事業單位檔案管理創新的相關研究

程盼

摘 要：新時期事業單位的檔案管理工作應該摒棄傳統單位中的管理思想，為事業單位后期的發展和規劃提供全面詳細的指導。基于此，我國事業單位要想做好其檔案管理的創新工作，首先要從時代的發展眼光出發，全面提高管理人員的綜合素質，改進檔案管理的各項工作，最終為事業單位的穩定發展打下堅實的基礎。

關鍵詞：管理原則；管理問題；檔案管理；創新思路

隨著社會經濟的迅猛發展，事業單位管理工作轉型成為了一種必然趨勢，很多事業單位在自身建設歷程中不斷尋求轉型之路、重組之路，而在事業單位的改革歷程中，其檔案管理工作非常關鍵，能夠為可持續健康運轉提供有力保障。但是，隨著改革力度的逐漸加大，檔案管理工作的有效性卻逐漸降低。為了使檔案管理能夠最大程度的發揮作用，務必進行檔案管理工作創新。

1事業單位檔案管理的創新意義

事業單位以其重要的職能作用在我國國家機構中占有重要地位。事業單位檔案包括了建立發展起步階段在內的眾多歷程總結，另外事業單位日常運轉中所形成的相關資料也隸屬檔案管理范疇。例如原始的員工教育培訓與考核信息等。現階段我國的網絡技術應用十分廣泛，在檔案管理中采用網絡化管理模式，可以使事業單位開展更加完善、系統的資料管理工作，促進提升檔案管理效率和質量。由于現階段的檔案資料管理表現出諸多不足，優化完善基礎管理設施以及加強管理工作人員職業素養，能夠及時有效的改善相關問題，從而增強事業單位檔案管理的實踐性，使其能夠更加合理，更加符合時代的發展要求，進而使事業單位的檔案資料管理實現突破性發展。

2事業單位檔案管理存在的問題

2.1單位領導重視不夠

現在很多事業單位的領導對檔案管理工作的認識不夠，沒有將檔案管理列入到日常工作中，簡單地認為檔案管理就是將一份份的文件堆砌起來存放，沒有按照檔案管理的具體準則和規范來管理，沒有對檔案管理過程中的環節予以重視，在工作中有的文件被認為作用不大，當廢紙扔掉了，造成檔案文件的缺失、遺漏和不完整。領導缺乏對檔案管理工作的重視，在長期的工作中沒有一個完整的、長期的工作計劃，導致檔案在調取卷宗時手忙腳亂，給檔案管理工作造成了損失。

2.2素質問題

素質問題也是檔案管理的大問題。管理人員素質問題主要體現在兩點。第一點是管理人員的責任心不夠，從主觀上并不看重自己的工作，工作過程沒有激情、十分機械。第二點是管理人員的文化素質不夠，某些管理人員年齡偏大，也不懂得使用現代化設施，依然采用老套的管理辦法，因而管理效率始終比較低下。

2.3事業單位檔案管理制度不完善，缺乏對信息的有效利用

在事業單位檔案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數的事業單位制度混亂現象時有發生，以至于員工整理檔案時總有種無處下手的感覺。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內容。第一，事業單位的檔案管理制度流于形式，執行效果差。比如說有些資料外借之后，管理人員做好了外借的相關工作，但是對檔案的還檔工作卻不管不問，而且在小部分的工作人員心中，他們認為檔案何時歸還并不是屬于自己的工作范圍。第二，沒有完善的管理制度作依托。簡單來說，在檔案管理工作過程中，不僅工作人員的責任劃分并不明確，而且沒有相應的獎罰制度，這些弊端都在一定程度上降低了工作人員的積極性。比如說在員工整理一些較為重要的檔案資料時，為了不讓自己擔責任，員工之間就相互推卸責任，最終致使重要檔案不僅沒有很好地歸納整理，而且當領導審查工作時，又不能交出一個令領導滿意的結果。第三，其檔案管理制定未能把握時代發展的步伐，尤其是新時期下，隨著信息量的不斷增加，其舊時的管理制度需要進行改革，否則管理人員在短時間內很難對所有信息進行規整，從而就會造成各種錯誤的發生。

3現階段事業單位檔案管理的創新思路

3.1重視管理觀念的實時革新

觀念可以支配行動，在事業單位開展檔案管理工作的時候，應該及時轉變思想觀念，提高領導和員工們的重視程度，領導和管理者需要將此項工作提上日程，通過適當的更新理念，解決實際工作中出現的各種問題，為事業單位的發展起到良好的宣傳作用。通過對管理觀念的革新，可以營造出優質的工作氛圍，使領導們擁有科學的發展意識，作出適當的決策。不管是領導層還是基層的工作人員，都應該重視檔案管理工作的信息資源整合，由此為事業單位的決策提供有效的支持，確保相關的數據信息更加準確可靠，在檔案收集和管理的時候，往往需要傾注更多的精力，保證此項工作可以發揮出基本的實效性。

3.2創新事業單位檔案管理人員培訓

管理工作人員的職業素養在很大程度上也會影響管理效率和質量，因此，需要優化培訓管理與專業教育，可以建立網絡培訓和單位組織培訓相結合的培訓制度，目的是提高檔案管理相關知識和技術能力。不僅如此，績效機制也是端正工作態度、激發工作熱情的一個重要舉措，通過開展定期考核，并結合考核結果進行評價，能夠強化管理人員綜合素養，從而提升檔案管理成效。

3.3管理制度的創新

為了確保每項工作均可以有序進行，還應先構建相應規章制度，而事業單位的檔案管理同樣如此。首先需要引導管理人員正確掌握檔案法，其原因為：此項措施可以對管理人員的工作行為予以約束，同時對檔案管理給予高度重視；有利于規范單位內部相關工作，同時具有調理性特點。除此之外，事業單位的管理人員還應該做好檔案管理的監督工作，通過對獎懲制度的完善，針對優秀員工予以激勵，使其可以積極參與創新工作，并從另一方面對表現較差員工予以警示，使其成為規范工作人員自身行為的主要保障。

3.4創新檔案管理模式和服務手段

事業單位檔案管理目前都是單一的手動管理，跟不上新形勢的變化，在檔案管理工作中要實現創新，工作有序有效開展的保證就是要有一個創新的管理模式。首先，應對現在單位中存放的紙質版檔案材料進行現代化的信息技術處理變為可在網絡或局域網絡檢索的電子檔案，提高檔案的利用效率，加強檔案自身的利用價值。其次，在新時期的現代化發展中，利用計算機和網絡建立數字和智能檔案管理平臺，實現檔案材料在單位內部的資源共享，并入到單位的整個信息化管理系統之中。

3.5創新事業單位檔案保管、保密工作

所謂檔案保管，指的是應事業單位本身發展需要而保存的檔案，而保密檔案則是指檔案一旦泄露會使事業單位的安全和利益受到損害。做好事業單位檔案的保管工作和保密工作，首先應從檔案保存庫房的建立入手，事業單位應嚴格遵照國家相關規定來選擇庫房地址、位置，遵循庫房建立隔離辦公室、閱覽室的原則，與此同時，加大投入檔案庫房安全防護設施。此外，在檔案庫房管理上，最好是有專人負責看管庫房，閑雜人等禁止進入庫房，以最大程度的保證檔案的安全，促進檔案管理工作的有序發展。

4結語

對于事業單位來講，檔案管理工作具有較高綜合性，其管理水平更是關系到事業單位發展情況。需要事業單位從觀念角度，正確認識到事業單位更新檔案管理的重要性，逐步構建完整管理制度，使其形成滿足現代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進行檔案管理的創新時，還需要通過不斷研究與探索，保障檔案管理工作可以高效完成，在實現管理水平全面提升的同時，能夠更好適應當前形勢發展，以發揮其在事業單位發展中的重要作用。

參考文獻

[1]王贏平.事業單位檔案管理的創新研究[J].辦公室業務，2014（02）.

[2]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015（12）.