樣，在年終進行分類統計歸納時，可以省時又省力，因為前期工作做的充分，可以讓我們少走很多彎路。

對于我們大多數的基層檔案室人員來講，每天都在按部就班地做著日常的檔案統計工作，所以往往只停留在填報數據和匯總上報的層面，就會忽略了對數據的合理分析和深入研究，因此基本上沒有開展過檔案統計的分析工作。沒有對統計數據進行進一步的研究，就不能發現因量變而引起質變的規律，檔案統計也就失去了它存在的意義。可能對于一般的檔案工作人員來說，由他們來撰寫檔案統計分析報告是存在一定的難度和困難的，因此我們可以由易到難，先從一些簡單的專題分析報告開始入手，多寫多練，然后逐步擴大撰寫范圍，以期能寫出有更多利用價值的檔案統計分析報告來，從而使得自身的檔案業務水平更上一個臺階。

關于檔案統計人員的現狀存在的主要問題是：很多都是身兼數職，沒有接受過相關的檔案統計知識的培訓，人員頻繁更換，導致統計數據的上下銜接方面存在很大漏洞，數據前后不符，真實性有待考查與驗證，這些因素直接影響到檔案統計工作的質量。所以作為一名專職的檔案管理人員，我們對自己要嚴格要求，堅持學習檔案方面的最新知識和技能，也要拓寬自己的知識領域，對于相關的學科知識要有一定的了解和熟悉，這樣才能使自己具備認識能力，判斷能力和分析能力，在學習理論知識和實踐工作中不斷積累經驗，更認真更有效地做好檔案統計工作。

檔案記錄了一個企業由小到大的歷程，是企業管理過程中不可或缺的組成元素，也是企業通向未來發展之路的重要支撐。管理好企業的檔案是每一位檔案管理者不可推卸的責任與義務，為企業的建設和發展貢獻自己的力量。

參考文獻

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