工程檔案管理存在的問題及有效措施

尹詩楠

摘 要：為了進一步提高工程檔案管理工作的整體水平，需要采取恰當的手段促使工程檔案管理工作邁入新的臺階，為工程檔案管理工作可以朝著規范化的方向發展提供應有的保障。鑒于此，本文首先闡述了工程檔案管理存在的問題，接著筆者結合自身經驗提出了相應的解決措施，旨在可以和相關人士互相交流學習，供以借鑒。

關鍵詞：工程檔案管理；問題；措施

所謂工程檔案，簡單的說是在工程建設活動當中逐漸演變成的具有歸納保存價值的圖表、聲像等方面的記錄，也可以叫做工程檔案。不管對于工程驗收環節來說，還是就故障維修等方面而言，工程檔案在工程項目中都占有著不可或缺的位置。尤其是相關部門在對工程項目是否存在貪污腐敗等進行核查時，工程檔案的作用就會變得得愈發明顯，并引起了相關單位的高度重視。

1 工程檔案管理工作中存在的問題

1.1 相關領導人員沒有較強的管理意識

站在建筑企業的立場來看，工程質量的好壞與企業是否可以健康發展有著密切的聯系。所以，一些企業領導人會將目光放在施工質量的上面，而沒有對檔案管理工作引起必要的重視，甚至還有一些領導人將其劃分成可有可無的工作，認為該項工作不會為企業帶來豐厚的經濟效益。顯然基于這種背景下，檔案管理工作就無法得到順利的開展，嚴重的連收集整理工作都成了問題，這對工程檔案管理的開展帶來了較大的阻礙。

1.2 檔案管理制度不健全

雖然我國國民經濟水平得到了大幅度的提高，但是我們從國家層面的角度來看，其對檔案管理的法律法規建設依然存在一些缺陷，同時企業自身建立的管理機制也存在某些不足之處，不能對工程檔案管理工作的開展起到指導的作用。

1.3 建筑企業在檔案管理上沒有投入足夠的資金

由于檔案管理自身無法產生相應的經濟效益，往往依賴于企業進行資金投入才能保障此項工作的順利進行，但是大部分建筑企業沒有對這項工作引起足夠的重視，所以也不會投入較多的資金，久而久之就會致使檔案管理工作陷入資金不充足的困境當中。

1.4 檔案管理設備設施處于落后的狀態

從當前的發展趨勢來看，一些建筑企業沒有對工程檔案予以高度重視，資金投入明顯不足。尤其是針對某些數字化設施而言，例如除濕機、數碼相機等，因為有著昂貴的價格，一些企業領導認為這些設備不是工作必需品，覺得將資金投入其中有點大材小用。然而當檔案發生問題，對驗收工作和保存工作帶來不利影響時，這才意識到這些設備的重要性。

2 針對工程檔案管理問題提出的解決措施

2.1 加強對檔案管理人員的培養以及確保人員的穩定性

因為工程檔案管理工作具有一定的專業性，所以只有綜合能力強的人員才能勝任該崗位，而且要求相關管理人員要端正自身的工作態度，以飽滿的熱情投入到工作當中，充分意識到檔案管理工作的重要性。由此可見，建筑企業應當采取必要的手段培養檔案管理人員，促使他們可以靈活運用現代化設備以及相關技術，進而將工作質量加以提升。不僅如此，在保障檔案管理工作可以順利開展的基礎上，還要時刻關注員工的工作情緒，促使他們可以感受到企業的溫暖，這樣才能保持人員的穩定性，進而從根本上提升檔案管理質量。

2.2 嚴格檔案管理制度

首先，要制定出切實可行的檔案管理機制。這是因為制度建設是做好檔案管理工作的前提條件，對各人員的責任加以明確，依據制度要求執行，只有這樣才能確保檔案管理工作的順利進行。制度建設應當參考工程建設目標，依據企業的具體狀況制定出完善的檔案管理機制；其次，應當做好檔案歸檔工作。相關管理人員在對工程檔案進行管理的時候，前期應當把需要歸檔的資料及時收集，盡可能避免出現丟失的情況，然后再結合分類要求做好分類工作，并依據相關歸檔要求對檔案進行整理，為工程檔案的完整性提供應有的保障；最后，加大設施建設的力度，建筑企業應當將足夠的資金用在檔案管理工作的上面，同時還要對已經出現老化跡象的檔案進行及時更新，繼而為工程檔案的安全性打下扎實的基礎。

2.3 強化企業領導，對檔案管理工作予以高度重視

工程檔案管理工作的開展與企業領導的決策有著密切的聯系，企業領導是否對該項工作予以高度重視就顯得尤為主要。顯然強化企業領導，對企業檔案管理工作引起必要的重視，是有效提高檔案管理工作水平的關鍵所在。所以，如果想要確保檔案管理工作的順利進行，那么就要采取有效措施引導企業領導意識到該項工作的重要性。就企業領導而言，一定要緊跟時代的腳步，以全新的視角看待檔案管理工作，打破以往的檔案管理模式，并對該項工作引起必要的重視。將企業領導當作核心對象建立相應的小組，建筑企業在指定的時間內開展專題學習，久而久之就會樹立良好的管理理念，同時還要采取恰當的手段制定出完善的制度，為檔案管理工作可以有條不紊的進行提供應有的保障。

2.4 加大檔案管理信息化建設的力度

隨著信息時代的來臨，計算機網絡得到了突飛猛進的發展，建筑企業同樣如此，在開展檔案管理工作的時候靈活運用計算機技術就可以促使檔案管理工作朝著信息化的方向前進，有效落實信息化建設，進而將檔案管理工作水平加以提升。第一，建筑企業應當采取針對性的措施加大檔案管理信息化設施建設的力度，并結合自身發展情況積極研制檔案管理信息系統或者是研制相應的軟件，為加快檔案管理信息化建設的腳步創造有利條件；第二，建筑企業可以依賴于信息化技術對檔案管理做好監督工作，有計劃、有目的的建立相應的平臺，在指定的時間對檔案管理工作進行考核，制定出可行的獎懲機制，從根本上提高檔案管理的整體水平。

3 結語

綜上所述，我國經濟水平的發展與進步，對工程檔案是否安全、是否完整等方面都提出了諸多的要求。因此，檔案管理工作應當運用合理的方式對搜集到檔案信息做好歸檔工作，這樣才能為日后翻閱、分析帶來益處，同時也在很大程度上為其他工程提供具有價值的參考信息，顯然確保檔案管理工作的順利進行，對企業的未來發展有著積極的意義。

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