檔案管理科學(xué)化方法探究

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)的普及帶來(lái)了各行各業(yè)的變化，推動(dòng)了檔案管理工作效率的提升，在信息化背景下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化是許多部門(mén)需要面對(duì)的課題，本文基于此在探究檔案管理現(xiàn)階段存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上分析提升檔案管理科學(xué)化的必要性，并提出相對(duì)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；具體方法

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息資源已經(jīng)成為人們生產(chǎn)生活不可或缺的一部分，有針對(duì)的提升檔案管理的科學(xué)化水平不僅可以推動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，更可以達(dá)到優(yōu)化的目的。面對(duì)日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)形勢(shì)，檔案管理要想與時(shí)代共同發(fā)展就必須認(rèn)真探討當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題，全面提升科學(xué)化的管理水平，以達(dá)到創(chuàng)新發(fā)展的目的。

1 檔案管理現(xiàn)階段存在的問(wèn)題

1）檔案管理科學(xué)化意識(shí)缺失。盡管當(dāng)前一些單位對(duì)檔案管理的重要性進(jìn)行了宣傳，達(dá)到了一定的效果，但相關(guān)的法律法規(guī)配套缺失仍制約著檔案管理的發(fā)展。處于一線的檔案管理人員往往缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，科學(xué)文化水平偏低，各部門(mén)充任檔案管理角色的人數(shù)較多，無(wú)法集中精力做好本職工作，對(duì)于實(shí)際業(yè)務(wù)不熟練，往往按照傳統(tǒng)的操作方式進(jìn)行，無(wú)法實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和效率化，影響國(guó)家的軟實(shí)力提升和現(xiàn)代化的建設(shè)的發(fā)展。

2）檔案管理現(xiàn)代化水平偏低。隨著國(guó)家的發(fā)展、技術(shù)的進(jìn)步，越來(lái)越多的現(xiàn)代化設(shè)備逐漸被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中來(lái)，但由于重視程度不夠，使一些設(shè)備和技術(shù)沒(méi)有得到充分利用，造成檔案管理現(xiàn)代化水平偏低，同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)劃，較為混亂，既影響檔案管理目標(biāo)的規(guī)劃和管理，又影響從業(yè)者的積極性。再加上相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作重視不足，直接造成檔案材料的開(kāi)發(fā)、利用和管理較為混亂，最終導(dǎo)致檔案管理工作停滯不前，嚴(yán)重滯后發(fā)達(dá)國(guó)家。

3）檔案管理軟硬件不達(dá)標(biāo)。在一些地方仍舊存在檔案管理設(shè)施陳舊，資金投入不足的現(xiàn)象，許多人認(rèn)為檔案管理工作是幾乎可以忽略的部門(mén)，不受領(lǐng)導(dǎo)重視，一些檔案室年久失修，物品破壞情況明顯，紙質(zhì)檔案管理相當(dāng)普遍，缺乏現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，資金投入缺口較大。檔案管理是一個(gè)看似簡(jiǎn)單實(shí)則繁雜的工作，但是工作中相關(guān)專業(yè)人員缺失嚴(yán)重，編制壓縮凸顯，相關(guān)培訓(xùn)不到位，都在一定程度上制約著檔案管理的現(xiàn)代化。

2 提升檔案管理科學(xué)化的必要性分析

1）建設(shè)文化自信的需要。由于檔案管理自身的屬性使其成為我國(guó)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，也是體現(xiàn)中國(guó)文化自信的主陣地，檔案管理承載著政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面的內(nèi)容，對(duì)于增強(qiáng)國(guó)家文化內(nèi)涵有著極其重要的參考價(jià)值和說(shuō)服力，檔案自身的可靠屬性更是國(guó)家對(duì)歷史文化的見(jiàn)證，不但對(duì)國(guó)家未來(lái)的發(fā)展有著重要的指引作用，更是保證我國(guó)文化延續(xù)和發(fā)展的源泉，在不斷推動(dòng)中華文明發(fā)展的前提下，努力實(shí)現(xiàn)中國(guó)夢(mèng)，檔案管理的功能是不容忽視的。

2）檔案管理科學(xué)化發(fā)展的需要。檔案管理涉及的內(nèi)容非常繁多，檔案管理工作的好壞直接關(guān)系著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，機(jī)構(gòu)社會(huì)性服務(wù)效率的高低，甚至未來(lái)的可持續(xù)發(fā)展。提高檔案管理的科學(xué)化水平，要不斷加強(qiáng)檔案管理，發(fā)揮檔案管理的作用，推動(dòng)國(guó)家提高文化軟實(shí)力，帶動(dòng)政治、經(jīng)濟(jì)以及文化等方面的提升，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

3）社會(huì)信息化發(fā)展的需要。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的帶動(dòng)下，我國(guó)的信息技術(shù)得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，各行各業(yè)應(yīng)用信息化技術(shù)十分普遍，但由于檔案管理自身屬性所限，內(nèi)容多而雜，管理十分不便，早已不能實(shí)現(xiàn)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的需要。因此，要不斷探索和創(chuàng)新檔案管理的方法和技術(shù)，使信息技術(shù)盡快應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)，不斷通過(guò)科學(xué)的分類和完善的出庫(kù)、入庫(kù)管理提高檔案管理的質(zhì)量，提升檔案查找的便捷性。使檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化、便捷化方向發(fā)展，不斷滿足社會(huì)的多樣化需求。

4）檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的需要。我國(guó)當(dāng)前信息技術(shù)迅速發(fā)展，檔案管理的種類、數(shù)量和規(guī)模日益擴(kuò)大，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的檔案管理逐漸增多，一些教育科研、行政管理方面的檔案也日漸增長(zhǎng)，管理難度較大。因此，檔案數(shù)量和規(guī)模的增加對(duì)當(dāng)前的檔案管理的硬件條件和從業(yè)人員提出了挑戰(zhàn)，要想使檔案取之于民，用之于民就必須不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，不斷滿足國(guó)家和社會(huì)的發(fā)展才能真正達(dá)到未來(lái)發(fā)展的要求。

3 提升檔案管理科學(xué)化的具體方法

1）轉(zhuǎn)變管理方式，提升服務(wù)意識(shí)。當(dāng)前的檔案管理工作在部門(mén)的重要性日漸凸顯，檔案管理不僅關(guān)系企業(yè)的發(fā)展，更涉及檔案服務(wù)行業(yè)的未來(lái)，因此，檔案管理工作要徹底擺脫沉舊的管理模式，去除時(shí)代性和綜合性的缺陷就必須從檔案管理的模式、內(nèi)容和方法上進(jìn)行創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。要充分立足服務(wù)社會(huì)的理念，拋棄以往那種為了管理而管理的觀念，避免形式主義，做到切實(shí)有效，能夠根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展選擇靈活的檔案管理方式，采用先進(jìn)的信息化管理方式，革除不適應(yīng)的管理模式。

2）注重科學(xué)化管理，加強(qiáng)基層設(shè)施建設(shè)。要推動(dòng)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化就必須擁有扎實(shí)的硬件設(shè)施、完善的技術(shù)設(shè)備和嚴(yán)格的管理制度，完善軟硬件的雙向支持。單位要加大對(duì)檔案管理的資金投入，大力引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，充分利用計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)等職能，完善檔案管理的現(xiàn)代化，確保檔案管理的效率和質(zhì)量。要響應(yīng)無(wú)紙化辦公的要求，完善紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)化，降低紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間和紙質(zhì)資金的投入，減少日常維護(hù)費(fèi)用，提高檔案管理的效率。

3）優(yōu)化檔案管理體制，提高檔案管理科學(xué)化。以科學(xué)的發(fā)展觀為指導(dǎo)推進(jìn)檔案管理工作，制定有效的檔案管理制度，健全相關(guān)規(guī)章制度建立系統(tǒng)化的檔案管理體制。對(duì)于管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)監(jiān)控并解決，充分利用各種法律法規(guī)、規(guī)章制度，重點(diǎn)提高檔案管理的科學(xué)化水平，落實(shí)檔案管理責(zé)任，采用彈性的工作機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性，不斷進(jìn)行改革創(chuàng)新。單位領(lǐng)導(dǎo)要從管理層面重視檔案管理的監(jiān)督和審核，加強(qiáng)相關(guān)的監(jiān)督手段，采用科學(xué)規(guī)范的檔案管理，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

4）提升從業(yè)者綜合素養(yǎng)，保證智力支持。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，檔案的從業(yè)者是關(guān)鍵，因?yàn)橐磺袡n案管理工作必須依靠人力來(lái)執(zhí)行。但是當(dāng)前的從業(yè)者往往缺少專業(yè)的素養(yǎng)，無(wú)法接受先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不能熟練運(yùn)用現(xiàn)代化信息設(shè)備和應(yīng)用軟件。因此要加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，并將理論應(yīng)用到實(shí)際工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展水平。強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和綜合素質(zhì)，以身作則起到模范帶頭作用，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)則制度，培養(yǎng)成為有服務(wù)意識(shí)的檔案從業(yè)者。

總之，檔案管理的科學(xué)化有利于檔案管理工作逐漸向制度化和規(guī)范化發(fā)展，更有利于我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)。通過(guò)一系列的措施推動(dòng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)提升，基礎(chǔ)設(shè)施完善，健全科學(xué)化檔案管理制度，確保檔案管理科學(xué)化的實(shí)現(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介

楊帥（1983-），男，重慶秀山人，畢業(yè)于中央廣播電視大學(xué)，專業(yè)為法學(xué)，研究方向檔案，秀山縣城鄉(xiāng)建委（城建開(kāi)發(fā)辦）