淺淡房地產企業檔案數字化管理的應用與推廣

梁淑儀

隨著經濟、社會的高速發展，信息技術日益廣泛地滲透到人們的工作、學習和生活中。作為國家重要信息資源之一的檔案信息，受到越來越多的重視和關注，尤其是房地產企業的檔案。那么房地產檔案如何進行有效、安全、系統的管理，正是房地產企業面臨的一個機遇與挑戰。

如何讓房地產企業能準確、全面、系統地將檔案儲存與利用，使資源有效濃縮儲存，提供方便快捷的查找？那重點就在于運用。運用，是現代化檔案管理系統的特點。而傳統運用中，檔案工作者面對眾多檔案信息，完全是依靠手工操作。特別是借閱檔案時，借助分類目錄進行人工查找速度慢、效率低，達不到100%的準確程度。檔案數字化管理系統提供了卓越的查詢、檢索、統計分析的功能。因此，在今后的檔案資源加工中，應盡可能地利用現代技術，彌補手工操作的不足，注重檔案管理系統的現代化應用與推廣變得尤為重要。

所謂檔案數字化（digitization）是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。以下是一些有關房地產企業檔案數字化管理的認識、應用與推廣。

1 企業檔案管理目前的狀態

檔案管理部門在企業的整個體系來看，一般是不會直接產生經濟效益的，鑒于這個特點，大多數企業的各業務部門也不是特別的重視。從而出現不及時收集相關的文件，不按規范整理，不在規定的時間內移交應該歸檔的文件，甚至覺得移交到了檔案室以后，利用起來很麻煩等等的情況。使得企業檔案的管理陷入一個尷尬的局面。

2 建設檔案數字化管理系統的重要性

企業中各職能部門，基至企業的高層領導，對檔案的管理會存在不了解，為什么檔案還要用檔案數字化管理，像傳統的人工管理不也是挺好的？這就有必要在這里說說檔案數字化管理系統的重要性。具體有以下幾點：

1）節省成本：查找速度大幅提高，人工和時間成本也大幅降低。數字化管理檔案通過新形式，將傳統的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節省了占地空間，查閱起來也就節約了大量時間，從而避免因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

2）提高工作效率：檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原來的文件實體存儲，擴展成為既能存儲實物，也把損傷降致最低，同時也是提供信息存儲調用的管理中心。

3）提高服務性：檔案數字化通過互聯網、局域網等進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業務部門的服務水平，為檔案面向企業及其自身內部管理提供了更為全面的服務工作。

3 檔案數字化管理系統的特點

1）檔案數字化管理系統能夠保護檔案原有的模樣，建立可靠的海量電子檔案庫，能和紙質檔案關聯。

2）檔案數字化管理系統能夠提供多種途徑，建立電子化流程，在線檔案檢索，支持檔案借閱、發布等管理，使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。

3）檔案數字化管理系統能夠更好地讓檔案專題發布，建立檔案的關聯，方便知識的獲取。

4）檔案數字化管理系統能夠使固定的檔案庫變為“移動的檔案庫”，讓舊有的紙質檔案數字化，現有的電子檔案合理化。

4 啟動企業檔案數字化管理系統的必要性

企業的檔案管理部門應有效地增強檔案管理工作的效率，保障檔案材料的安全性，提升對檔案材料的處理速度與相關人員查詢使用檔案的速度。借助現代信息技術的發展，結合適合自身企業發展的特點，為企業各部門提供準確到位、穩定快捷的服務，從而讓檔案管理工作真正服務于房地產開發企業的生產經營。應積極利用計算機來實現檔案資源的自動化管理，提升檔案材料的利用效率，根據企業的實際情況打造檔案信息化管理平臺，讓企業各部門能夠借助于這一平臺來查詢相關信息，為房地產項目的順利實施提供有力保障。

4.1 企業檔案收集工作發展所需

房地產企業收集的檔案材料，需要面向的不單是在同一個地方或同一個部門，還要面向不同地方的不同項目，甚至是不同的行業所產生的檔案材料等等。實現檔案數字化管理系統，把原始的檔案材料轉化為數字化后，可以有效及時地收集到重要的信息，并下達重要的指示。

4.2 企業檔案存儲工作發展所需

從人類歷史文明角度來說，檔案是具有價值的歷史文獻，而傳統的檔案存儲方式主要以紙質、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質容易對檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數不高。但將其數字化處理后，經由檔案管理系統進行存儲，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長其存儲時間。

4.3 企業檔案利用工作發展所需

檔案數字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。不再拘泥于傳統紙質檔案的“一份一地”，也免去了檔案復制、轉移的繁瑣程序，一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用，覆蓋面大大提高，有效地實現了資源共享。同時在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調閱也成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯網的優勢進行不同地域之間的傳輸，以此來擴大檔案的利用空間，同時也縮短檔案的傳送時間、節約傳送費用，提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時間內它能從海量的數據中迅速準確地找到數據。

5 完善企業檔案數字化管理與服務模式

數字化說是當今社會很多行業發展的一個重要趨勢，也是數字化應用發展的一個重要表現，而檔案管理作為社會發展極為關鍵的一個組成部分也應該獲得相應的發展，數字化技術的應用恰好能夠在較大程度上提高檔案管理的水平，具體到房地產企業來看，雖然說檔案管理的數字化已經成為了一種必然的趨勢，并且當前很多的房地產企業也都已經實現了檔案管理的數字化，但是對于這種數字化應用的安全性卻需要引起房地產企業管理人員的足夠重視，并且還應該促進房地產企業檔案管理數字化建設的全面發展，從管理人員到管理制度，再到具體的數字化管理技術，都需要有關人員進行密切的關注，切實保障數字化技術能夠在房地產企業檔案管理中發揮應有的作用，房地產企業的檔案管理將會進入一個創新與先進并舉的管理與服務模式。

本人在檔案工作中不停地探索與創新，在堅持各項檔案管理原則的前題下，結合先進的技術，希望能使房地產企業檔案管理的數字化加快腳步，更快更好地進行應用，讓企業得到更全面的發展，從而讓數字化技術得到加速推廣并有效利用，更好地保證檔案管理與時俱進。