淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢

林天賜

摘 要：隨著時代的發展，社會的進步，我國的網絡時代也隨之來臨，信息化技術也成為了國民經濟的增長點，對我國社會的發展科技進步有著舉足輕重的地位。信息化管理手段也在各行各業的檔案管理工作中起到了至關重要的作用。而圖書資料檔案想要發揮出自身的作用，提高國民素質、豐富國民文化知識，就必須要全面采用先進的信息化管理技術，將大量的圖書資料進行高效率的管理并實現全國的圖書檔案資源共享，提升圖書檔案資源的利用效率，為人民、為社會服務。本文將從圖書檔案的管理現狀入手，淺析圖書檔案信息化管理的優勢以及其信息化管理的實施辦法。

關鍵詞：圖書；資料檔案；信息化管理

我國的圖書資料檔案管理起步較晚，經驗缺乏，并且大部分的圖書資料檔案管理都存在于公立圖書館以及各大高校的圖書館之中。隨著科技的進步，時代的發展使得傳統的圖書資料檔案管理辦法以及不再適用于現在快速發展的社會。圖書資料檔案管理辦法落后于時代，為了提高圖書資料檔案的管理水平，提高圖書資料檔案的使用效率，使其可以更加有效地為社會服務，為提高全民素質而服務。因此，使得圖書資料檔案信息化管理的施行變得勢在必行，圖書資料檔案的信息化管理也成為了我國社會的一項重要的工作之一。

1 圖書資料檔案管理現狀

1.1 圖書資料檔案管理機制有所欠缺

圖書館中的圖書資料檔案內容所涉及領域之多是難以想象的，如果圖書資料檔案管理之中的制度規范化沒有得到重視，會使得工作人員在整理圖書資料的時候會受到諸多阻礙，使得工作難以有效的開展。由于制度不夠規范，會使得工作人員對圖書資料檔案的整理歸檔工作變得雜亂無章、效率低下，有些工作人員無法清晰的認識到歸檔的范圍，以及對資料整理的類型不夠清晰，這便使得相關材料不集中以及檔案不能及時歸檔的現象常有發生。完善的圖書資料檔案管理體系無法得到完善，對于相關部們以及相關工作人員的行為也將無法得到規范以及約束，對圖書資料檔案的管理工作也帶來了極大的隱患，出現許多諸如檔案資料不齊全，歸檔不規范等現象發生[1]。

1.2 圖書資料檔案管理觀念較為落后

在傳統的圖書資料檔案管理工作中多采用的是紙質的方式對資料進行歸檔整理工作，缺乏創新的管理意識，隨著時間的推移由于檔案資料大量堆積沒有得到及時的整理，使得管理工作也開始變得舉步維艱。同時，由于是紙質資料，對于資料的貯存工作也變得異常繁雜，儲存條件不當將使得紙質的檔案老化速度會非常快，大大增加了圖書資料檔案管理的成本，加大了檔案管理的難度。

2 圖書資料檔案信息化管理的優勢

圖書資料檔案信息管理的信息化相對于傳統的管理方式有著很大的優勢，不僅僅可以有效地節約人力物力，降低管理成本，提高管理效率，還可以有效的提高圖書資料文獻的使用率以及在實現多地的資料共享也有著重要的作用。認清楚圖書資料檔案信息化管理的優勢所在，將有利于圖書資料檔案資料管理信息化工作的開展。

2.1 有效提高圖書資料檔案的資源利用率

在我國，各大圖書館以及各大高校的圖書館中有著海量的藏書，但是由于圖書館有著一定的地域限制，使得一些重要的孤本資料檔案想要在全國范圍發揮出它應有的價值的時候便會顯得有點“力不從心”了。通過圖書館內與之配套的計算機網絡以及計算機設備，對大量的圖書資料文檔進行信息化管理。將我國各個地方的圖書館以及各大高校內的圖書館的藏書以及資料文檔實現在全國范圍內的資源共享，將原本沒有得到有效利用的閑置資源使其發揮出應有的價值。圖書資料檔案與計算機互聯網相結合，突破圖書館的地域限制，將圖書資料信息化，將文化傳播向廣大社會人們群眾中去[2]。

2.2 有利于修復文獻資料以及推動紙質文獻資料的傳播

在人類歷史的長河中，流傳下來許許多多具有重要意義的歷史文獻資料。由于這些紙質的文獻資料經過時間的推移，使得大量的文獻資料會出現缺失或者需要極其苛刻的存放條件進行保存，使得這些珍貴的歷史文化無法得到廣泛的流傳。將圖書資料文檔實現信息化管理將很大程度上解決了這個問題，將這些珍貴的歷史文獻進行信息化掃描及修復，并上傳至網絡中，人們便可以隨時隨地地瀏覽到自己感興趣地圖書資料。利用網絡的開放性，將激發人們對于檔案資料的討論，從而大大增加了以圖書資料文檔為載體的知識影響力的擴大，極大的方便了人們群眾。

3 實施圖書資料文檔信息化管理的有效途徑

通過上文的闡述，對于圖書資料文檔的信息化管理的優勢以及顯而易見了，如何將信息化管理落實到實踐中去，將圖書資料文檔管理切實的升級為信息化管理手段將成為這個階段的首要任務。實施圖書資料文檔信息化管理的有效途徑將在下文中進行闡述；

3.1 提升圖書資料管理部門及管理工作者的信息化意識

想要從根本轉變圖書資料管理方式落后的局面，首先需要從管理者入手，轉變圖書管理工作者的工作意識，樹立正確的信息化管理觀念，加強工作人員對信息化管理工作方法的培訓，使其樹立牢固的信息化管理觀念。通過安排專業的培訓人員對圖書文獻管理工作者進行信息化管理的專業培訓，通過培訓以及時間積累經驗及提高管理能力，從而做到全面落實圖書資料文檔的信息化管理[3]。

3.2 提高圖書資料的信息化資源共享

改變以往的圖書資料的地域限制，利用互聯網技術，將圖書管理工作信息化，將一個地區的圖書館以及相關的文獻資料進行資源的整合，利用互聯網進行傳播突破以往的地域限制，形成一個開放的圖書知識共享環境。高校圖書館與公共的圖書館也應該加強聯系，實現各種類型的文獻資料等資源得以在圖書館中傳遞，提高資源使用率。為讀者提供一個便捷的資源取閱環境，首先需要做的是打破服務壁壘，聯合多地圖書館為讀者建立資料文獻數據庫，實現一證通多館的制度，為讀者提供良好的資料使用環境。

3.3 制定完善的圖書資料檔案信息化管理規章制度

完善的制度對于保障一項工作的快速有效開展有著重要的意義，制度可以保障管理工作者按照章程有序的開展信息化管理工作，提高工作效率。同時，圖書資料檔案的信息化管理制度也應該隨著時代的發展，不斷進行更新改進以適應時代的改變，確保圖書資料檔案的信息化管理得以有序開展[4]。同時，相關部門也應該重視并大力推進信息化管理的改革，推動圖書資料信息化管理服務質量的提高，推動檔案資料數據庫的建立健全，切實保障圖書檔案資料的信息化數據庫可以切實的為大眾服務，為讀者提供便利。

4 結束語

雖然隨著時代的發展，科技的進步，在現實生活中使用紙質資料的地方越來越少。但是，不可否認的是，及時社會如何發展，人們對于知識的需求時永恒不變的，如何將過往存在于紙上的知識，將其進行信息化管理，以實現資源的共享，讓知識繼續在人群中傳播。因此，圖書資料文檔的信息化管理變得刻不容緩，需要多部門協調合作克服困難，不斷深化圖書資料文檔的信息化管理改革，提高資源共享利用率，為大眾提供閱讀的便利。

參考文獻

[1]羅瑩. 淺談圖書資料檔案信息化管理[J]. 電子制作， 2013（10）：121-122.

[2]李丹， 王振良. 淺談高校的圖書檔案管理及信息化[J]. 北華航天工業學院學報， 2014， 24（3）：60-62.

[3]李姝. 淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢[J]. 科學技術創新， 2013（9）：137-137.

[4]褚慶玲. 淺析信息化時代圖書館檔案管理工作[J]. 中國管理信息化， 2017， 20（2）：176-176.