簡析如何做好新時期企業辦公室文秘工作

廉潔

摘 要：在任何一個企業發展過程中，企業辦公室都起到了非常重要的基礎作用，不但可以為上層管理部門與下層基層部門提供綜合性的服務作用，同時也是企業經營管理決策提供科學有效信息的信息中心。在新時期不斷發展的背景下，也對企業辦公室文秘工作提出了更高的要求，需要相關企業采取有效的措施來提升辦公室文秘工作的質量，使辦公室文秘自身所具備的知識與技能可以滿足實際的工作需求，本文主要針對新時期背景下做好企業辦公室文秘工作的相關策略進行了深入的分析，希望能為相關人員提供合理的參考依據。

關鍵詞：新時期；企業；辦公室文秘；策略

在企業的各個組成部分中，辦公室屬于其中非常重要的核心部分，是企業信息有效傳遞的重要樞紐，所以在整個企業當中處于比較特殊的位置。企業文秘工作在辦公室當中擔任著非常重要的職能，主要是負責完成各種信息的處理工作，同時對上層命令進行下達或者是進行輔助決策等。因此，企業辦公室文秘工作所涉及到的內容非常多，其工作質量在一定程度上將直接影響到辦公室各項事務的處理效果，這就需要企業進一步加強對辦公室文秘的培訓教育工作，提升辦公室文秘的技能水平，從而才能促進企業可以實現更加穩定的發展。

1 新時期企業辦公室文秘工作的特點分析

1.1 企業辦公室文秘工作的決定性

結合企業辦公室文秘工作內容進行分析，其工作效率在一定程度上將會直接影響到企業其他各個職能部門的工作效率和質量。在企業信息處理過程中，辦公室起到了非常重要的中心作用，企業在經營過程中所產生的信息會全部集中到辦公室中，然后文秘需要對這些信息數據作出相應的處理，然后在傳遞給企業的領導人員進行決策或執行。在我國信息時代不斷發展的背景下，企業在市場中所面臨的競爭壓力不斷的增加，而辦公室文秘工作質量在企業發展中起到了非常重要的決定性作用，如果辦公室文秘工作效率達不到相應的標準要求，將會對企業經濟效益造成嚴重的影響。

1.2 企業辦公室文秘工作的綜合性

結合實際情況可以了解到，企業辦公室文秘所涉及到的工作內容非常多，與企業各個方面之間都存在一定的聯系，由此可以看出，企業辦公室部門具有非常明顯的綜合性、全局性以及戰略性特點。另外，企業辦公室與企業其他部門之間也存在非常密切的聯系，企業辦公室文秘工作包括了日常事務處理、市場開放、企業管理以及經營運營等各個方面的內容，所以企業對于文秘工作人員的綜合素質水平也有著非常高的要求。在新時期不斷發展的背景下，企業辦公室文秘工作對于企業辦公室文秘工作人員的學習能力、技術水平、溝通能力以及組織能力等各個方面都提出了更高的要求。

2 目前企業辦公室文秘工作存在的問題

2.1 辦公室文秘人員較少，工作負擔重

在我國企業不斷發展的過程中，大多數都是以生產經營為核心，通過這種方式來進一步提升企業的經營效益，因為辦公室人員不能參與到生產經營過程中，所以企業沒有認識到辦公室人員配置的重要性，造成辦公室人員配置嚴重不足。因為辦公室日常工作中所涉及到的內容比較多，所以在處理過程中具有一定的復雜性，但是在人員方面又嚴重不足，所以一般都是在問題產生之后才去進行解決，在很多工作處理中都會出現應付的現象，沒有對工作內容進行深入的分析，從而造成企業辦公室文秘共組效率和質量一直得不到明顯的提升。

2.2 缺少完善的辦公室管理制度

在新時期不斷發展的背景下，我國企業辦公室管理工作中還存在著非常多的缺陷，并且還不具備完善的辦公室管理體系，這就造成很多管理工作在開展過程中缺少了相應的參考依據。因為在企業辦公室管理制度上不具備規范性，所以造成文秘工作很難進行合理的劃分，經常會出現職能交叉或者是空位的現象；其次，辦公室監督工作沒有進行全面的落實，同時考評工作不積極，這就造成文秘人員在日常工作中的積極性很難實現明顯的提升。

2.3 文秘人員綜合素質水平有待提升

在新時期不斷發展的背景下，同時對于文秘工作提出了更高的要求。但是，目前企業辦公室文秘人員的綜合素質水平還無法達到實際的工作要求，首先，很多人員還受到傳統知識的限制，在文字寫作水平上還需進一步提升；其次，存在部分文秘人員對企業以及行業的發展現狀沒有進行全面的了解，這就造成在對工作進行處理的過程中沒有與企業發展之間實現有效的連接；最后，文秘人員自身缺少一定的管理經驗，在對問題進行處理時沒有進行深入的思考，這就造成很多問題不能得到徹底的解決，從而造成文秘工作本身的作用無法實現充分的發揮。

3 新時期做好企業辦公室文秘工作的相關策略

3.1 正確認識文秘工作

在企業發展過程中，辦公室屬于其中非常重要的行政指揮中心，同時也是處理文件、行政管理、公關接待以及綜合協調的綜合性科室，在事務的處理方面具有非常明顯的復雜性。而辦公室工作質量在一定程度上將會直接影響到企業經濟效益以及未來的發展狀況，其中辦公室文秘人員，在工作中所涉及到的技術性以及體力等內容不多，大部分都是以文字材料為主，要想將這些看似比較簡單的工作做好，文秘人員自身不但要具備非常強的專業知識與文字功底，同時自身還需要有非常強的政治素養與溝通能力，從而才能將文秘工作進行全面的落實。

3.2 構建完善的企業辦公室管理制度

要想進一步提升辦公室文秘工作效率，就必須結合實際情況構建出完善的企業辦公室管理制度，具體可以通過以下幾個方面來進行：第一，對管理制度體系進行完善，在管理工作開展過程中應該對多元化的管理方式進行充分的利用，在此基礎上針對員工的素質水平以及工作績效等多個方面進行嚴格的管理，防止在管理模式上存在單一性；第二，在對管理目標進行制定的過程中，必須保證精度到具體的人物或者是事物，并對工作中的每一步操作流程進行不斷的細化，對各項工作作出明確的規定；第三，管理制度應該滿足一定的先進性與創新性，可以積極引進一些國外的管理方式，對目前企業所具備的辦公室管理方法進行不斷的優化和完善，從而構建出合理的企業辦公室管理制度。

3.3 提升企業辦公室文秘人員的綜合素質水平

要想促進辦公室文秘人員的綜合素質水平可以實現進一步的提升，首先，應該將系統的學習工作進行全面的落實。對于相關的文秘工作人員而言，在日常工作中應該注意多看、多學、多聽，這樣才能使自己的知識面實現進一步的拓展。多學習專業方面的知識，使自己的文字撰寫能力實現進一步的提升，從而使業務水平可以達到實際的工作要求；其次，應該對行業所設計到的相關法律知識，使自身的政治素養可以實現進一步的提升，另外，還應該將相關的調研工作進行全面的落實，對企業的真實情況進行全面的了解，這樣才能對企業未來的發展方向進行全面的掌握；第三，在工作中應該時刻保持一種嚴謹細致的態度，將自身的職責進行全面的落實，重視細節部分的處理工作，從而才能為工作質量提供良好的保障。

4 結語

綜上所述，在新時期不斷發展的背景下，企業所面臨的市場壓力不斷增加，從而對辦公室工作質量提出了更高的要求。企業文秘作為辦公室當中的關鍵組成部分，其工作質量與企業的生產經營之間有著十分密切的聯系。因此，一定要正確認識企業辦公室文秘工作，從而才能促進企業實現穩定的發展。

參考文獻

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