事業單位檔案管理信息化建設分析

王樂萍 宋曉蕾

摘 要：事業單位中檔案資料管理很重要，這些檔案資料在很多業務辦理開展方面有極高的參考價值，在其他方面也能發揮用武之地。基于此，事業單位要強化檔案管理，還要使其與信息化時代的產物，信息技術和信息設備結合起來，使檔案管理更加現代化、智能化。在檔案信息化管理中，檔案資料管理的很多流程都可以快速高效完成。因此事業單位有必要加強檔案管理信息化建設，相關人員要加強對檔案管理和信息技術的研究，以使兩者結合更好。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；建設措施；

事業單位的檔案管理信息化建設正處于方興未艾節段，在信息技術層出不窮，信息設備不斷問世的背景下，檔案管理只有不斷進行信息化創新和建設，檔案管理才會更加現代化。在檔案管理信息化建設中，事業單位必定會遇到很多問題，相關人員應從多角度出發，解決問題。本文主要針對事業單位檔案管理信息化建設進行分析。

1 事業單位檔案管理信息化建設問題

1.1 檔案管理不規范

只有規范化管理檔案，檔案的管理流程、檔案本身資料的編輯整理質量才會得到保證，檔案利用效率才更高。在實際中，事業單位進行檔案管理信息化建設的時間雖然不短，但建設力度比較小，建設進程比較慢，有很多流程在開展過程中，人為參與痕跡比較重，信息技術和設備利用效率低。所以最終會出現很多人為誤差，比如檔案序號編目沒有統一標準，也不規范，目錄內容和實際資料無法對應起來，這樣不規范的檔案資料利用價值是低下的[1]。事業單位應重視這種情況。

1.2 檔案檢索差，檔案統一管理水平低

檔案檢索完全可以通過相關的信息技術和設備完成，但在實際中，事業單位因為人員素質問題或設備軟件建設力度差等，在大多數情況下，一般選擇人工檢索，這極大降低了檔案檢索效率，在檢索過程中，甚至會出現人工誤差，這些都是檔案管理信息化建設中應該解決的問題。

1.3 檔案管理專業隊伍有待建設

事業單位檔案管理專業隊伍還處于有待建設狀態，現有的管理人員在數量和質量上往往不能滿足檔案信息化管理要求。在檔案管理中，崗位培訓以及其他業務與檔案管理工作都應獨立存在，相關的工作人員也要做好區分。在實際中，檔案管理部門人員有限，他們往往身兼數職，所以不能將全部身心投入到檔案管理中來。另外檔案信息化管理中，需要應用到很多信息技術和設備軟件，這些都要有專業的信息知識作為支持，管理人員往往不能勝任該工作，甚至會出現檔案資料損壞問題。

1.4 資金投入不足

事業單位資金主要來自國家財政，所以資金本身就有限，資金使用預算計劃中，檔案管理信息化建設資金只占其中一小部分，這些資金難以購置優質信息設備和軟件，所以事業單位檔案管理信息化硬件和軟件還有待健全[2]。

2 事業單位檔案管理信息化建設措施

2.1 實現檔案管理的標準化、規范化

針對不規范的檔案管理現象，事業單位應建立專門的管理制度，在該制度下，事業單位在檔案信息化管理方面，應以國家信息化管理標準為參考，建立符合自身發展的管理標準。在檔案信息化管理中，更是要加大信息技術和信息設備的利用率，人員只是起到輔助作用。在檔案管理流程進行中，這些人員可對檔案資料的格式、檔案信息完整度、檔案資料目錄編制情況以及與正文內容的符合度等進行檢查，看其是否正確，是否規范。此外，事業單位還要對每種檔案管理軟件和設備的運用建立統一標準，使其在應用時不會出現錯誤。

2.2 實行數字化檔案管理，提高檢索效率

數字化技術是信息時代的產物，該技術可以實現大量數據信息的快速傳遞、分享和處理，事業單位完全可以將其與檔案檢索和檔案管理結合起來。在數字化管理中，完整的檔案原資料會被完好無損保存下來，這可以滿足用戶的檔案檢索需求，提高檢索效率[3]。將數字化技術應用在檔案資料儲存中，該技術會先對檔案信息進行數字化轉化，在保存的過程中，檔案目錄會自動生成，并與全文內容共同保存在數據庫中，在該技術應用中，不會發生目錄與內容不對應情況。此外事業單位還要建立專門的檔案管理信息化網站，該網站會為檔案資料共享提供平臺，為檔案人員交流聯系提供渠道，為用戶檢索檔案資料提供途徑。這些都會提高檔案的檢索效率和利用效率。

2.3 建設專業的檔案管理隊伍

事業單位要加大檔案管理信息化建設力度，首先要建立一支專業的管理隊伍，將信息化管理工作交代給他們，由他們全身心貢獻自身力量，輔助檔案管理信息化建設。這支隊伍中，每個人員都要自己的職責，每個崗位都有專屬人員，避免一人多崗現象。在管理隊伍建設中，事業單位中的崗位培訓人員還要定期培訓這些管理人員，使其具備管理素質外，還要掌握足夠的信息技術和設備軟件操作知識。

2.4 加大檔案管理信息化建設投入

完善的檔案管理信息設備和軟件是管理信息化建設的基礎，事業單位應在建設之前，就做好總體規劃，在規劃中，要對檔案管理信息化建設的內容和流程以及階段等進行規定，還要對信息化建設預算資金進行規劃，使相關的軟硬件都能得到完善。

3 結語

事業單位檔案管理信息化建設中，需要解決的問題或需要實施的建設措施還有很多，比如信息管理安全問題和信息安全防護措施等。這些都需要事業單位做好引導作用，而其他的部門都要輔助檔案管理部門做好信息化建設工作和檔案信息化管理工作。

參考文獻

[1]丁會峰.事業單位檔案管理信息化建設探索[J].產業與科技論壇，2017，16（18）：242-243.

[2]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]粟盛民.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業文化，2013（16）：128-129.