大數據背景下檔案管理探討

王樂萍 宋曉蕾

摘 要：隨著我國現代化建設的不斷加快，我國的科學技術發展速度越來越快，目前信息技術和數字化技術的應用，使得我國逐漸進入了大數據時代，信息化的社會逐步形成，在大數據時代，最為明顯的特征就是海量的數據信息，以及快速的信息傳播速度，因此，在大數據時代，我國社會的很多行業都受到了影響，在發展的過程中，對其的要求也越來越高。檔案管理工作對于數據信息的依賴比較大，在大數據背景下，檔案管理工作也呈現出了新的特點，面臨著新的機遇和挑戰，因此本文就針對大數據背景下的檔案管理工作進行探討，探究在大數據背景下，怎樣提高檔案管理的效率和質量。

關鍵詞：大數據；檔案管理；探討

大數據是隨著近幾年來信息化技術和數字化技術發展而產生的一種新形勢，在大數據時代，社會上的信息量會顯著增加，海量的信息，使得人們面臨著大量的虛假信息，既給人們的生活提供了便利，也帶來了一定的不利影響，因此在大數據時代，統計工作會面臨著極大的挑戰，而檔案管理工作需要對數據信息進行處理，保證信息的真實性和準確性，大數據時代的海量信息無疑給檔案管理工作帶來了很大的困難，因此我國的檔案管理工作就要求更加精細化和準確化。

1 大數據背景下的檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理的數字化程度不高

在當前我國很多企事業單位的管理工作之中，檔案管理工作經常被忽視，是企業管理工作中的薄弱環節，因此很多企業事業單位在開展檔案管理工作時，并沒有為其提供一個良好的管理條件和環境，相關的硬件設備、軟件設施以及人員的專業化程度等，都存在著很多的問題，尤其是隨著大數據時代的來臨，我國的企事業單位檔案管理工作中，對于數字化的要求比較高，要求檔案信息就要保留，有原本的紙質檔案，又需要做好電子檔案備份，需要對實物檔案、科技檔案、聲像檔案進行歸檔，在這個過程中，需要有相應的電子設備和專業的檔案管理系統才能實現。但是目前我國大部分的企事業單位檔案管理工作中，仍然沿用傳統的管理方式，管理的手段和技術都比較落后，數字化程度很低。

1.2 檔案管理工作的安全意識和法制意識不強

目前我國很多企事業單位對于檔案管理工作的重要性認識不足，在檔案管理工作的過程中，很多人員沒有做好檔案的相關安全管理，使得檔案資料出現丟失或損壞的情況，這主要是因為檔案管理工作的工作人員缺乏檔案管理的安全意識，在檔案管理工作中，沒有做好檔案的安全保障工作。

1.3 檔案管理程序缺乏制度化

在大數據時代的檔案管理工作中，由于檔案信息的數量增加，所以相關工作人員在工作的過程中，工作量也會大幅增加，工作人員會面臨著海量的信息，在這種情況下，就需要對檔案管理工作進行制度化的規范。可是目前我國很多企事業單位并沒有對檔案的收集和整理工作進行規范化的要求，很多的企事業單位在管理的工作中，仍然采用采集和零散式的方法進行檔案資料的收集，使得整個檔案收集工作缺乏制度化和規范化，收集到的檔案信息也就存在著全面性和真實性上的問題；另外在檔案的整理過程中，也很容易出現檔案資料的損壞和丟失；檔案使用過程的不規范，會使得借出的檔案沒法按時歸檔，從而造成檔案信息的遺失。

2 大數據背景下檔案管理工作的策略

2.1 檔案信息數字化

在檔案管理工作中，對檔案信息進行收集和整理，是其中最基礎的工作，在傳統的檔案管理工作中，檔案信息都是記錄在紙質文件上進行整理的，但是在大數據時代，海量的信息使得無法所有的信息都能夠被記錄在紙質文件上，而且即使被記錄了，也難以對這些信息進行高效的分析和整理。因此在大數據時代背景下，就需要實現檔案信息的數字化，將原本的傳統紙質文件上的檔案信息，轉化為經過處理后的，能夠儲存于計算機內部的數字信息，將所有的檔案信息整理到計算機中，建立數據庫，對檔案信息進行專門的數字化存儲，這樣在以后檔案信息發生變動時，就可以直接在數據庫中進行數字信息的刪減和修改，另外這種電子化的檔案信息還能夠方便其在各種應用系統下進行分析和使用，從而提高檔案信息的使用效率，降低信息的儲存成本。

2.2 信息結構數字化

在大數據背景下進行檔案管理工作，不僅僅需要對檔案信息進行數字化的轉化，還需要實現信息結構的數字化，不能僅僅是將信息儲存在電腦中，將原本的文本信息儲存到電腦的文件中進行存儲，更需要對信息的整體結構進行轉化。因此，現代的企事業單位檔案管理人員，可以為檔案信息的存儲結構進行分析，通過建立樹狀結構和鏈狀結構來進行檔案信息的存儲，找到信息之間的內在聯系，這樣在后期利用信息時，就可以從一個信息入手，找到其他的相關信息，提高信息查找和使用的效率。

2.3 管理人才專業化

在大數據時代背景下，想要提高檔案管理工作的效率和質量，專業的管理人才是必不可少的，這里的專業管理人才指的是檔案管理系統的專業人才和檔案管理工作的專業人才，當管理系統的專業人才指的是能夠建立和維修檔案管理系統，檔案管理工作的專業人才，指的是能夠對檔案信息進行專業化的整理和歸納，能夠借助專業化的檔案管理系統進行檔案管理工作，實現高效的檔案信息分析整理和利用。

3 結束語

自從信息化技術應用以來，我國逐漸進入了信息社會，大數據時代也隨之來臨，大數據時代的海量信息，給我國企事業單位的檔案管理工作帶來了很大的難題，因此，在現代檔案管理工作中，需要加強對檔案管理工作的信息化和數字化建設，提高檔案管理工作的效率和精確度。

參考文獻

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