企業檔案信息資源開發模式研究

吳元偉

摘 要：隨著信息化的不斷深入和信息技術的發展，企業信息資源利用已經從文件轉向數據，而企業文檔部門關注的重點也從檔案的原始憑證作用轉移到如何快速簡明地為用戶提供便捷的服務。越來越多的行業將信息化手段融入了工作過程，檔案管理人員不僅要利用好這部分資源以提升文檔工作的效率，更要從傳統檔案管理模式向電子化信息化方向轉變。

關鍵詞：檔案開發；表層加工；信息提取；體系加工

1 企業檔案信息資源開發的模式

1.1 表層加工

表層加工即對文件的標題、作者單位、渠道、編碼、版本等表層信息進行收集整理。

現在大型企業一般都配套有專門的文檔管理系統或檔案管理軟件，大多數企業對于檔案管理仍停留在被動接收這種層次，還屬于“來料加工”的初級階段，通過文檔管理系統著錄模塊提取并錄入文件和檔案的表層基礎信息進行加工。這種表層加工模式對檔案信息資源的開發和利用處于淺層次，先期投入小，能適應幾乎所有類型的文件歸檔工作，但也要求文檔人員掌握一定的專業詞匯，具備識別和歸納能力，部分前移到文件產生部門進行著錄的，還會增加業務人員的工作量，所提取的信息少，不足以支撐結構化的專業化的信息資源，不易與專業化的搜索引擎匹配，即使通過OCR識別、全文檢索等技術手段提高查全率，也很難提高查準率，需要用戶花費較長的時間掌握文件結構和分類知識。

1.2 信息提取加工

信息提取加工一般包括兩種情形，一是使文件編制過程中產生的數據直接進入文檔管理系統，二是通過信息系統接口或其他工具提取數據表、數據庫中的文件信息。

第一種情況典型的例子就是OA系統，在公文辦理過程中，文件的標題、文號、關鍵詞、簽發部門、流轉人等信息都是文件編制過程中需要編者錄入或被系統記錄的，當公文流轉完畢后，其基本信息以及電子文件就被文檔系統存儲下來，稍作加工就可以作為檔案保管了。第二種情況一般是在生產業務系統中。通過接口程序建立系統間的數據通道，使數據能夠不經人工錄入進入文檔管理系統。以上兩種方式可以極大地減少歸檔環節中的信息著錄工作，同時可以將文檔控制環節前移，規范數據錄入的標準。后一種方式需要與各個業務系統建立數據接口，投入較大，而且文檔系統只是從業務系統獲取數據，沒有電子簽名、封裝等環節，文件的真實性有效性得不到保障。

1.3 體系加工

體系加工是將企業的整個業務系統數據當做一個整體，根據業務特性進行組織、封裝、清洗和傳輸。這種方式的最顯著特點是將信息資源開發和管理的對象從文件轉移到數據上來。

整個體系分為數據源、總線系統、文檔管理系統、信息資源利用系統四個部分，這四個部分在某些單位可能是結合在一起的，例如文檔管理系統和信息資源利用系統，為便于理解，在此我們分別論述。數據源包括了業務信息系統以及用戶整理制作的數據表、小型獨立數據庫以及文件服務器等。

總線系統又稱ESB（Enterprise Service Bus），分為數據總線和服務總線，服務總線為其他系統提供標準服務以供調用，而數據總線則可以提供基于內容的路由和過濾，具備了復雜數據的傳輸能力，可以提供一系列的標準接口。

狹義的文檔管理系統只提供著錄、移交、接收、入庫和電子文件存儲、索引等功能，功能強大的文檔系統延伸到了文件編制、歸檔監督、分發、任務中心、衛星庫、數字檔案館以及文檔利用、信息資源集成和知識管理等方面。

信息資源利用系統往往與文檔系統集成在一起，對于企業來說，最直接最集中的信息資源就是各類的文檔數據和電子文件。有別于傳統意義上的文檔系統，信息資源利用平臺是直接面向所有用戶的，往往包含信息門戶、檔案宣傳、業務指南、用戶互動以及一些專題的檔案資源等。

在這種模式中，難點在于對數據源的歸類處理和保障文件傳輸過程中的真實性、合法性。

不同的數據源對于同一個概念有不同的表達，例如標題就有Name、FileName、Title等幾種數據名稱，需要將這些情況統一或合并起來。另外，設備維修過程的數據和財務管理的數據結構也不一樣，需要分開處理。

數據很容易提取和復制，這就對檔案的原始性提出了考驗。電子簽名雖然已經有了相應的法規并且在一些行業得到了應用，但在很多企業特別是中小企業仍然存在成本高、實施不便等困難，當前很多企業都實施雙套制，電子文件在形成以后再打印成為紙質文件，這樣也增加了成本，在文件歸檔環節也遲遲不能享受到信息化電子化所帶來的紅利。

在比較成熟的大型企業，可以通過數據總線來收集和處理數據，整個過程輔以電子簽名、流程日志、數據審計等功能，將數據封裝成為行業和法規認可的形式。以上方式既能解決數據零散不規范的問題，又能實現電子文件在線歸檔，節約了大量的人力，提高了工作效率，同時也能夠形成企業的核心知識體系，為其他各項工作的開展和人員的培養提供一個良好的平臺。

2 檔案信息資源開發的趨勢

2.1 電子檔案成為主要對象

最近幾年，隨著國家大力推進“工業化、信息化”兩化融合以及“互聯網+”的發展戰略，越來越多的企業實現了工作過程和經營管理的信息化。2017年，我國重點行業關鍵工序數控化率就達到了46.4%。數據來源：國家互聯網信息辦公室發布的《數字中國建設發展報告（2017年）》。未來幾年，我國還將持續在物聯網、云計算和大數據、移動互聯網等方面發力，勢必會帶動一大批行業轉型升級。隨之而來的就是大量生產和經營活動所產生的紙質檔案記錄轉化為了電子記錄。相比于傳統紙質檔案，電子檔案具有信息完整、傳遞方便、結構立體等特點，可以開發出多種產品和形式供廣大用戶使用。在很多企業，電子檔案已成為檔案信息資源開發的主要對象。

2.2 開發形式和成果多樣

傳統的檔案信息資源開發成果如大事記、檔案匯編、圖文集等在電子檔案中依然適用。依托信息技術的發展和電子檔案的特性，檔案人員可以開發出多種產品形式，主要趨勢有：

可視化。企業檔案記錄中的生產數據、物料信息、進展信息、指標值等非常易于通過數據可視化技術呈現。應用比較廣泛的可視化技術有D3、Bonsaijs、Gephi、Arborjs、Springy、HighCharts、Echarts等。

以用戶為中心。例如消息、資源的訂閱和推送以及基于用戶習慣的大數據分析等都是以用戶為中心，使用戶能夠便利地獲得所需資源并篩選掉用戶不關注不需要的部分。移動應用的發展也讓用戶從設備界面、計算機等轉移到手機、平板等個人移動端上，使用場景更加豐富，對應用平臺、網絡和信息安全也提出了更高的要求。

中心化。中心化趨勢在制造業、物流業、服務業尤為明顯，制造業以產品和設備為中心，物流業以貨物為中心，服務業以服務對象為中心。檔案信息被開發出來后并不獨立存在，而是依附在中心數據上為其提供歷史趨勢分析、行為分析、背景信息等，進而為企業核心業務服務。

3 結語

電子檔案在歸檔時仍會留存很多元數據信息，有時檔案本身就是一個數據集合，這種特點比之紙質檔案需要人工識別是一種巨大的進步和便利。圍繞這些數據和電子文件，企業開發檔案信息資源可以根據實際應用場景和成本有多種選擇。本文所述的表層加工、信息提取和體系加工三種模式即是根據資源形式和投入規模所做的劃分，對于企業來說，往往檔案管理的信息化進程與生產和經營過程信息化不同步，檔案部門要適應和消化新數據和舊檔案。這是一個漸進的過程，三種模式往往混合使用，逐步升級。