交通運輸檔案管理中的問題及優化策略之研究

盛芳

摘 要：隨著我國經濟的快速發展，現階段，我國的各個行業對于檔案管理工作的要求也越來越嚴格。尤其是對于交通運輸管理部門而言，鐵路、水運、公路 、民航、站場物流、城市客運、郵政工作的檔案數量日益增多，加大了檔案的日常管理難度。這也就本文主要針對交通運輸檔案管理中的問題和優化措施展開討論。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；問題；應對措施

交通運輸檔案的管理是交通運輸管理中比較重要的內容。交通運輸的檔案既能夠反映出交通運輸行業的發展狀況，又能夠為交通運輸的管理方式提供數據和資料的支持。但目前，檔案破損、檔案數據丟失是檔案管理中比較常見的問題。為了能夠確保檔案管理工作的真實性和完整性，交通運輸部門應該對檔案管理的模式和制度進行創新。

1.交通運輸檔案管理中遇到的問題

1.1檔案管理人員的管理意識薄弱

就目前的檔案管理工作而言，檔案管理人員的管理意識薄弱是檔案管理工作效率不高的最主要的原因[1]。在檔案的管理工作中，大部分的檔案管理人員對于檔案管理工作沒有正確的認識，不了解檔案管理工作的意義。導致其對于檔案資料的收集和整理工作都比較忽視，進而出現了檔案存儲的混亂的現象。長此以往，很容易造成檔案丟失、破損的現象，使得檔案失去了保存的價值。

1.2檔案管理的專業程度較低

由于交通運輸部門對于檔案管理工作的忽視，導致檔案管理人員的自身能力和水平都存在較大的問題，檔案的管理過程不夠科學。在檔案的管理過程中，由于專業的技能相對薄弱，部分的管理人員在進行檔案管理的過程中，只是單純的依靠經驗的總結，并不能夠將當前的行業發展情況與檔案管理工作相結合，使得檔案管理工作的質量較低，檔案的安全性和完整性得不到保障。

1.3檔案管理的制度存在缺陷

現階段，檔案管理工作的支部不夠完善是導致檔案管理工作效率低的主要原因[2]。在交通運輸行業的檔案管理中，由于交通運輸部門管理制度的不完善，檔案管理人員對于檔案的日常收集、整理、記錄和保存方面都比較隨意，導致出現檔案混亂的現象。在需要對檔案進行借閱時，很難在第一時間找出相應的檔案，影響了交通運輸部門的工作效率。

2.解決交通運輸檔案管理工作中所遇到問題的措施

2.1加強對于管理人員的培訓，增強其專業能力

檔案管理人員是檔案管理工作的主體。在交通運輸部門檔案管理工作中，只有管理人員具有較強的專業能力和素養，才能夠確保檔案管理工作的順利進行。交通運輸部門可以組織現有的檔案管理人員進行專業化的培訓，擴寬檔案管理人員的視野，讓其對于交通運輸行業檔案管理的發展趨勢和現狀有所了解，使得檔案管理人員能夠在學習專業技能的同時提高自身的專業素養，進而促進檔案管理工作的高效進行[3]。另外，交通運輸部門還可以引進專業型人才。比如在人員招聘的過程中，交通運輸部門要加強對于應聘者專業知識和技能的考核，又要考核應聘者對于國家的各項法規、方針、政策的了解程度，同時還要對應聘者的適應能力進行測試，進而選拔出高素質、高能力的全能人才，確保其能夠盡快適應檔案管理工作的相關內容，提高檔案管理工作的質量。

2.2提高檔案管理的意識

在交通運輸檔案管理的工作中，交通運輸部門應該不斷地提升工作人員的管理意識，增強檔案管理人員對于檔案管理的重視，使得能夠正確的認識到檔案管理的意義，進而能夠嚴格的要求自己，確保檔案管理工作的順利進行。為了能夠提高檔案管理人員的管理意識，首先交通運輸部門領導就應該以身作則，加強對于檔案管理工作的關注程度，進而引起相關工作人員的重視。

2.3對檔案管理的制度進行完善

無規矩不成方圓。所以對于交通運輸檔案管理工作，交通運輸部門也應該建立相關的制度，以此來對管理人員的自身行為進行規范與約束 [4]。比如，交通運輸部門可以建立交通運輸檔案管理日常工作制度對管理人員的日常工作內容進行規定；建立檔案保密制度，防止檔案信息泄漏；建立檔案借閱制度對檔案的借閱人員進行登記記錄，確保檔案借閱過程的安全性。

2.4建立信息化的檔案管理模式

信息技術的快速發展對于人們的生活產生著重要的影響。在交通運輸檔案管理的工作中，相關的工作人員也應該加強對于信息技術的運用，建立信息化的檔案管理模式。在信息化的管理模式下，檔案管理人員可以將紙質的檔案信息轉化為電子版進行儲存。相對于紙質檔案而言，電子版的檔案更加的便于儲存、調閱和查找，可以有效的提高交通運輸檔案管理的效率與質量。

比如蒙陰縣交通運輸局在交通運輸檔案的管理中就已經采用了信息化的管理模式。蒙陰縣交通運輸局建立了數字化檔案管理系統，并將所有的檔案信息都錄入了計算機中，實現了檔案的電子版儲存[5]。為了能夠確保檔案的安全性，蒙陰縣交通運輸局還對交通運輸檔案管理系統進行了加密處理，檔案的借閱則需要形影的權限。同時對于比較重要的檔案信息，還實施了雙重保護的措施，建立起了數據恢復中心，以此來避免數據的丟失，確保數據的安全性。

3 結束語

綜上所述，交通運輸檔案管理工作是交通運輸部門比較重要的一項工作內容。為了確保檔案管理工作的順利進行，使得檔案的真實性和完整性不受破壞，交通運輸部門應該加強對于管理人員的培訓，增強其專業能力，并不斷地提高工作人員對于檔案管理的意識，促進檔案管理工作的高效進行。同時，交通運輸管理部門還應該建立完善的檔案管理制度，以此來對管理人員的自身行為進行約束。另外，在交通運輸檔案的管理工作中，管理人員還應該加強對于信息技術的運用，促進檔案管理工作的信息化發展，為提高我國交通運輸檔案管理水平以及促進交通運輸業長遠發展奠定基礎。

參考文獻

[1]方月. 交通運輸檔案管理中存在的問題與對策研究[J]. 山東工業技術， 2016（21）215-215.

[2]邢振婷. 交通運輸單位檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 經營管理者， 2017（15）.

[3]楊紅霞. 交通運輸檔案管理的”新常態”思考[J]. 辦公室業務， 2016（5）：94-94.

[4]郭寶財. 交通運輸檔案管理存在問題及對策分析[J]. 長江叢刊， 2016（35）：164-164.

[5]李艷華. 企業單位在檔案管理工作中 存在的問題及解決對策[J]. 陜西檔案， 2016（5）：50-50.