城建檔案管理信息化建設探究

魏宏梅

摘 要：城市建設的快速發展有賴于經濟和科技的發展與進步，城建檔案管理也是城鄉發展中的重要一環，反映了城市發展的過程，記錄了這個過程中的有關歷史檔案數據，對于城市之后的發展非常重要，具有指導性的作用，電腦相關技術以及電子信息技術的發展使得城建檔案管理更加簡便和多元化，這種信息化的模式使得城建管理的效率和準確率得以增加，為城市的發展提供了依據。

關鍵詞：信息化；城建檔案管理；管理

改革開放以后，城市建設逐步加快，城市化的發展速度水平逐年加快，并逐步完善，城市發展和城市建設檔案作為一個重要的信息，記錄著城市的起源和發展，可以為城市規劃和建設提供數據并作為歷史基礎，使得城市得以變好和發展。而由于科學技術的發展進步，城市建設檔案管理的模式朝著的信息化方向改變，通過信息化的建設研究，使得我國新時期城建檔案管理的模式得以改進，水平得以增加。

1 城建檔案管理信息化的概況

1.1 城建檔案管理信息化的概述

城市建設檔案作為城市規劃、建設和信息管理過程中所創造的記錄，包括圖像、文字、照片等，無疑可以說是城市發展日記。在社會經濟新時期和科技發展新趨勢下，城市建設檔案管理的發展趨勢也需要適應時代的變化，利用現代信息技術使得城市建設檔案管理信息化得以實現。另外，還需要實現城市建設檔案的信息化。隨著我國不斷擴張的城市規模和不斷增加的城市建設工程數量，城市建設檔案的數量將繼續增加，檔案管理的困難也會升級，因此城市建設檔案管理信息化的實現具有歷史必然性和現實可行性。

1.2 信息化管理城建檔案的主要內容。1）城市建設檔案信息化的資源建設。主要包括數字化實現現有城市建設檔案，對各類電子文獻進行收集整理，最后將其整合到信息數據庫中。2）為了實現城市建設檔案管理信息化，還需要構建城市建設檔案管理應用系統和基礎設施的建設。應用系統的建設主要是通過收集、整理和利用城市建設檔案的各種信息來增加城市建設檔案的使用效率。基礎設施建設主要是指建設城市建設檔案信息的網絡和數字的設備。3）對培養城市建設檔案管理信息化人才隊伍進行培養，儲備城市建設檔案管理人才，增加城市建設檔案管理的專業化水平。4）完善相關標準和規范。城市建設檔案的電子文獻收集、文獻歸檔、分揀和圖書館信息電子檔案資源的存儲、查閱等，都需要提前設定詳細的過程，以保證信息化管理城市建設檔案的進行。

2 完成信息化管理城建檔案的必要性

2.1 增加城市建設檔案的效率。新時期城市建設檔案信息管理有利于增加城市建設檔案的效率。城市建設檔案管理信息化，實際工作時可以只輸入一個信息，以便通過計算機軟件生產不同的目錄，所以可以滿足不同文件使用時的需要，也有利于城市建設檔案信息資源共享，增加城市建設檔案的利用效率。

2.2 多樣化信息輸出方式。一般進行的城建檔案管理時，主要任務是手工整理和收集檔案。但隨著城市建設規模的擴大，需要對城市建設檔案信息進行整理，這就會耗費很多的人和時間成本，致使生產率降低，工作精度也會降低。如果實現信息化管理城市建設檔案，計算機技術可以用于對大量的數據收集和整理，這樣不但可以減少工作的工作量，增加工作效率和檔案的準確性安排，實時查詢檢索的城市建設檔案管理信息，且輸出方式多樣化，有利于提高城市建設檔案信息管理效率。

2.3 提供參考。城市建設檔案作為記錄在城市發展和建設的重要信息平臺和數據平臺，涉及城市規劃、建筑施工、文化環境以及許多其他方面的數據，實現信息化管理城市建設檔案，提供信息和數據查詢的方便，可以為研究工作提供更多的信息。城市建設檔案信息管理有利于城市建設檔案規范現有的資源，可以為城市發展提供依據和參考，有利于增加數據采集的效率，并促進城市建設檔案管理科學技術人員檔案的使用。

3 城市建設檔案管理信息化存在的不足

3.1 對城市建設檔案管理信息認識問題。城市建設檔案管理是城市工作的重要組成部分，在城市規劃和后期建設中發揮著重要作用。但城市的一部分領導人和建筑商在治理的過程中，關注城市擴張和硬件設施建設，極容易忽視城市建設檔案管理信息化的實行，理解城市建設檔案管理信息化不足，部分領導人和文件管理的意識不夠，使城市建設檔案管理和城市建設滯后，滯后概念不利于實施城市建設檔案管理信息化。

3.2 資本投資不足。城市規劃的發展和建設是在一定的預算范圍內進行的，但是由于一些原因導致了對城市建設檔案管理信息的認識有限，所以資金有限，缺乏資金導致了設備管理信息化的缺乏。而實現城市建設檔案管理信息化的過程中需要配備打印機、電腦、掃描儀和其他硬件設備，還需要購置有關信息數據庫、構建局域網，如軟件，這將需要大量的資金支持，但由于較小的資金投入力度，嚴重影響了城市建設檔案管理信息化。

4 滿足城市建設檔案管理信息化的舉措

4.1 樹立檔案管理的新理念。城市建設檔案管理系統由硬件、軟件和數據三部分構成，通過外部購買可以形成硬件和軟件設施，城市建設檔案管理的核心是數據，需要認真的建設和維護管理。因此，為了更好地適應時代的進步和社會的變化，檔案管理人員應建立新的檔案管理模式，對檔案管理信息化擁有樂觀的態度。按照提出問題、分析問題解決問題的思路。首先，根據檔案管理的訴求，列舉檔案管理信息化的整體規劃和實施辦法，使城市建設檔案管理信息化得以系統性、漸進性地實現。然后，利用信息技術手段，搭建城市建設檔案管理平臺，推進檔案信息數字化建設，逐漸實現對城市建設檔案信息化的管理。

4.2 全面提高管理人員的素質。城市建設檔案管理人員作為影響管理信息化最活躍的因素，應充分發揮人員在信息化管理過程中的積極因素，堅持以人為本，運用人才培養。逐步實現城市建設檔案管理信息化，對傳統的檔案管理模式進行了改進，更好地要求了檔案管理人員。一是對現有的檔案管理人員再教育，開展崗位和信息化管理技能培訓。二是招聘城市建設和檔案信息管理專業人士。人才培養計劃要循序漸進。最后，必須制定合理的激勵措施。該政策鼓勵管理者為實現城市建設檔案管理信息發揮作用，充分調動員工的積極性。

4.3 完善建設有關法律法規。城市建設檔案管理作為檔案管理的一個分支，具有檔案管理的基本特征和根本屬性。現在，《檔案法》是城市建設檔案管理遵循法律，所以在實際實踐中，城市建設檔案管理信息化的建設應該加強城市建設檔案管理法律法規，城市的發展應該結合自己的特點和實際需求，適應城市建設檔案管理政策的發展需求，制定嚴格的城市建設檔案管理、工作流程等收費規章，以保障信息化有序進行。

4.4 增加投入的財政資金。財務支持對于實施城市建設檔案管理信息化是基礎性的舉措，而足夠的資金支持是購置建設過程中所需的硬件、軟件等設備的必要條件和基礎性條件，因此，在預算中要考慮到城市建設檔案管理的信息化建設，以保證順利有序的進行信息管理。經濟和科學技術的發展促進社會生產領域的進步，城市建設檔案館是城市發展和記錄信息的載體，重視城市的發展，城市建設檔案管理也應該符合時代的發展趨勢，使用現代先進的科學技術，創新化城市建設檔案管理的模式，對城市建設檔案管理進行信息化建設，有利于提高城市建設檔案管理水平和城市的長久發展。

總之，在現代社會背景下的科技和經濟迅速發展，穩步推進，城市建設和城市建設檔案信息記錄下整個城市快速發展過程中數據和信息載體，促進城市發展具有重要的現實意義。所以，有必要加強新時期建設城市建設檔案管理信息化，全面提高現代城市建設檔案管理水平，促進城市穩定持久發展。

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