新形勢下社保檔案管理存在的問題及改善措施

尹敏霞

摘 要：社保檔案屬于民生檔案的重要組成部分，是參保單位和職工權益的真實記錄，是社會保障工作的客觀依據。新形勢下，社保業務量和檔案數量與日俱增，社保檔案管理存在著許多問題，如何科學、規范地管理好社保檔案是關鍵。本文主要分析了新形勢下社保檔案管理中存在的問題，并提出加強社保檔案管理的措施，以供參考。

關鍵詞：新形勢；社保檔案；問題；措施

社保檔案管理是實現社會保險事業健康可持續發展的重要基礎，在記錄信息、改進社保政策、創新社保體系等方面有著重要的參考意義。新形勢下，社保檔案管理主要存在社保業務證明材料復雜、部門檔案分散、管理標準不統一等，這就需要我們加強社保檔案管理，做到科學化、規范化、法治化。

1 新形勢下社保檔案管理中存在的問題

1.1 社保業務證明材料雜多

社保業務是需要查閱大量的檔案，復印或是直接提供眾多的原件資料，因此是一項嚴謹、手續繁瑣的工作。公民在辦理社保業務的過程中涉及多個部門，在到相關部門開具證明材料時，也需出具相應證明。某一環節不能對號入座，直接導致社保業務不能辦理。例如，在辦理保障性住房過程中，需社區介紹信，提供身份證明、戶口證明、婚姻狀況證明，人社局查繳養老保險，車管所提供無車輛備案材料，需要提供原單位收入證明、用人單位職工情況證明、房管局查詢房產情況，手續雜多，需填寫許多表格，需多個部門簽字蓋章。特別是在辦理退休手續過程中，辦理對象大多為六十歲以上的老年人群，他們詢問多，記憶力減退，各部門工作人員需不厭其煩時時提醒，再加上部分人行動吃力，給政府部門和公民都造成諸多不便。

1.2 部門檔案過于分散，缺乏有效整合

雖然計算機的普及使用讓社保檔案可以得到更好地保存與存儲，但由于社保業務涉及部門機構多，計算機和互聯網不能全覆蓋，紙質檔案依然占有相當大的比重。再加上各部門間缺乏共同的操作平臺，不能互聯互通，信息不能共享，在社保檔案的管理過程中，依然會出現很多的問題[1]。比如，企業退休人員在辦理退休手續過程中，需要原來的企業蓋章，原來的法人簽字。如果中間工作單位發生過多次變化，每一個單位都得跑一趟，均需要開具證明。特別是由企業轉到事業單位的，在工齡銜接上會出現很大的空擋，手續更加繁瑣，更難辦理，容易對個人造成損失。如原有單位已經破產或原單位拍賣流轉，人員流動大，法人更換多，一些證明材料難于形成，證據鏈不足，給職工退休辦理造成很大不便，嚴重者甚至辦理不了退休。歸根結底是機構設置過于分散，由于各個機構之間的組織、行為準則以及行為規范等都存在差異，各個部門之間難以實現資源信息的共享，致使分散的部門之間無法印證和互信，嚴重阻礙了各部門之間的資源交換和共享。

1.3 缺少統一的管理標準

人社部2016年5月出臺了“關于加強和改進人力資源社會保障領域公共服務的意見”（以下簡稱意見），為了方便社保信息自助查詢，意見要求推進“電子社保”建設，全面推行社會保險個人權益記錄網絡查詢和自助打印服務。同時，推進人事檔案信息化建設，啟動全國流動人員人事檔案基礎信息庫建設工作，逐步實現檔案基礎信息異地查詢。以某縣為例，全縣共有23個鄉鎮，且大部分分布在山區，最偏遠鄉鎮距離縣城有300余里。（許多職工到了退休年齡，需要辦理退休，往返一趟縣城需要兩天或者兩天以上的時間。）有的職工檔案保存在原單位，有的在人事局干部檔案管理中心，有的掛靠在一些私企，有的在個人開辦的經辦機構。更有甚者，在自己手中保存，這樣，既不便于管理，也不保證安全。沒有統一的社保規范和標準，最終導致各個部門之間社保檔案管理的規范標準各不相同，交流合作更加困難，資源得不到共享，檔案管理工作更為混亂。

2 加強社保檔案管理的措施

2.1 社保檔案要信息化、現代化

必須提高檔案管理人員運用現代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬件設施。把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建部門檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種手段和渠道，諸如電視臺，廣告牌，移動宣傳車，扶貧下鄉，發放宣傳品。按照不同類型人員分門別類，做出參照數字，讓個人看得懂，記得死，行得通。建議有條件的地方試運營便民網，提供信息公開，涵蓋信息公開、行政審批、公共服務、縣區政務等[2]。讓群眾可以利用微信公眾號、電腦、自助終端熱線了解國家政策和各項便民措施，隨時隨地的享受政務便捷服務。讓互聯網+成為社保檔案的主陣地。

2.2 加快社保檔案管理的一體化進程

社保檔案管理—體化是指從社保文書和檔案工作的全局出發，實現從社保文件的制發到歸檔管理的全過程管理，將社保檔案文件處理和檔案管理融為一體。結合平山縣實際情況，以縣檔案館為平臺，以館藏檔案為基礎，把全縣各單位檔案集中歸檔，重新規范，既要把紙質檔案文書歸類，也要把電子文書存檔拷貝。不論單位如何變換，檔案文號始終如一，這樣就避免了一人多崗，一人多位的情況出現。既方便了個人，也減輕了單位的負擔。對職工檔案的永久保存加上了雙保險。

2.3 加快社保檔案管理工作的信息化進程

長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。為滿足檔案信息化要求，采用計算機和檔案管理等現代化手段，實現檔案資源共享，方便干部職工查閱、利用。實現公開化、標準化、信息化、制度化?，F在，每個鄉鎮都設立了社會保障所，全部實現了網絡信息化建設。這樣既方便了基層工作人員，同時方便了百姓[3]。也減輕了縣級部門的負擔。社會保障各部門和檔案行政管理部門要相互合作，共同促進社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案管理的利用效率，最大限度的利企便民。

2.4 加強社會保障檔案管理隊伍的建設

由于社保檔案的內容非常豐富，具有很強的動態性，而且需要對其進行分析、評估和信息化管理，這對社保檔案管理人員配備提出了更高的要求。以平山縣為例，退伍兵員安置，鄉村醫生待遇，鄉鎮臨時聘用人員的補償，鄉村代課教師的待遇兌現，扶貧攻堅等新情況，新工作，對檔案人員的科學配備和精細化操作提出更高標準。因此，建立健全用人機制，加強檔案管理人員的教育培訓尤為重要。通過相應人才計劃，提高社保檔案工作人員的素質，為建立健全社會保障體系做出貢獻。

2.5 提高社保檔案管理隊伍的業務技能

檔案人員的知識水平和管理能力直接影響群眾的滿意度。社保檔案管理人員必須掌握一定的法律法規和業務知識，具備計算機實際操作能力。需列出計劃，與檔案行政管理部門加強聯系，積極組織社保檔案員進行培訓，以鄉鎮和縣直部門為單位舉辦各類培訓班。積極開展經驗交流。必要時同上級主管部門進行對接學習，做到“請進來講，送出去學”。同時，要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩定隊伍，以保證檔案工作的連續性，努力造就一支業務精湛的社會保險檔案管理隊伍。

3 結束語

加強社保檔案管理是促使社會保障體系得到全面發展的重要途徑，因此必須加強社保檔案管理建設力度。各級檔案部門要與社會保障職能部門協力合作，加快社保檔案管理的信息化、現代化、一體化進程，加強管理隊伍的建設，提高社保檔案管理隊伍的業務技能，從而形成社會保障檔案管理與服務共同發展的良好形勢，推動社會保障事業的健康可持續發展。

參考文獻

[1]郎淑琴. 淺析社保檔案管理的信息化建設[J]. 科技視界， 2013（10）：108-108.

[2]徐陽. 我國社保檔案管理的法制建設研究[J]. 北京檔案， 2014（4）：10-13.

[3]劉志剛. 淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J]. 價值工程， 2015（2）：164-165.