試析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

龍小芳

摘 要：在信息化技術迅速發展中，使得辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理存在著很多的問題。在這類背景下，檔案管理人員需要高度重視這類各項工作開展中的問題。本文首先從辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理實施的重要性入手，同時闡述了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中的問題，最后總結了辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施，旨在為推動辦公室檔案管理工作的有效開展提供參考性意見。

關鍵詞：辦公室；文書檔案；收集；歸檔工作；管理措施

辦公室文書檔案管理工作，在社會發展中占據著十分重要的位置。在實際工作開展中，辦公室文書檔案管理人員需要高度重視，采取有效措施實現辦公室文書檔案管理工作質量、工作效率的提升，確保文書檔案管理始終屬于最佳狀態。

1 辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重要性

就實際情況而言，辦公室文書檔案歸檔與收集工作的重要性主要如下：

1）辦公室文書檔案歸檔與收集工作開展的重要性主要體現在資料的收集，能夠為領導層提供經營數據，促使領導層掌握實際經營狀況，以此制定針對性的發展戰略。

2）在機關單位工作開展中，辦公室文書檔案歸檔與收集占據著十分重要的地位，在此基礎上，需要強化辦公室文書檔案歸檔與收集管理工作，實現機關單位管理效率與質量的提升。

3）在辦公室文書檔案歸檔與收集工作開展中，需要強化企業發展歷史的記載。單位在實踐經驗活動開展中會產生很多的文件與資料，為確保材料收集的規范性，需要落實辦公室文書檔案管理工作，確保相應資料查閱的合理性與科學性。

2 辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

2.1 材料收集問題

辦公室文書檔案管理工作實施過程中，在材料收集方面全面性不強。部分檔案管理人員在工作開展中存在著不記錄的現象，難以實現辦公室文書檔案管理水平的提升。文件材料遺留現象較為普遍，這也是導致辦公室文書檔案收集不全面的主要因素。檔案管理人員在工作開展中，需要保障文件檔案收集的完整性，確保辦公室文書檔案收集達到最佳狀態。部分兼職檔案管理人員在文書檔案收集與管理中，投入力度不大，進而導致辦公室文書檔案收集問題存在。

2.2 人員技能問題

檔案管理人員綜合素質不強，在辦公室文書檔案管理工作實施過程中，存在著管理意識缺乏的現象，一般只注重紅頭文件的管理，嚴重影響著文件檔案材料收集與歸檔質量。在檔案管理工作開展中，針對人員專業技能問題未能重視。加之辦公室文書檔案管理人員責任心不強、專業技能不強，導致辦公室文書檔案管理質量受到影響。同時，在辦公室文書檔案收集與歸檔過程中，未能采取針對性措施，使得材料的真實性不強，難以精準判斷文件檔案的真偽。

2.3 收集力度問題

就當前情況而言，辦公室文書檔案管理工作開展中還存在著多的問題，主要是的材料收集力度不足，嚴重影響著材料整體收集質量與效率。若是檔案管理人員的意識不足，在內外部各類因素的影響下，辦公室文書檔案管理工作存在著檔案管理流程不規范的現象。

例如：部分檔案管理工作人員在實際工作開展中，隨意擺放各類文件、資料、檔案，機關部門在辦公室文書檔案管理工作開展中，需要注重的檔案工作行為管理，開展全流程管理，將檔案管理人員的歸檔工作控制在標準、要求范圍內，確保文書檔案收集與歸檔管理的科學性與合理性。

由于資料缺失，難以確保檔案內容的連續性，部分文件檔案設置缺少落款公章，這也是材料收集中的主要問題。在一定程度上會影響文件應用的可靠性，對辦公室文書檔案管理的重視度也不夠高，使得檔案管理效率與質量普遍不高。

3 辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施

3.1 落實宣傳工作

辦公室文書檔案管理工作開展中，宣傳工作十分有必要，主要可以從以下幾方面入手：第一，擴大文書檔案宣傳范圍，領導層需要重視多媒體技術的應用，不斷增強辦公室文書檔案管理宣傳力度，完善各類管理手段與措施。企業（單位）需要組建專門的審查團隊，定期開展檔案室考核，避免辦公室文書檔案管理與歸檔過程中出現材料不真實的現象，切實提升辦公室文書檔案管理的整體利用率。第二，機關單位在工作開展中，需要重視簡報編制、編研，逐步擴展辦公室文書檔案管理工作的宣傳力度。強化檔案管理人員的引導，通過定期開展培訓，實現檔案管理人員自身綜合素質的提升。更加積極的投入到工作崗位中，以此達到最初辦公室文書檔案宣傳目的。第三，在辦公室文書檔案管理工作開展中，需要強調宣傳的重要性，逐步提升企業上下對辦公室文書檔案管理、宣傳的重視度。通過實踐證明，強化辦公室文書檔案管理宣傳工作，能夠解決傳統文書檔案管理中的問題，強化各類政策的落實，逐步構建高水平、高質量的文書管理目標。

3.2 強化素質培訓

在文書檔案管理體系構建中，需要強化檔案管理人員綜合素質的培訓。首先，機關單位領導在辦公室文書檔案管理工作實施過程中，需要定期安排檔案管理人員開展專業化培訓工作。在培訓過程中不僅需要重視管理手段培訓，還需要逐步強化檔案管理人員責任心、使命感，確保辦公室文書檔案管理工作的有序開展。其次，在培訓活動開展中，可借助會議的形式，構建清晰的歸檔范圍，提升文書檔案歸檔質量，逐步強化工作人員對辦公室文書檔案管理工作的重視度。最后，在辦公室文書檔案管理工作中，強調的是兼職人員的引進。在此基礎上，機關單位在實施過程中需要重視兼職人員的培訓工作，逐步提升兼職人員的專業化水平，避免出現返工的現象，保障辦公室文書檔案管理工作開展速度與質量。

3.3 構建文書體系

辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展中，要重視文書檔案管理體系的建設。針對辦公室文書檔案管理中的問題，要制定完善的體系內容，全面落實各類管理原則。檔案管理人員在工作開展中，嚴格落實各項管理制度與原則，確保文書檔案管理的最佳。同時，在辦公室文書檔案管理體系構建中，需要在各個部門職能的基礎上，明確文書檔案歸檔范圍，確保各項管理制度的有效落實。為確保辦公室文書檔案管理工作的有效開展，可將辦公室文書檔案管理效率與員工的月度考核聯系在一起。引導檔案管理人員在實際工作開展中，不斷規范文書檔案的書寫格式、打印格式，逐步提升辦公室文書檔案管理水平，達到預期的辦公室文書檔案管理目標。

4 結束語

綜上所述，在傳統的辦公室文書檔案管理工作開展過程中，還存在著一些問題，主要包括重視度不夠、材料收集力度不足、材料利用率不足等。在大時代背景下，為確保辦公室文書檔案管理工作的良好性，需要強化辦公室文書檔案管理工作，健全管理體系、強化檔案管理人員培訓，確保辦公室文書檔案管理工作的最佳狀態。

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