檔案管理科學化水平的提升路徑

王敏

摘 要：伴隨著中國經濟的飛速發展，政府相關部門、企事業單位隨之增加，在經濟、政治、文化、生態等領域的相關工作上扮演著重要的角色，這就意味著檔案管理工作必不可少，但目前這方面的管理還存在很多問題，不利于長期的穩定發展。本文將詳細揭示我國檔案管理工作的不足之處，并有針對性提出具體的應對策略，使得檔案管理朝著科學化方向發展。

關鍵詞：檔案管理；科學化；提升路徑

隨著我國各項工作業務量的逐步增長，與之對應的相關資料也堆積成山。這些資料記錄著單位從創建到今時今日的發展歷程，對于以后的工作具有指導和參考意義，因此，相關部門必須高度重視事業單位檔案的管理工作，就目前的發展現狀來看，存在著態度上不夠重視、管理上不夠完善等問題，因此，需要國家和工作人員深入思考，共同努力去尋找解決措施，完善我國檔案管理工作，保障各部門的工作順利高效地開展。

1 我國目前檔案管理工作的現狀及問題

1.1 發展現狀

傳統的檔案管理由于缺乏制度的保障和科學的方法，一直停留在耗時長、效率低、不規范的階段，而面對互聯網時代帶來的巨大沖擊，各行各業都面臨著巨大的挑戰，要想實現快速的發展，必須認清自身的實際情況，這就要求檔案管理工作必須改善以往存在的各種陋習，向著規范化、科學化、條理化的方向發展，既能記錄單位發展的歷程和經驗，又能為以后的發展提供參考性的指導意見。

1.2 存在問題

1.2.1 對檔案管理的重視程度不夠

傳統觀念下，單位領導及工作人員往往會認為檔案管理工作只是普通的資料整理、記載，而忽視了它的真正意義，同時，也錯誤地認為檔案管理不會給企業或單位帶來直接的經濟效益，反而會浪費人力和物力，因此無論是在檔案室的建設投入還是檔案管理人員的培養上都有所顧慮，說到底還是對檔案管理的關注度和重視度不夠，沒有意識到一個完整及時的檔案系統和準確無誤的檔案信息會為單位的向外延伸和對內管理提供信息支撐，以便于單位能做出正確的決策和計劃，單位片面尋求經濟利益決定了他們不再關注檔案管理的發展方向，任其自由發展，最終導致了檔案管理存在諸多紕漏，難以有較大的突破。

1.2.2 檔案管理的方法不高效

自古以來，我們都是讓檔案工作人員用文件夾的形式將單位部門的資料分門別類地進行整理，這樣的方法看似整齊有條理，實則會出現很多弊端，例如，當單位部門增加，發展歷史越悠久以后，整理起來就會耗費大量的人力財力物力，很多檔案工作將應接不暇，這不僅會給檔案工作人員帶來巨大的壓力和繁重的工作，還無法達到預期的效果[1]。

1.2.3 檔案管理相關工作人員不夠專業

檔案學也屬于一門學科，檔案管理需要具備專業知識和技能的人員進行操作和執行，來保障檔案資料和信息的科學性和準確性，但目前我國相關工作人員往往是在文職類人員中隨意進行挑選，并不是專業對口，加上缺乏相關的培訓和學習，很多事情都是自己摸索，沒有專業人士的指導，很大程度上會導致整理的檔案信息出現錯誤、遺漏或者雜亂等問題，這可能會導致企業和單位使用錯誤的信息做出不利的決策，不利于企業和單位的長遠發展。

1.2.4 檔案信息再利用程度低

一方面，傳統的觀念下，檔案一經整理歸檔，便成為企業或單位壓箱底的物件，如果不是相關部門進行檢查或者到了急需使用的時候，很難再將以往的檔案信息進行重復利用，另一方面，由于相關工作人員的不專業，錯誤地判斷信息的價值，導致對企業或單位有經濟價值的信息保存下來，而其他信息大量流失，這不僅破壞了信息的完整性，還割裂了信息與信息之間的關聯性，導致記錄企業或單位發展的檔案不清晰，對企業文化的發展十分不利[2]。

2 如何提升檔案管理科學化水平

2.1 健全檔案管理工作的相關規章制度

國家是這個社會發展的主心骨，是社會的倡導者。要想引起大家對檔案管理地重視，首先，國家應該在制度上開始重視起來，出臺相關的規章制度，確保檔案管理的順利開展，朝著標準化的方向發展；建立與之對應的監管部門，嚴格按照要求實施檔案管理辦法，防止偷工減料的行為發生；頒布一系列的相關獎勵懲罰措施，提高檔案管理工作的熱情和工作積極性，杜絕敷衍了事、只做表面工作的行為。其次，企業和單位也需要自我反思，深刻學習檔案管理工作的重要意義，徹底改變以往得過且過、可有可無的行事作風，在態度上和行動上將檔案管理作為企業和單位一項不可或缺、至關重要的工作，不斷提升企業和單位的檔案管理科學化水平[3]。

2.2 學習和引進先進的檔案管理方法

目前，由于我國各部門對于檔案管理的關注度不高，所以不管是資料整理還是工作人員的培訓都處于比較落后的狀態，缺乏科學先進的管理策略。信息化時代日益發展的今天，對于我國的檔案管理水平提出了新的要求和挑戰，同時也帶了快速發展的機遇，因此我國必須好好抓住這一時機，借助互聯網的平臺，充分利用信息化技術，建立起全新的檔案管理信息化系統，運用人工智能代替工作人員的部分工作，減輕工作人員的工作負擔。另外，也需要學習其他國家先進的管理辦法，結合我國檔案管理的實際情況，分析二者之間存在的差距和共同點，取其精華，對癥下藥，提升我國檔案管理工作的效率和科學性。

2.3 提升檔案管理人員的工作效率

檔案管理工作的核心就是工作人員，他們關乎檔案的真實性、有效性、和完整性，能否提供及時有效的檔案信息和能否保證檔案的合理規范入檔是考驗一個工作人員最基本的標準之一，但就目前的情況來看，我國大部門檔案工作人員都很難達到這一標準。在科技日益革新的信息化時代，又對工作人員的能力和水平提出了新的要求，他們需要實現最快的突破和進步，這就要求企業和單位相關管理部門必須要在員工培訓這一模塊下功夫，投入大量成本來搭建工作人員學習的平臺，定期為他們進行專業性知識和專業化技能的培訓，讓他們學會運用科學的理念和方法去進行操作，精通各種科技化管理辦法，緊隨時代的步伐，努力提升自我。

2.4 發揮檔案信息的最大效用

隨著環境的惡化，資源一天天消耗殆盡，我們為了節約資源、提高效率，便提出了“循環利用”這一理念，目地就是能讓有限的資源發揮出無限的作用，企業和單位的檔案信息作為一種信息資源也是如此，如果不能充分挖掘潛在價值，就白白耗費了這么多精力和物資來進行管理了，因此，工作人員應當注意在檔案整理之初就要有的放矢，準確篩選出對企業和單位發展和管理有用的信息，有重點、多層次地進行歸類整理，另外，也需要具備長遠的目光，不能只保存有經濟價值的檔案，而是要全方位地進行整理，這樣才能保證檔案的完整性和合理性，確保檔案信息成為既有經濟價值又有參考價值的信息化產品，發揮出檔案信息的最大作用，為企業提供更多地使用價值，助力企業的發展[4]。

3 結束語

對于中國這樣一個泱泱大國來說，不僅要在科學技術和經濟發展方面占領先鋒地位，與之對應的文化管理工作也不能落后于其他各國，檔案管理工作關系著企業和單位內驅力的發展，是影響其發展的重要因素，但是，很顯然我國在這一方面做得還不盡人意，檔案管理工作的發展還存在諸多問題，這需要社會各方共同努力，擯棄傳統觀念中不符合發展潮流的部分，積極學習行之有效的管理辦法，在發展中不斷革新和突破，與時俱進，將信息技術與檔案管理工作有機結合，實現檔案管理水平科學化的快速提升。

參考文獻

[1]孫長美.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策[J].中國市場，2015（04）：88-89.

[2]葉紅麗.提升檔案管理科學化水平的路徑[J].辦公室業務，2015（5）：59.

[3]王東艷.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇研究[J].才智，2014（10）：307

[4]于淼.關于提高檔案管理科學化水平路徑的分析[J].決策與信息（下旬刊），2015（9）：231.