淺析如何提升人事檔案管理效能

張海寧

摘 要：人事檔案管理工作對于用人單位和個人都具有重要意義，必須加大重視力度。對于用人單位來說，要想真正提高人事檔案管理水平，一方面要提高管理人員的素質，另一方面還要創新自身的管理方法，當然還要完善相關的制度，只有這樣才可以提高人事檔案管理工作水平，優化目前的檔案管理工作，不管是對于用人單位自身，還是對于每一個員工未來的發展都具有重要的意義。

關鍵詞：人事檔案；管理效能；提高措施

1 人事檔案管理的重要性分析

不管是工作過程里還是日常生活當中，人事檔案都是不可缺少的東西，人事檔案的存在準確的記錄了一個人的個人閱歷，并且會終生陪伴一個人。通過人事檔案，可以體現其人生中重要的生活軌跡，通過人事檔案可以判斷其學習生活和工作生活，了解每一個個人的學習狀況，因此對于個人來說具有重要意義，所以不管是對于用人單位還是個人，人事檔案的重要性不言而喻，而用人單位的人事檔案管理重要性也可想而知，具體的人事檔案管理重要性分析如下所示。

1.1 人事檔案準確記錄個人軌跡，體現個人閱歷

對于任何一個人來說，其個人生涯都在自身的人事檔案上有所體現，因此必須做好人事檔案管理工作。對于人事檔案管理人員來說，要充分重視自身工作對于單位的意義，提高個人的責任感，只有這樣才可以做好人事檔案管理工作，進一步完善檔案，提高檔案的真實性，更好的投入到這一工作當中。

1.2 人事檔案管理對于人事管理工作具有重要意義

事實上，人事管理工作包含的內容比較多，但是人事檔案管理工作扮演著重要的角色，只有做好這一工作才可以提高綜合水平，因此，不管是用人單位還是每一個檔案管理人員，都要重視這一工作，提高信息的準確性，完善相關的檔案信息。

1.3 人事檔案的真實完整性體現了相關部門的工作質量

評價人事檔案管理部門工作的質量和效率主要參考的就是人事檔案的工作是否完整和真實，要想提高人事檔案的真實性，提高其完整性，就要不斷創新相關體系，完善有關規章制度，提高工作的合理性，這對于人事檔案管理部門來說具有重要意義。

2 淺析人事檔案管理面臨的問題

2.1 部分人事檔案管理缺少連續性

在對部分地區進行人事檔案調查的過程中發現，部分人事檔案存在管理連續性缺乏的問題，這樣就嚴重影響了人事檔案管理的科學化與合理化。由于人事的調動性問題，部分人事檔案管理部門并沒有及時的進行的管理和更新，這樣就容易造成人事檔案管理缺乏連續性的問題，不利于促進檔案管理的延續性。這樣一來，當有關部門對一些人事檔案進行調查管理的時候，容易出現檔案缺乏的問題或者是檔案連接不上的問題，這樣就造成人事管理的嚴重問題，不利于管理的科學性和合理性。而且部分人事檔案管理缺少連續性，還容易造成人事管理的嚴重性錯誤，不利于促進人事管理的科學性。

2.2 部分人事檔案管理模式封閉

在對部分人事檔案管理工作進行實際調查的時候發現，部分人事檔案管理模式封閉，檔案只供給部分領導或者是組織使用，個人不能接觸和看到檔案，這樣就很難保證檔案管理的科學性。因為對于檔案管理來說，不僅要具備一定的保密性，還應該保證人事檔案管理模式與時俱進，實現人事檔案管理的科學性。但是在實際管理過程中，這種封閉式的檔案管理模式仍然存在，并且限制了人事檔案管理的實用性。對于人事檔案管理來說，如果管理模式存在嚴重的問題，這樣一來就會嚴重制約人事檔案管理的科學性，不利于保證檔案的科學使用。因此，在新的發展背景下，檔案管理者必須要加強人事檔案管理的科學化。

2.3 部分人事檔案管理缺乏真實性

在檔案管理的過程中，由于人事檔案的變更和變動，這樣就容易導致部分人事檔案的真實性問題，不利于保證人事檔案管理的科學性。例如，在對某些人事檔案進行調查的時候發現，一些細節問題并沒有交代清楚，這樣就容易造成檔案內容的誤解，不利于保證檔案內容的真實性。長期下去，這種人事檔案管理的錯誤將會越來嚴重，不利于保證人事管理的科學嚴謹性。因此，在面對部分人事檔案管理缺乏真實性的問題的時候，必須要采取合理的解決措施進行解決，否則將會嚴重影響人事檔案管理的科學性。

3 提高人事檔案管理水平的有效策略

3.1 建立科學的檔案管理機制，嚴格責任追究

檔案管理單位和相關管理部門，應該加強制度建設，確立嚴格的責任追究制度和一把手負責制度，確立檔案管理工作的重要地位，使檔案管理漏洞一旦出現，能在第一時間落實責任，提出整改方案，提高工作的規范性。為了更好地協同解決檔案管理中出現的種種問題，還要不斷建立和完善檔案協調機制，使檔案材料的形成和收集過程能夠得到多部門的有效配合，從而有效提升檔案工作的效率。

3.2 加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員的專業素質

針對我國人事檔案管理人員專業素質不高，職業素養較差的問題，我們應切實抓好隊伍建設，通過多種方式和多種手段，不斷提升檔案管理人員的專業素質。首先，要重視檔案管理人員的培訓和學習工作，定期組織檔案管理人員進行集中學習和交流，使最新的檔案管理思想得到貫徹、最有效的檔案管理方法得到交流。其次，要堅持“請進來”戰略，改變檔案管理思維，在人事檔案管理人員的挑選過程當中，盡量選擇和吸收專業素養較高、政治思想正確，為人正派、工作負責的人參與到本單位的人事檔案管理工作中來，提升檔案管理工作的可靠性。最后，應適當提高檔案管理人員的待遇標準，以不斷激發他們的工作熱情。

3.3 探索人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結合的方式

人事檔案管理權上，應明確所有社會組織都具有建立、收集和管理本單位職工人事檔案的權力和義務。在此基礎上探索和建立人事檔案管理新模式，實行集中與分散相結合的管理模式。機關人事檔案由組織部門統一管理；企事業單位和非公社會組織負責本組織內職工的人事檔案的收集和管理。為了保障職工權益和各單位的知識產權，在職工調離或退休后，其人事檔案由原單位保留若干年后再統一送交人才交流服務機構統一保管。職工個人就職或服務新單位后，再由新單位重新為其建立人事檔案。這樣既能保證人事檔案的完整性和連續性，同時不同單位間的人事檔案可以相互鑒證，也有利于維護人事檔案的真實性和權威性。

3.4 努力提高人事檔案管理信息化水平

現代信息技術發展日新月異，人事檔案管理引入信息技術手段勢在必行。人事檔案就相當于人才信息資源庫，我們要加快人事檔案數據庫建設，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。使人事檔案工作走上科學化、制度化、規范化的軌道。

4 結束語

人事檔案是指國家機關、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。它是個人成長的真實寫照，也是考察能力的重要依據。因此，人事檔案具有不可替代的重要作用。

參考文獻

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